ระบบบัญชีดิจิทัลคืออะไร? ข้อดี วิธีทำงาน และการเลือกใช้ให้เหมาะกับธุรกิจ

ระบบบัญชีดิจิทัลแตกต่างจากการทำบัญชีแบบเดิมอย่างไร?

การทำบัญชีแบบเดิมมักมีการจัดเก็บเอกสารเป็นแฟ้มกระดาษ ส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชี และบันทึกข้อมูลลงโปรแกรมหรือสมุดบัญชีตามขั้นตอนที่กำหนด หากต้องค้นหารายการย้อนหลังอาจต้องตรวจเอกสารหลายชุด

ระบบบัญชีดิจิทัลช่วยจัดการข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถออกเอกสารบางประเภท บันทึกข้อมูล และจัดเก็บหลักฐานเพื่อค้นหาได้จากระบบเดียวหรือระบบที่เชื่อมต่อกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายขายออกใบแจ้งหนี้ผ่านโปรแกรม ข้อมูลอาจเชื่อมไปยังระบบลูกหนี้และรายงานขายโดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการทำงานจริงของโปรแกรมที่เลือกใช้

อย่างไรก็ตาม การทำบัญชีดิจิทัลไม่ได้หมายความว่าต้องยกเลิกเอกสารกระดาษทั้งหมดทันที เพราะธุรกิจต้องตรวจรูปแบบเอกสารและวิธีเก็บรักษาตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนเปลี่ยนกระบวนการทำงาน

ผู้ประกอบการสามารถศึกษา การจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท เพื่อใช้เป็นพื้นฐานก่อนปรับระบบจัดเก็บเอกสารเข้าสู่รูปแบบดิจิทัล

10 คุณสมบัติสำคัญของระบบบัญชีดิจิทัล

โปรแกรมบัญชีดิจิทัลแต่ละระบบมีฟังก์ชันแตกต่างกัน ผู้ประกอบการควรพิจารณาความสามารถที่จำเป็นกับลักษณะธุรกิจ มากกว่าตัดสินใจจากจำนวนฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว

ความสามารถเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีครบทุกโปรแกรม และระบบอัตโนมัติยังอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ จึงต้องมีการตรวจทานข้อมูลและกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างเหมาะสม

ข้อดีของการใช้ระบบบัญชีดิจิทัลสำหรับธุรกิจ SME

1. ลดงานบันทึกข้อมูลซ้ำ

ระบบที่เชื่อมข้อมูลการขายกับบัญชีลูกหนี้และบัญชีแยกประเภทอาจช่วยลดการป้อนข้อมูลหลายครั้ง ทำให้พนักงานมีเวลาตรวจเอกสารและติดตามรายการที่ผิดปกติได้มากขึ้น

2. ค้นหาเอกสารและติดตามรายการได้สะดวก

เมื่อจัดเก็บเอกสารโดยเชื่อมกับเลขที่รายการ ผู้ใช้งานสามารถค้นหาข้อมูลตามช่วงเวลา คู่ค้า หรือเลขเอกสารได้สะดวกขึ้น โดยไม่ต้องค้นแฟ้มเอกสารหลายชุด

3. ช่วยตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน

เจ้าของกิจการสามารถติดตามยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการจากรายงานที่มีอยู่ แต่ต้องเข้าใจว่ารายงานจะมีคุณภาพตามความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลที่บันทึก

4. เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี

ระบบที่กำหนดสิทธิผู้ใช้งานได้ช่วยให้เจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชีเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นร่วมกัน เช่น ติดตามเอกสารที่ขาด ตรวจรายการบัญชี และแจ้งข้อผิดพลาดจากข้อมูลเดียวกัน

5. สนับสนุนการขยายกิจการ

หากธุรกิจขยายสาขาหรือมีธุรกรรมเพิ่มขึ้น ระบบที่เหมาะสมอาจช่วยให้รวบรวมข้อมูลจากหลายหน่วยงานได้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และลดภาระการจัดการข้อมูลที่กระจัดกระจาย

การวางระบบควรเริ่มจากการทำความเข้าใจขั้นตอนจริงของกิจการ โดยศึกษาจาก แนวทางวางระบบบัญชีธุรกิจ และ การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน

6 ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีดิจิทัล

สำหรับรายละเอียดการตรวจสอบบัญชีสิ้นปี สามารถศึกษา ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี

การใช้ระบบบัญชีดิจิทัลกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

โปรแกรมบัญชีบางประเภทสามารถจัดทำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเอกสารภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องแยกให้ชัดระหว่างการจัดทำข้อมูลภายในโปรแกรมกับการออกเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย

e-Tax Invoice และ e-Receipt

การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามระบบและหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรที่เกี่ยวข้อง การออกใบแจ้งหนี้เป็น PDF หรือส่งเอกสารผ่านอีเมลเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้เอกสารนั้นเป็น e-Tax Invoice ตามระบบที่กฎหมายกำหนดโดยอัตโนมัติ

การยื่นแบบภาษีออนไลน์

โปรแกรมบางระบบช่วยเตรียมรายงานหรือไฟล์ข้อมูลสำหรับการยื่นภาษี แต่ไม่ใช่ทุกโปรแกรมจะสามารถยื่นแบบผ่านกรมสรรพากรได้โดยตรง จึงควรตรวจความสามารถของโปรแกรมและขั้นตอนการอนุมัติข้อมูลก่อนยื่นทุกครั้ง

การเก็บเอกสารทางภาษี

ธุรกิจต้องตรวจว่ารูปแบบการจัดทำ การเก็บรักษา และการแสดงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ไม่ควรทำลายเอกสารต้นฉบับกระดาษโดยอาศัยเพียงการสแกนเก็บไว้ในระบบโดยไม่ตรวจเงื่อนไขกฎหมาย

ผู้ประกอบการสามารถอ่าน การบริหารจัดการภาษีธุรกิจ และ ภาษีสำหรับร้านค้าออนไลน์ เพิ่มเติม

ตัวอย่างโปรแกรมบัญชีดิจิทัล TRCLOUD

TRCLOUD เป็นหนึ่งในโปรแกรมบัญชีบนระบบ Cloud ที่ผู้ประกอบการสามารถศึกษาเพื่อนำมาใช้จัดการข้อมูลการขาย การซื้อ และงานบัญชี โดยต้องพิจารณาฟังก์ชันที่มีอยู่ในแพ็กเกจและการเชื่อมต่อที่ใช้จริง

ระบบบัญชีออนไลน์ประเภทนี้อาจช่วยให้ผู้ประกอบการและผู้ทำบัญชีทำงานกับข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการส่งเอกสารหลายรอบ และเรียกดูรายงานสำหรับบริหารกิจการได้สะดวกขึ้น

แต่ก่อนเลือกใช้ควรตรวจเรื่องผังบัญชี การย้ายยอดยกมา รายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ การควบคุมสิทธิผู้ใช้ และวิธีสำรองหรือส่งออกข้อมูลเพื่อป้องกันปัญหาเมื่อเปลี่ยนระบบในอนาคต

สามารถอ่านรายละเอียดจาก โปรแกรมบัญชี TRCLOUD คืออะไร และเปรียบเทียบแนวทางจาก วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

ธุรกิจประเภทใดเหมาะกับระบบบัญชีดิจิทัล?

ระบบบัญชีดิจิทัลสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจหลายประเภท แต่ความเหมาะสมขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกรรม ความพร้อมของบุคลากร และระบบควบคุมภายในที่มีอยู่

สำหรับธุรกิจที่มีธุรกรรมซับซ้อน เช่น งานผลิต งานโครงการ หรือธุรกิจที่ต้องจัดทำรายงานเฉพาะ ควรประเมินความสามารถของระบบอย่างละเอียดก่อนตัดสินใจ

วิธีเลือกระบบบัญชีดิจิทัลให้เหมาะกับธุรกิจ

การเลือกใช้โปรแกรมควรเริ่มจากขั้นตอนทำงานของกิจการ ไม่ใช่เริ่มจากการเลือกโปรแกรมที่มีโฆษณาหรือฟังก์ชันจำนวนมากที่สุด

1. สำรวจงานปัจจุบัน: ตรวจขั้นตอนขาย ซื้อ รับจ่ายเงิน และจัดเก็บเอกสารที่ใช้อยู่
2. กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้: เช่น เอกสารหาย บันทึกข้อมูลซ้ำ หรือรายงานล่าช้า
3. ตรวจฟังก์ชันหลัก: เลือกให้รองรับประเภทธุรกิจ จำนวนผู้ใช้งาน และรายงานที่ต้องการ
4. ประเมินต้นทุนทั้งหมด: รวมค่าระบบ การติดตั้ง การย้ายข้อมูล และการอบรมผู้ใช้
5. ทดลองใช้งานจริง: ทดสอบรายการตัวอย่างก่อนนำข้อมูลสำคัญทั้งหมดเข้าระบบ
6. กำหนดการตรวจสอบ: จัดผู้รับผิดชอบการบันทึก อนุมัติ ตรวจทาน และสำรองข้อมูล

เจ้าของกิจการที่ต้องการเริ่มบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง สามารถศึกษา การทำบัญชีบริษัทเองและข้อควรระวัง รวมทั้ง การเริ่มต้นทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่

ความปลอดภัยของข้อมูลบัญชีดิจิทัลสำคัญอย่างไร?

ข้อมูลบัญชีประกอบด้วยรายการรายได้ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน ข้อมูลคู่ค้า และข้อมูลทางการเงินที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จึงควรจัดให้มีมาตรการควบคุมที่เหมาะสม

• กำหนดสิทธิผู้ใช้งานตามหน้าที่และความจำเป็น
• ใช้รหัสผ่านที่เหมาะสมและการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอนเมื่อระบบรองรับ
• ตรวจประวัติการแก้ไขและอนุมัติรายการ
• สำรองข้อมูลและทดสอบการกู้คืนตามความเหมาะสม
• กำหนดขั้นตอนยกเลิกสิทธิเมื่อพนักงานพ้นหน้าที่
• ตรวจข้อตกลงกับผู้ให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลและการส่งออกข้อมูล

ควรให้ความสำคัญกับการแยกหน้าที่ผู้จัดทำรายการและผู้อนุมัติ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการแก้ไขข้อมูลโดยไม่มีการตรวจสอบ

แม้ระบบจะมีมาตรการความปลอดภัย แต่ผู้ใช้งานยังต้องปฏิบัติตามวิธีทำงานที่กำหนด และไม่ควรเปิดเผยบัญชีผู้ใช้หรือรหัสผ่านให้บุคคลอื่นใช้ร่วมกันโดยไม่มีการควบคุม

เช็กลิสต์ก่อนเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีดิจิทัล

• ☐ สำรวจขั้นตอนทำงานบัญชีที่ใช้อยู่
• ☐ กำหนดเป้าหมายที่ต้องการปรับปรุง
• ☐ ตรวจความเหมาะสมของโปรแกรมบัญชี
• ☐ เตรียมผังบัญชีและยอดยกมาให้ถูกต้อง
• ☐ ตรวจข้อมูลลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ
• ☐ กำหนดวิธีจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• ☐ กำหนดสิทธิการเข้าถึงของผู้ใช้งาน
• ☐ กำหนดผู้ตรวจสอบและอนุมัติรายการ
• ☐ ตรวจความพร้อมด้านข้อมูลภาษี
• ☐ ทดลองใช้งานกับรายการจริงบางส่วน
• ☐ เตรียมแผนสำรองข้อมูลและกู้คืน
• ☐ อบรมผู้เกี่ยวข้องก่อนเริ่มใช้งานเต็มระบบ

การเปลี่ยนระบบควรมีการตรวจสอบข้อมูลก่อนและหลังย้าย โดยเฉพาะยอดคงเหลือทางบัญชี เพื่อป้องกันผลต่างที่อาจกระทบรายงานการเงินและการจัดทำภาษี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบบัญชีดิจิทัล (FAQ)

สรุป: ระบบบัญชีดิจิทัลช่วยงานธุรกิจได้ เมื่อมีการวางระบบที่เหมาะสม

ระบบบัญชีดิจิทัลเป็นเครื่องมือช่วยจัดการเอกสาร ลดการทำงานซ้ำ เชื่อมโยงข้อมูล และจัดทำรายงานบัญชีภาษีได้สะดวกขึ้น โดยประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของโปรแกรม คุณภาพข้อมูล และวิธีใช้งานของบุคลากร

ธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนระบบควรเริ่มจากการสำรวจกระบวนการเดิม วางแผนย้ายข้อมูล กำหนดสิทธิผู้ใช้งาน และให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้อง พร้อมจัดระบบสำรองข้อมูลเพื่อรักษาความต่อเนื่องในการทำงาน

เทคโนโลยีที่เหมาะสมไม่จำเป็นต้องทำงานแทนทุกคน แต่ควรช่วยให้เจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชีทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น มีข้อมูลที่ตรวจสอบได้ และใช้รายงานประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างมีเหตุผล