ใบสำคัญ รับ จ่าย

การบริหารจัดการด้านบัญชีของธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ล้วนต้องพึ่งพาเอกสารที่มีความถูกต้องและเป็นระบบ หนึ่งในเอกสารที่หลายคนมองข้ามแต่มีความสำคัญยิ่งต่อการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินคือ "ใบสำคัญรับ" และ"ใบสำคัญจ่าย" ซึ่งเป็นเสมือนรากฐานของการบันทึกบัญชีที่โปร่งใสและตรวจสอบได้

บทความนี้จัดทำขึ้นโดยสำนักงานบัญชี พีทูพี เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการธุรกิจเข้าใจถึงความสำคัญ หน้าที่และวิธีใช้งานใบสำคัญรับ-จ่ายอย่างถูกต้อง พร้อมแนะนำแนวคิดใหม่ ๆที่ช่วยให้การจัดทำเอกสารเหล่านี้เกิดประโยชน์สูงสุดในการบริหารธุรกิจ

ใบสำคัญ รับ จ่าย คืออะไร?

ใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย คือเอกสารหลักฐานทางบัญชี ที่ใช้แสดงการรับเงิน และจ่ายเงินของกิจการในแต่ละรายการซึ่งมักใช้ควบคู่กับเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีใบขอเบิก ฯลฯ เพื่อรองรับการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง

ใบสำคัญรับ (Receipt Voucher) ใช้สำหรับกรณีที่กิจการ ได้รับเงินสดเช็ค หรือเงินโอนเข้าบัญชีธนาคาร

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้กรณีที่กิจการ มีการจ่ายเงินสดออกเช็ค หรือโอนเงินเพื่อชำระค่าสินค้า บริการ ค่าจ้าง ฯลฯ

แม้ว่าใบสำคัญเหล่านี้ไม่ใช่เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีโดยตรงแต่การจัดทำไว้ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีและจำเป็นสำหรับธุรกิจ เพื่อความเป็นระเบียบป้องกันข้อผิดพลาด และใช้ในการตรวจสอบย้อนหลัง

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก

เหตุผลที่ธุรกิจควรจัดทำใบสำคัญ รับ จ่าย

1. เพื่อความถูกต้องในการบันทึกบัญชี ใบสำคัญ รับ จ่าย ช่วยให้การบันทึกรายการทางการเงินในสมุดบัญชีมีความถูกต้องชัดเจน และมีหลักฐานประกอบที่ตรวจสอบได้

2. ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำรายงานทางการเงิน การมีระบบเอกสารที่ดีช่วยให้การจัดทำงบกำไรขาดทุนงบดุล หรือรายงานภาษีต่าง ๆ มีความแม่นยำมากขึ้น

3. ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายและภาษี แม้ไม่ใช่เอกสารภาษีโดยตรง แต่สามารถใช้ประกอบการอธิบายรายการ รับ จ่าย กับกรมสรรพากรกรณีมีการตรวจสอบภาษี

4. ช่วยควบคุมการเงินภายในองค์กร การจัดทำใบสำคัญจ่ายโดยต้องผ่านผู้มีอำนาจอนุมัติช่วยควบคุมการใช้เงิน และลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลหรือการทุจริต

5. เสริมภาพลักษณ์มืออาชีพขององค์กร ธุรกิจที่มีระบบเอกสารและการควบคุมทางบัญชีที่ดีย่อมส่งเสริมความน่าเชื่อถือ ทั้งกับลูกค้า คู่ค้า และหน่วยงานรัฐ

องค์ประกอบของใบสำคัญรับ จ่ายที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

• หมายเลขเอกสาร (Document No.) ใช้เพื่อควบคุมลำดับเอกสารไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนหรือข้ามลำดับ ช่วยให้ค้นหาได้สะดวกเมื่อมีการตรวจสอบย้อนหลัง
• วันที่รายการ (Date) ระบุวันที่เกิดรายการรับหรือจ่ายเงินเพื่อความถูกต้องของงวดบัญชี
• ชื่อผู้รับ/ผู้จ่ายเงิน ระบุชื่อบุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นอย่างชัดเจน
• รายละเอียดรายการ (Description) อธิบายวัตถุประสงค์ของการรับหรือจ่ายเงินเช่น ชำระค่าสินค้า รับเงินจากลูกค้า ฯลฯ
• จำนวนเงิน แสดงจำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษรเพื่อป้องกันการแก้ไขหรือแอบแฝง
• วิธีการรับ/จ่าย ระบุว่าเป็นเงินสด เช็คหรือโอนผ่านบัญชีธนาคาร เพื่อใช้ในการควบคุมและตรวจสอบ
• แนบเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญาหรือใบแจ้งหนี้ เพื่อเป็นหลักฐานเพิ่มเติมในการตรวจสอบ
• ลายเซ็นผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติและผู้รับหรือผู้จ่ายเงิน เพื่อแสดงถึงความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย

ข้อควรระวังในการจัดทำใบสำคัญรับ จ่าย

• หลีกเลี่ยงการออกเอกสารย้อนหลังโดยไม่มีเหตุผลสมควรเพราะอาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงิน
• หมั่นตรวจสอบความสอดคล้องของข้อมูลระหว่างใบสำคัญและเอกสารประกอบทุกครั้ง
• ควรเก็บรักษาใบสำคัญไว้อย่างเป็นระบบอย่างน้อย5-7 ปี เพื่อใช้ประกอบการตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
• ในระบบบัญชีออนไลน์หรือ ERP ควรแนบเอกสารPDF หรือภาพถ่ายเอกสารไว้ในระบบควบคู่กับรายการ

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก

แนวทางการจัดทำใบสำคัญให้สอดคล้องกับเทคโนโลยี

ในยุคที่ระบบบัญชีออนไลน์กลายเป็นเรื่องปกติธุรกิจควรพัฒนาแนวทางการจัดทำใบสำคัญให้เข้าสู่ระบบดิจิทัล โดย

• ใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ที่สามารถสร้างใบสำคัญได้โดยอัตโนมัติจากรายการรับ จ่ายจริง
• กำหนด Workflow การอนุมัติเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กร
• แนบไฟล์ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้หรือหลักฐานการโอนเงินควบคู่กับใบสำคัญในระบบ Cloud
• จัดเก็บสำรองใบสำคัญ ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัลเพื่อความปลอดภัยและง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล

คำแนะนำสำหรับผู้ประกอบการใบสำคัญ รับ จ่าย ไม่ใช่แค่เอกสาร…แต่คือเครื่องมือบริหารธุรกิจ

ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยมองใบสำคัญเป็นเพียงงานเอกสารของฝ่ายบัญชีแต่ในความเป็นจริง ใบสำคัญคือข้อมูลสำคัญที่สามารถวิเคราะห์เพื่อวางแผนธุรกิจได้เช่น

• วางแผนกระแสเงินสด (Cash Flow) จากการดูแนวโน้มการรับจ่ายรายวัน
• ประเมินความคุ้มค่าของค่าใช้จ่ายและการลงทุน
• ตรวจสอบพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าและเจรจาต่อรองเครดิตกับคู่ค้า
• ติดตามผลลัพธ์ของกิจกรรมการตลาดที่มีค่าใช้จ่ายประกอบเช่น โปรโมชั่น การจัดงาน ฯลฯ

ดังนั้นการจัดทำใบสำคัญ รับ จ่าย อย่างต่อเนื่องและมีระบบจะช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลในการตัดสินใจที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ตัวอย่างการกรอกใบสำคัญ รับ จ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญรับ

• หมายเลขเอกสาร RV2025/001
• วันที่ 5 มกราคม 2568
• รายละเอียด รับเงินจากลูกค้า บริษัท เอ บี ซีจำกัด เป็นค่าสินค้ารอบเดือนธันวาคม 2567
• จำนวนเงิน 85,600.00 บาท (แปดหมื่นห้าพันหกร้อยบาทถ้วน)
• วิธีรับเงิน โอนผ่านธนาคารกสิกรไทย
• เอกสารประกอบ ใบแจ้งหนี้เลขที่ INV2024/154
• ผู้รับเงิน นายสมชาย ใจดี

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

• หมายเลขเอกสาร PV2025/003
• วันที่ 10 มกราคม 2568
• รายละเอียดชำระค่าจ้างพนักงานประจำเดือนธันวาคม 2567
• จำนวนเงิน 120,000.00 บาท(หนึ่งแสนสองหมื่นบาทถ้วน)
• วิธีจ่ายเงิน โอนเข้าบัญชีพนักงานผ่านระบบ Payroll
• เอกสารประกอบ สำเนาใบสลิปเงินเดือน
• ผู้อนุมัติ นางสาวมัณฑนา ใจดีปรึกษางานบัญชีภาษี

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก

กรณีศึกษาจริง ธุรกิจ SME ด้านการจัดส่งสินค้า

บริษัทขนส่งแห่งหนึ่ง ขนาดเล็กเริ่มมีการขยายธุรกิจ และพบว่าการบันทึกรายการเงินสดที่ไม่มีระบบใบสำคัญทำให้เกิดปัญหาตรวจสอบไม่ได้ใน ภายหลังบริษัทจึงเริ่ม จัดทำใบสำคัญ รับ จ่าย อย่างเป็นระบบ และในเวลาเพียง 6 เดือน พบว่าการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในดีขึ้นกว่าเดิมถึง 30% และสามารถใช้ข้อมูลในใบสำคัญวิเคราะห์กำไร ต่อเที่ยวขนส่งแต่ละเส้นทางได้ชัดเจนขึ้น

บทเรียนจากกรณีนี้แสดงให้เห็นว่า ใบสำคัญไม่ใช่แค่เอกสารประกอบเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ในระดับผู้บริหารได้อีกด้วย

เปรียบเทียบ ใบสำคัญในระบบบัญชีแบบแมนนวล vs ดิจิทัล

ความสะดวกในการจัดทำ

ระบบแมนนวล ต้องกรอกด้วยมือ เสี่ยงต่อการเกิดความผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลผิดหรือเขียนผิด

ระบบดิจิทัล สามารถสร้างใบสำคัญอัตโนมัติ จากรายการในระบบ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา

ความสามารถในการค้นหาเอกสาร

ระบบแมนนวล ต้องใช้เวลาค้นหาเอกสารในแฟ้มเอกสารอาจใช้เวลานาน

ระบบดิจิทัล สามารถค้นหาด้วยคำสำคัญหรือรหัสเอกสารในระบบได้อย่างรวดเร็ว

ความปลอดภัยของข้อมูล

ระบบแมนนวลเอกสารกระดาษอาจสูญหายหรือถูกเปลี่ยนแปลงได้ง่าย

ระบบดิจิทัลมีการสำรองข้อมูลและตั้งสิทธิ์การเข้าถึงป้องกันการเข้าถึงหรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต

การตรวจสอบย้อนหลัง

ระบบแมนนวล ต้องใช้เวลานานในการรวบรวมเอกสารย้อนหลังจากแฟ้มต่างๆ

ระบบดิจิทัลสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ทันทีจากระบบบัญชีหรือคลาวด์ได้ตลอดเวลา

จากการเปรียบเทียบข้างต้นจะเห็นว่าระบบดิจิทัลมีความได้เปรียบทั้งในด้านความรวดเร็ว ความแม่นยำและการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยส่งเสริมการบริหารจัดการภายในธุรกิจให้ทันสมัยและสอดคล้องกับยุคดิจิทัล

เทคนิคการควบคุมภายในด้วยใบสำคัญ รับ จ่าย

แยกหน้าที่ในการจัดทำ อนุมัติ และตรวจสอบ

ลดความเสี่ยงจากการทุจริตด้วยการให้บุคคลต่างกันรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนเช่น พนักงานบัญชีจัดทำ ผู้จัดการอนุมัติ ฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจสอบเอกสาร

ตั้งระดับวงเงินที่ต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหาร

หากรายการจ่ายเกินวงเงินที่กำหนด เช่น 50,000บาท ต้องมีผู้บริหารร่วมอนุมัติ เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายใหญ่

กำหนดนโยบายแนบเอกสารประกอบทุกครั้ง

บังคับให้ต้องแนบใบเสร็จ ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ทุกครั้งที่ออกใบสำคัญเพื่อเสริมความโปร่งใส

มีการตรวจสอบย้อนหลังตามรอบเวลา

เช่น ทุกเดือนหรือทุกไตรมาสควรมีการสุ่มตรวจใบสำคัญย้อนหลัง เพื่อประเมินประสิทธิภาพของระบบควบคุมภายใน

ใช้ระบบแจ้งเตือนกรณีเอกสารไม่สมบูรณ์

ในระบบบัญชีดิจิทัลสามารถตั้งระบบแจ้งเตือนกรณีที่เอกสารแนบไม่ครบลายเซ็นไม่ครบ หรือรายการผิดพลาด

ปรึกษางานบัญชีภาษี

บริการจากสำนักงานบัญชี พีทูพีตัวช่วยในการจัดระบบใบสำคัญอย่างมืออาชีพ

สำนักงานบัญชี พีทูพี มีความเชี่ยวชาญในการวางระบบเอกสารบัญชีภายในธุรกิจ รวมถึงการออกแบบฟอร์มใบสำคัญให้เหมาะสมกับลักษณะกิจการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ SMEs โรงแรม ร้านค้าออนไลน์ โรงงาน หรือกิจการบริการต่าง ๆ บริการของเรา ได้แก่

1. ให้คำปรึกษาระบบใบสำคัญรับ-จ่าย ที่สอดคล้องกับมาตรฐานบัญชีและภาษี
2. วางระบบควบคุมภายใน ที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายเงิน
3. ช่วยจัดทำเอกสารใบสำคัญ ให้พร้อมใช้งานจริงทั้งในรูปแบบเอกสารกระดาษและดิจิทัล
4. สนับสนุนการใช้โปรแกรมบัญชี ให้สอดคล้องกับการจัดทำใบสำคัญอัตโนมัติ

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก

สรุปใบสำคัญรับ-จ่าย

เป็นเอกสารประกอบทางบัญชี คือหัวใจของการบริหารการเงินในทุกธุรกิจการจัดทำเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระบบ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการลดความผิดพลาด และส่งเสริมการตัดสินใจของผู้ประกอบการอย่างมีประสิทธิภาพหากคุณต้องการระบบบัญชีที่ดี เริ่มต้นได้ที่การวางรากฐานของเอกสารสำคัญทุกฉบับ

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก