ถูกหัก ณ ที่จ่าย ต้องทำอย่างไร? ผู้รับเงินใช้เครดิตภาษีและตรวจเอกสารอย่างไร

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คืออะไรในมุมผู้รับเงิน

ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย คือภาษีที่ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักไว้บางส่วนจากเงินที่ต้องจ่าย แล้วนำส่งให้กรมสรรพากรแทนผู้รับเงินตามหลักเกณฑ์ของรายการนั้น

ในมุมของผู้รับเงินจึงเกิด 2 รายการพร้อมกัน คือ รายได้ตามจำนวนที่ควรได้รับ และภาษีที่มีผู้จ่ายนำส่งล่วงหน้าไว้แทน ส่วนเงินสดที่เข้าบัญชีธนาคารจะเป็นยอดสุทธิหลังหักภาษี

หากต้องการศึกษาภาพรวมเรื่องประเภทเงินได้ อัตรา และแบบนำส่ง สามารถอ่านภาษีหัก ณ ที่จ่าย อัตราและแบบที่ต้องยื่นเพิ่มเติม

ทำไมเงินที่ได้รับจึงน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้

ถ้ารายการเข้าหลักเกณฑ์หักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้จ่ายจะไม่โอนเงินเต็มจำนวนตามยอดก่อนหัก แต่จะหักภาษีบางส่วนไว้แล้วจ่ายเฉพาะยอดสุทธิให้ผู้รับ

ตัวอย่างนี้ใช้เพื่ออธิบายหลักการเท่านั้น อัตราจริงต้องพิจารณาประเภทเงินได้ สถานะผู้จ่าย สถานะผู้รับ และเงื่อนไขของธุรกรรมนั้น ไม่ควรใช้อัตรา 3% กับทุกรายการโดยอัตโนมัติ

เงินที่ถูกหักใช้เป็นเครดิตภาษีได้อย่างไร

เมื่อภาษีถูกหักและนำส่งไว้แล้ว ผู้รับเงินสามารถนำยอดภาษีที่ถูกหักไปใช้เป็นเครดิตภาษีตามหลักเกณฑ์ในการคำนวณภาษีของตนเอง

สำหรับนิติบุคคล ข้อมูลภาษีที่ถูกหักไว้ระหว่างปีจะถูกนำมาพิจารณาร่วมกับภาษีเงินได้นิติบุคคลเมื่อถึงรอบที่เกี่ยวข้อง จึงไม่ควรดูเฉพาะเงินสุทธิที่เข้าธนาคารแล้วละเลยยอดภาษีที่คู่ค้าหักไว้

อ่านเรื่องภาษีประจำปีของบริษัทได้ที่ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย สำคัญอย่างไร

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นเอกสารที่ผู้มีหน้าที่หักออกให้ผู้ถูกหัก เพื่อแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น ผู้จ่าย ผู้รับ จำนวนเงินที่จ่าย ประเภทเงินได้ และจำนวนภาษีที่ถูกหัก

สำหรับผู้รับเงิน เอกสารนี้เป็นหลักฐานสำคัญในการตรวจว่าภาษีที่ถูกหักสัมพันธ์กับรายได้รายการใด และเป็นข้อมูลประกอบการใช้เครดิตภาษีในภายหลัง

จึงไม่ควรรอจนถึงวันยื่นภาษีแล้วค่อยค้นหา ควรรับ ตรวจ และจัดเก็บทันทีหลังแต่ละรายการหรือแต่ละรอบที่คู่ค้าออกเอกสารให้

เมื่อได้รับหนังสือรับรอง ควรตรวจอะไรทันที

หากชื่อ เลขผู้เสียภาษี ยอดเงิน หรือข้อมูลรายการไม่ตรง ควรรีบติดต่อผู้จ่ายเพื่อแก้ไข ไม่ควรเก็บเอกสารผิดไว้จนถึงช่วงปิดบัญชี

ถูกหักภาษีแต่ไม่ได้หนังสือรับรอง ต้องทำอย่างไร

ควรเริ่มจากตรวจยอดเงินที่ได้รับเทียบกับใบแจ้งหนี้หรือเอกสารเรียกเก็บ หากพบว่ายอดต่างกันตามจำนวนที่สอดคล้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้รวบรวมรายละเอียดแล้วติดต่อผู้จ่ายเงิน

ข้อมูลที่ควรแจ้ง ได้แก่ วันที่รับเงิน เลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดก่อนหัก ยอดสุทธิที่ได้รับ และจำนวนภาษีที่คาดว่าถูกหัก เพื่อช่วยให้ผู้จ่ายค้นหารายการได้เร็วขึ้น

หากเอกสารขาดหลายเดือน ควรทำรายการติดตามแยกตามคู่ค้าและเดือน ไม่ควรพยายามจำจาก Statement อย่างเดียว

ควรบันทึกยอดรายได้เต็มหรือยอดเงินสุทธิ

สำหรับการทำบัญชี ไม่ควรมองว่ายอดเงินสุทธิที่เข้าธนาคารคือรายได้ทั้งหมดของรายการโดยอัตโนมัติ เพราะส่วนที่ถูกหักอาจเป็นภาษีที่นำส่งแทนผู้รับแล้ว

ผู้ทำบัญชีจึงต้องใช้ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หนังสือรับรอง และ Statement ประกอบกัน เพื่อแยกระหว่างรายได้ ภาษีถูกหัก และยอดเงินที่รับจริง

หากต้องการดูเอกสารรับเงินเพิ่มเติม อ่านได้ที่ใบเสร็จรับเงินและหลักฐานชำระเงิน

ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 เกี่ยวกับผู้รับเงินอย่างไร

ในทางปฏิบัติ ผู้รับเงินมักเห็นชื่อแบบเหล่านี้จากเอกสารหรือการสอบถามคู่ค้า โดยทั่วไป ภ.ง.ด.3 ใช้กับการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายบางกรณีที่ผู้รับเป็นบุคคลธรรมดา ส่วน ภ.ง.ด.53 ใช้กับบางกรณีที่ผู้รับเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล

อย่างไรก็ตาม การเลือกแบบและอัตราต้องพิจารณาประเภทเงินได้และบทบัญญัติที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรใช้เพียงสถานะบุคคลหรือนิติบุคคลเป็นเกณฑ์เดียวทุกกรณี

ฝั่งผู้จ่ายเงินต้องทำอะไรบ้าง

แม้บทความนี้เน้นฝั่งผู้รับ แต่หากบริษัทอยู่ในฐานะผู้จ่ายเงิน บริษัทต้องตรวจว่ารายการนั้นมีหน้าที่หักภาษีหรือไม่ ใช้อัตราใด ต้องนำส่งด้วยแบบใด และต้องออกหนังสือรับรองให้ผู้รับเงินตามหลักเกณฑ์

ดังนั้นบริษัทหนึ่งแห่งอาจเป็นทั้ง “ผู้ถูกหัก” เมื่อรับเงินจากลูกค้า และเป็น “ผู้มีหน้าที่หัก” เมื่อจ่ายค่าบริการให้คู่ค้าในเดือนเดียวกัน

การจัดระบบเอกสารทั้งสองฝั่งจึงควรอยู่ในงานบัญชีรายเดือน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ทำบัญชีรายเดือนกับรายปีต่างกันอย่างไร

วิธีจัดเก็บหนังสือรับรองให้ค้นง่ายตอนสิ้นปี

หากบริษัทมีลูกค้าหลายราย หนังสือรับรองสามารถสะสมจำนวนมากตลอดปี ควรกำหนดระบบตั้งชื่อไฟล์และแยกเอกสารตามเดือนหรือตามคู่ค้าให้เหมือนกันทั้งทีม

บริษัทที่ต้องการจัดเอกสารทั้งระบบสามารถดูเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

ถ้าหนังสือรับรองสูญหาย ควรทำอย่างไร

ควรติดต่อผู้จ่ายเงินที่ออกหนังสือรับรองเพื่อขอเอกสารทดแทนตามหลักเกณฑ์ ไม่ควรทำเอกสารขึ้นเองจากยอดเงินใน Statement เพราะหนังสือรับรองต้องมาจากผู้มีหน้าที่ออกเอกสาร

จึงควรเก็บทั้งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และจัดระบบสำรองข้อมูล โดยเฉพาะบริษัทที่มีรายการรับบริการจำนวนมากในแต่ละเดือน

ปิดงบแล้วทำไมยังต้องตามหนังสือรับรอง

เมื่อถึงช่วงปิดบัญชี บริษัทต้องตรวจว่าภาษีที่บันทึกว่าถูกหักไว้มีหลักฐานรองรับหรือไม่ หากในบัญชีมีเครดิตภาษี แต่เอกสารไม่ครบ ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีอาจต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม

การตามหนังสือรับรองทุกเดือนจึงง่ายกว่ารอให้ครบหนึ่งปีแล้วตามคู่ค้าหลายสิบรายพร้อมกัน

อ่านขั้นตอนสิ้นปีได้ที่ปิดงบการเงินบริษัทต้องทำอะไรบ้าง

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับ VAT เป็นคนละเรื่อง

อีกจุดที่ผู้ประกอบการมักสับสนคือ VAT กับภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพราะรายการเดียวกันอาจมีทั้ง VAT และการหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่ทั้งสองเป็นภาษีคนละประเภทและมีหลักการคำนวณต่างกัน

จึงไม่ควรคำนวณยอดสุทธิจากอัตราต่าง ๆ โดยไม่แยกฐานและประเภทภาษีให้ชัด หากต้องการทบทวน VAT สามารถอ่านภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร

ถ้ารายการซับซ้อน ควรตรวจประเภทเงินได้ก่อน

อัตราหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้มีอัตราเดียวสำหรับทุกการจ่าย หากสัญญามีทั้งค่าสินค้า ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือค่าใช้จ่ายหลายส่วน ควรพิจารณาลักษณะรายการจริงก่อนสรุปอัตรา

หากไม่แน่ใจว่าเงินที่จ่ายหรือรับเข้าประเภทใด สามารถดูที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพื่อวิเคราะห์จากข้อเท็จจริงของรายการ

ทำอย่างไรให้ยอดในบัญชีกับเงินเข้าธนาคารไม่สับสน

ควรเก็บใบแจ้งหนี้ หลักฐานรับเงิน และหนังสือรับรองไว้ในชุดเดียวกันหรือเชื่อมโยงกันในระบบ เพื่อให้เห็นครบว่ารายการหนึ่งมียอดเต็มเท่าไร ถูกหักเท่าไร และรับเงินจริงเท่าไร

หากธุรกิจมีรายการจำนวนมาก ควรวาง Workflow ระหว่างฝ่ายขาย ผู้รับชำระ และฝ่ายบัญชีให้ชัด สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติม

ธุรกิจที่ต้องการผู้ดูแลรายเดือนควรเตรียมข้อมูลอย่างไร

ควรส่งข้อมูลรายได้ ใบแจ้งหนี้ Statement หนังสือรับรอง และรายละเอียดคู่ค้าเป็นรอบทุกเดือน เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจยอดภาษีที่ถูกหักและติดตามเอกสารที่ยังขาดได้ทันที

หากต้องการผู้ดูแลบัญชีและภาษีบริษัทต่อเนื่อง สามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือน