รับทำบัญชีคลินิกแพทย์ ทันตกรรม และเวชกรรมความงาม

ทำไมบัญชีคลินิกจึงต่างจากธุรกิจบริการทั่วไป

คลินิกแพทย์ ทันตกรรม และเวชกรรมความงามมีทั้งงานบริการทางวิชาชีพ รายได้ที่รับล่วงหน้า สินค้าหรือเวชภัณฑ์ และต้นทุนที่เกิดขึ้นต่อคนไข้แต่ละราย จึงไม่เหมาะกับการนำยอดเงินเข้า–ออกธนาคารมาบันทึกแบบรวมก้อนโดยไม่รู้ที่มาของรายการ

ตัวอย่างเช่น คนไข้ชำระเงินซื้อแพ็กเกจ 10 ครั้งในวันแรก เงินสดเข้าครบแล้ว แต่คลินิกยังมีภาระต้องให้บริการอีกหลายครั้ง หรือคลินิกได้รับเงินจากหัตถการหนึ่ง แต่ต้องใช้ยา เวชภัณฑ์ แพทย์ ผู้ช่วย และเครื่องมือหลายประเภท หากไม่แยกข้อมูลเหล่านี้ เจ้าของอาจเห็นยอดเงินสูงแต่ประเมินกำไรผิด

สำหรับคลินิกที่กำลังจัดระบบใหม่ สามารถใช้บริการ รับวางระบบบัญชี เพื่อเชื่อมข้อมูลหน้าร้าน ระบบนัดหมาย POS สต๊อก และงานบัญชีหลังบ้านเข้าด้วยกัน

รายได้ของคลินิก มีอะไรบ้าง

รายได้คลินิกไม่ควรถูกรวมเป็นคำว่า “ค่าบริการ” เพียงบัญชีเดียว หากต้องการใช้ตัวเลขเพื่อบริหารกิจการ เพราะเจ้าของจะไม่รู้ว่ารายได้ส่วนใดสร้างกำไรและส่วนใดมีต้นทุนสูง

ขายคอร์สได้เงินแล้ว ยังไม่ใช่เรื่องเดียวกับกำไร

คลินิกความงามและทันตกรรมจำนวนมากมีแพ็กเกจที่ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้า เช่น คอร์สหลายครั้ง โปรแกรมระยะยาว หรือบริการที่ยังไม่ได้ใช้ครบ การมีเงินเข้าบัญชีแล้วจึงไม่ควรถูกตีความทันทีว่าเป็นกำไรทั้งหมดของวันนั้น

ระบบที่ดีควรรู้ว่าลูกค้าแต่ละรายซื้อคอร์สอะไร ใช้ไปแล้วกี่ครั้ง เหลืออีกกี่ครั้ง และคลินิกยังมีภาระให้บริการมูลค่าเท่าไร ข้อมูลนี้มีผลทั้งต่อการรับรู้รายได้ การวิเคราะห์กระแสเงินสด และการวัดกำไรของแต่ละเดือน

เอกสารของรายการควรเชื่อมโยงได้กับบัญชี หากต้องการดูหลักการจัดเอกสารค่าใช้จ่ายและหลักฐาน สามารถอ่าน เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

ต้นทุนคลินิก ไม่ได้มีเพียงค่ายา

หากต้องการรู้ว่าหัตถการหรือบริการใดทำกำไร ต้องรวบรวมต้นทุนที่เกี่ยวข้องให้ครบ ไม่ใช่ดูเฉพาะราคายาที่ใช้ต่อคนไข้ เพราะบริการหนึ่งอาจมีต้นทุนหลายรายการเกิดขึ้นพร้อมกัน

เครื่องมือแพทย์ราคาแพง ต้องแยกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป

คลินิกอาจลงทุนในเครื่องมือทางการแพทย์ เครื่องทันตกรรม เครื่องเลเซอร์ เก้าอี้ทำฟัน หรืออุปกรณ์มูลค่าสูง รายการเหล่านี้อาจมีลักษณะเป็นทรัพย์สินของกิจการ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่รับรู้ทั้งหมดในครั้งเดียวเหมือนวัสดุสิ้นเปลือง

จึงควรมีทะเบียนทรัพย์สิน ระบุวันที่ซื้อ มูลค่า ที่ตั้ง ผู้รับผิดชอบ การซ่อมบำรุง และข้อมูลที่ใช้คำนวณค่าเสื่อมราคา รวมถึงควรตรวจทรัพย์สินจริงอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะคลินิกที่มีหลายสาขา

VAT คลินิก ต้องแยกตามลักษณะรายได้

บริการรักษาพยาบาลของสถานพยาบาลที่ได้รับอนุญาตและเข้าเงื่อนไขตามกฎหมายเป็นบริการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่เจ้าของคลินิกไม่ควรนำหลักนี้ไปสรุปว่ารายได้ทุกประเภทของกิจการได้รับยกเว้น VAT เหมือนกันทั้งหมด

สิ่งที่ต้องดูคือคลินิกได้รับอนุญาตในรูปแบบใด บริการเกิดขึ้นที่ใด ลักษณะบริการเป็นการรักษาพยาบาลหรือเป็นรายการอื่น และมีการขายสินค้าหรือบริการที่แยกออกจากการรักษาหรือไม่ โดยเฉพาะคลินิกเวชกรรมความงามที่มีรายได้หลากหลาย

หากมีรายได้หลายประเภทควรวิเคราะห์ก่อนออกเอกสารและยื่นแบบ สามารถใช้บริการ รับวางแผนภาษี เพื่อแยกรายการและหน้าที่ทางภาษีตามข้อเท็จจริงของคลินิก

ค่าตอบแทนแพทย์และทันตแพทย์ ต้องดูจากความสัมพันธ์จริง

คลินิกแต่ละแห่งจ่ายค่าตอบแทนผู้ประกอบวิชาชีพไม่เหมือนกัน บางแห่งเป็นเงินเดือน บางแห่งคิดตามเวร บางแห่งแบ่งตามรายได้หรือหัตถการ และบางแห่งเป็นผู้ให้บริการอิสระ การใช้คำว่า “ค่าแพทย์” เหมือนกันจึงไม่ได้หมายความว่าทุกรายการต้องบันทึกและจัดการภาษีแบบเดียวกัน

ควรมีสัญญาหรือข้อตกลงที่สอดคล้องกับการทำงานจริง ระบุวิธีคำนวณค่าตอบแทน รอบจ่าย และหน้าที่ของแต่ละฝ่าย พร้อมเก็บตารางปฏิบัติงานและรายละเอียดประกอบยอดจ่ายเพื่อให้ตรวจสอบได้

ระบบรับเงินของคลินิกต้องกระทบยอดกันได้ทุกวัน

คลินิกอาจรับเงินหลายช่องทาง เช่น เงินสด QR โอนผ่านธนาคาร บัตรเครดิต หรือระบบผ่อนชำระ หากยอดใน POS ไม่ตรงกับยอดในระบบนัดหมายหรือ Statement การหาสาเหตุย้อนหลังจะยากขึ้นเรื่อย ๆ

ควรมีรายงานปิดยอดประจำวันอย่างน้อยประกอบด้วยยอดบริการ ยอดขายคอร์ส เงินสด เงินโอน บัตร ส่วนลด การยกเลิกรายการ และเงินรับล่วงหน้า แล้วเปรียบเทียบกับเงินที่เข้าจริง

การแยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัวช่วยลดความสับสน สามารถอ่านเพิ่มเติมจาก เปิดบัญชีบริษัทและจัดระบบเงินรับ–จ่าย

สต๊อกยาและเวชภัณฑ์ จุดที่กำไรคลินิกหายได้โดยไม่รู้ตัว

ยา เวชภัณฑ์ วัสดุทันตกรรม น้ำยา และของใช้เฉพาะทางอาจมีมูลค่าสูงและบางรายการมีวันหมดอายุ หากไม่มีการควบคุมตั้งแต่รับเข้า เบิกใช้ ไปจนถึงตรวจนับปลายเดือน เจ้าของกิจการจะไม่สามารถแยกได้ว่าต้นทุนที่สูงขึ้นเกิดจากจำนวนคนไข้เพิ่ม การสูญเสีย การหมดอายุ หรือการเบิกใช้ผิดปกติ

โปรแกรมบัญชีช่วยคลินิกได้อย่างไร

เมื่อคลินิกมีรายการเพิ่มขึ้น การใช้ Excel เพียงอย่างเดียวอาจเริ่มควบคุมยาก โดยเฉพาะเจ้าหนี้ ยอดค้างชำระ ทรัพย์สิน สต๊อก และการกระทบยอดบัญชี การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยให้ข้อมูลถูกบันทึกเป็นระบบและค้นย้อนหลังง่ายขึ้น

แต่โปรแกรมอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาได้ หากไม่กำหนดว่าใครเป็นผู้บันทึก ใครตรวจ และข้อมูลใดต้องส่งเข้าระบบ หากสนใจแนวทางใช้โปรแกรมสามารถดู โปรแกรมบัญชี Express เพื่อประกอบการวางระบบหลังบ้าน

เอกสารที่คลินิกควรส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ภาษีเงินได้นิติบุคคลและ ภ.ง.ด.51 ของคลินิก

หากคลินิกดำเนินกิจการในรูปบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ต้องดูแลภาษีเงินได้นิติบุคคลตามผลประกอบการและเงื่อนไขของกิจการ รวมถึงการจัดทำบัญชีให้สามารถกระทบกับรายได้และค่าใช้จ่ายที่นำไปคำนวณภาษีได้

สำหรับ ภ.ง.ด.51 บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีรอบระยะเวลาบัญชีไม่น้อยกว่า 12 เดือนมีหน้าที่ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ส่วนรอบบัญชีแรกที่สั้นกว่า 12 เดือน ไม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบนั้น

ปลายปี คลินิกต้องเตรียมอะไรสำหรับปิดงบ

การปิดงบของคลินิกจะง่ายขึ้นมากหากระหว่างปีมีการกระทบยอดธนาคาร ติดตามคอร์สคงเหลือ ตรวจสต๊อก และบันทึกทรัพย์สินอย่างต่อเนื่อง เพราะรายการเหล่านี้มักเป็นจุดที่ต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเมื่อถึงช่วงสิ้นปี

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินต้องผ่านการตรวจสอบและเสนอให้ที่ประชุมใหญ่อนุมัติภายในกรอบเวลาตามกฎหมาย และนำส่งต่อนายทะเบียนภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่ได้รับอนุมัติ จึงไม่ควรรอถึงช่วงใกล้กำหนดแล้วค่อยเริ่มรวบรวมข้อมูล

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากบทความ การปิดบัญชีและปิดงบการเงิน

ถ้าคลินิกมีหลายสาขา ต้องแยกข้อมูลอย่างไร

การขยายสาขาโดยใช้บัญชีรวมอย่างเดียวอาจทำให้เจ้าของรู้เพียงกำไรรวม แต่ไม่รู้ว่าสาขาใดสร้างผลตอบแทนจริง จึงควรออกแบบรหัสสาขา ศูนย์ต้นทุน หรือรายงานแยกเพื่อเปรียบเทียบรายได้และค่าใช้จ่าย

สำนักงานบัญชีสำหรับคลินิก ควรช่วยได้มากกว่ายื่นภาษี

บริการบัญชีสำหรับคลินิกควรช่วยตรวจความสัมพันธ์ของข้อมูล ไม่ใช่เพียงนำเอกสารที่ได้รับไปบันทึก เช่น ยอดขายต้องสัมพันธ์กับเงินรับ คอร์สขายต้องสัมพันธ์กับคอร์สคงเหลือ สต๊อกต้องสัมพันธ์กับต้นทุน และค่าตอบแทนต้องมีรายละเอียดที่ตรวจสอบกลับได้

หากต้องการทำความเข้าใจขอบเขตงานของสำนักงานบัญชี สามารถอ่าน สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง เพื่อดูว่างานทำบัญชี ภาษี วางระบบ และงานสอบบัญชีแตกต่างกันอย่างไร

มีทีมบัญชีในคลินิกแล้ว ยังใช้สำนักงานบัญชีภายนอกได้หรือไม่

ได้ และเป็นรูปแบบที่พบได้ในธุรกิจที่กำลังเติบโต โดยพนักงานภายในอาจดูงานรับเงิน เจ้าหนี้ สต๊อก และเอกสารประจำวัน ส่วนสำนักงานบัญชีช่วยตรวจบัญชีรายเดือน ภาษี กระทบยอด และเตรียมข้อมูลปิดงบ

การแบ่งงานควรเขียนให้ชัดว่าใครรับผิดชอบข้อมูลใด กำหนดวันส่งเอกสารเมื่อไร และเมื่อพบรายการผิดปกติใครต้องเป็นผู้แก้ไข หากสนใจรูปแบบนี้สามารถดู Outsource งานบัญชี

ก่อนเลือกสำนักงานบัญชีคลินิก ควรถามอะไรบ้าง

งานสอบบัญชีกับงานทำบัญชีคลินิก เป็นคนละส่วน

ผู้ทำบัญชีเป็นผู้จัดทำและดูแลข้อมูลบัญชีของกิจการ ขณะที่ผู้สอบบัญชีมีบทบาทตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นเมื่อเลือกบริการควรถามให้ชัดว่าค่าบริการส่วนใดเป็นค่าทำบัญชีและส่วนใดเกี่ยวกับงานสอบบัญชี

หากต้องการดูรายละเอียดของงานส่วนนี้ สามารถศึกษา รับตรวจสอบบัญชี เพื่อเตรียมเอกสารและข้อมูลก่อนถึงช่วงปิดงบ