แก้ไขบัญชีย้อนหลัง ทำอย่างไร? บัญชีไม่เรียบร้อย ปีก่อนผิด ต้องเริ่มแก้จากตรงไหน

แก้ไขบัญชีย้อนหลัง คืออะไร

การแก้ไขบัญชีย้อนหลังคือการตรวจและปรับปรุงข้อมูลบัญชีของงวดก่อนที่พบภายหลังว่ามีรายการผิด ตกหล่น ซ้ำ หรือไม่สะท้อนข้อเท็จจริงของกิจการ

ตัวอย่างเช่น รายได้ของปีก่อนยังไม่ได้บันทึก ค่าใช้จ่ายถูกลงผิดหมวด สินทรัพย์ถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ไม่ถูกตั้ง หรือยอดธนาคารในบัญชีไม่ตรงกับ Statement

อย่างไรก็ตามคำว่า “แก้ย้อนหลัง” ไม่ได้หมายความว่าสามารถเข้าไปแก้ข้อมูลเก่าโดยไม่มีหลักฐาน ทุกการปรับปรุงควรมีที่มา สามารถอธิบายข้อเท็จจริง และสอดคล้องกับมาตรฐานบัญชีที่กิจการใช้

หากต้องการเข้าใจพื้นฐานความสัมพันธ์ของบัญชีและงบ สามารถอ่านบัญชีการเงิน คืออะไรเพิ่มเติม

ปัญหาบัญชีจากปีก่อนที่พบได้บ่อย

ปัญหาบัญชีเก่าไม่ได้เกิดจากการทุจริตเสมอไป หลายครั้งเกิดจากระบบเอกสารไม่พร้อม การเปลี่ยนพนักงาน การส่งข้อมูลไม่ครบ หรือกิจการเติบโตเร็วกว่าระบบบัญชีเดิม

ต้นฉบับเดิมของบทความนี้ก็ระบุปัญหาหลักไว้ในแนวเดียวกัน ได้แก่ รายการรับ–จ่ายไม่ครบ VAT ไม่ตรง เอกสารไม่ครบ บันทึกผิดประเภท งบกับภาษีไม่ตรง และไม่กระทบยอดธนาคาร

จุดเริ่มที่ดีของการตรวจบัญชีย้อนหลัง คือบัญชีธนาคาร

บัญชีธนาคารเป็นหนึ่งในหลักฐานสำคัญที่ช่วยไล่รายการรับและจ่าย เพราะสามารถเปรียบเทียบกับบัญชีแยกประเภท เอกสารขาย เอกสารซื้อ และหลักฐานอื่นได้

ตัวอย่างเช่น Statement แสดงเงินเข้าจำนวนหนึ่ง แต่ในบัญชีไม่มีรายได้หรือรายการลูกหนี้รองรับ จำเป็นต้องตรวจว่าเป็นรายได้ เงินกู้ เงินเพิ่มทุน เงินโอนระหว่างบัญชี หรือรายการประเภทใด

ในทางกลับกัน หากบัญชีแสดงการจ่ายเงิน แต่ Statement ไม่มีรายการ อาจเกิดจากการบันทึกซ้ำ การบันทึกผิดบัญชี หรือยังไม่ได้ชำระเงินจริง

การกระทบยอดธนาคารจึงเป็นหนึ่งในงานสำคัญก่อนแก้ไขตัวเลขอื่น เพราะทำให้เห็นรายการที่ยังไม่มีคำอธิบายได้เร็วขึ้น

หากต้องการดูหลักฐานธนาคารเพิ่มเติม อ่านหนังสือยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร

ต้องย้อนตรวจเอกสารอะไรบ้าง

การปรับบัญชีที่ถูกต้องต้องมีหลักฐานรองรับ ไม่ควรปรับเพียงเพราะต้องการให้ยอด “ลงตัว”

เอกสารที่ใช้จะขึ้นอยู่กับปัญหา แต่โดยทั่วไปควรรวบรวมเอกสารขาย ซื้อ จ่ายเงิน รับเงิน ธนาคาร ภาษี สัญญา Payroll สต๊อก และทะเบียนทรัพย์สิน

ดูรายการเอกสารเพิ่มเติมได้ที่เอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

ถ้าพบบัญชีผิดแล้วภาษีเดิมผิดด้วย ต้องทำอย่างไร

หากข้อผิดพลาดทางบัญชีทำให้ข้อมูลในแบบภาษีเดิมไม่ถูกต้อง ต้องแยกพิจารณาตามประเภทภาษีและช่วงเวลาที่เกิดรายการ

ตัวอย่างเช่น พบยอดขาย VAT ตกหล่น หรือพบรายได้และรายจ่ายที่กระทบกำไรสุทธิของปีเดิม อาจต้องพิจารณาว่าต้องยื่นแบบเพิ่มเติมหรือดำเนินการแก้ไขอย่างไร

ไม่ควรนำตัวเลขที่แก้ในบัญชีไปเปลี่ยนแบบภาษีทุกฉบับโดยอัตโนมัติ เพราะผลของแต่ละรายการอาจต่างกัน

กรมสรรพากรมีระบบรองรับแบบยื่นเพิ่มเติมสำหรับภาษีหลายประเภท และในกรณี ภ.ง.ด.50 หากมีการปรับปรุงงบการเงินและยื่นแบบเพิ่มเติม กรมสรรพากรระบุให้ใช้ตัวเลขที่ถูกต้องครบถ้วน และกรณีที่เกี่ยวข้องต้องมีงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองประกอบด้วย

อ่านเพิ่มเติมเรื่องภาษีบริษัทได้ที่ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์และภ.พ.30

งบการเงินปีก่อนผิด ต้องยื่นงบใหม่เสมอหรือไม่

ไม่ควรตอบว่า “ต้องยื่นใหม่เสมอ” เพราะต้องดูว่าข้อผิดพลาดคืออะไร มีสาระสำคัญหรือไม่ และกระทบงบการเงินที่เคยนำส่งในลักษณะใด

ตามหลักมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ข้อผิดพลาดของงวดก่อนที่เข้าเงื่อนไขอาจต้องปรับปรุงย้อนหลัง โดยพิจารณาผลกระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และข้อมูลเปรียบเทียบ

ในด้านการนำส่งงบ กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีกระบวนการสำหรับกรณีนิติบุคคลพบข้อบกพร่องและต้องการขอนำส่งงบการเงินฉบับใหม่ ผ่านระบบ DBD e-Filing โดยต้องดำเนินการตามขั้นตอนขอแก้ไขก่อน

ดังนั้นไม่ควรลบงบเก่าแล้วนำงบใหม่ขึ้นแทนเองโดยไม่มีการพิจารณาขั้นตอนและผลทางกฎหมาย

หากต้องการดูเรื่องปิดงบ สามารถอ่านปิดงบการเงินบริษัทต้องทำอะไรบ้าง

แก้ไขบัญชีย้อนหลังได้กี่ปี

คำถามนี้ไม่ควรตอบด้วยตัวเลขเดียวว่า “แก้ได้ 5 ปี” สำหรับทุกกรณี เพราะต้องแยกอย่างน้อย 3 เรื่อง คือ การแก้ข้อผิดพลาดทางบัญชี การแก้แบบภาษี และอำนาจตรวจสอบหรือประเมินภาษีของเจ้าหน้าที่

ในมุมบัญชี หากพบข้อผิดพลาดของงวดก่อน กิจการต้องพิจารณาการปรับตามมาตรฐานที่ใช้อยู่และข้อมูลที่สามารถหาได้

ส่วนเรื่องภาษีต้องดูว่าภาษีประเภทใด งวดใด ยื่นไว้แล้วอย่างไร และยังมีเอกสารรองรับหรือไม่ จึงไม่ควรใช้คำตอบ “5 ปี” เป็นกฎเดียวสำหรับทุกสถานการณ์

วิธีที่เหมาะกว่าคือ เมื่อพบปัญหา ให้ระบุปีและรายการก่อน แล้วจึงตรวจว่าต้องดำเนินการในระบบบัญชี ภาษี หรือ DBD อย่างไร

ขั้นตอนที่เหมาะสมในการตรวจและแก้บัญชีย้อนหลัง

รวบรวมข้อมูลเดิมก่อน

ขอข้อมูลจากสำนักงานบัญชีเดิม ผู้ทำบัญชีเดิม หรือระบบที่กิจการเคยใช้ให้ครบที่สุด เช่น งบทดลอง บัญชีแยกประเภท แบบภาษี งบการเงิน และไฟล์โปรแกรม

กระทบยอดกับหลักฐานภายนอก

ตรวจ Statement หนังสือยืนยันยอด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และเอกสารภาษี เพื่อหาว่าตัวเลขใดไม่สัมพันธ์กัน

ระบุข้อผิดพลาดเป็นรายการ

ไม่ควรแก้แบบรวมยอดโดยไม่รู้ที่มา ควรทำรายการว่าผิดอะไร เกิดปีใด จำนวนเท่าไร และมีหลักฐานอะไรสนับสนุน

แยกผลบัญชีออกจากผลภาษี

บางรายการต้องปรับบัญชีแต่ไม่ทำให้ภาษีเปลี่ยน ขณะที่บางรายการมีผลทั้งบัญชี VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีเงินได้นิติบุคคล

ประสานผู้สอบบัญชีเมื่อกระทบงบการเงิน

หากข้อผิดพลาดกระทบงบการเงินเดิม โดยเฉพาะรายการที่มีสาระสำคัญ ควรประสานผู้สอบบัญชีเพื่อพิจารณาผลกระทบและรูปแบบงบที่ถูกต้อง

ดำเนินการแก้ภาษีและงบตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

หลังข้อเท็จจริงชัดแล้ว จึงพิจารณาการยื่นแบบเพิ่มเติมหรือการขอนำส่งงบการเงินฉบับใหม่ตามกรณี ไม่ควรเริ่มจากการยื่นแก้ก่อนตรวจข้อมูลทั้งหมด

กรณีเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่ ควรตรวจอะไรเป็นพิเศษ

การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นช่วงเวลาที่มักพบปัญหาข้อมูลเดิมไม่ครบ เพราะแต่ละสำนักงานอาจใช้โปรแกรมหรือวิธีจัดเก็บเอกสารต่างกัน

ก่อนเริ่มงานปีใหม่ควรตรวจยอดยกมาให้ตรงกับงบเดิม ตรวจลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก ทรัพย์สิน ธนาคาร ภาษีค้าง และข้อมูลจากโปรแกรมบัญชี

หากรับยอดยกมาที่ผิดเข้าสู่ระบบใหม่โดยไม่ตรวจ ปัญหาจากปีเก่าจะติดตามไปในปีใหม่และทำให้แก้ยากขึ้น

ดูแนวทางงานบัญชีต่อเนื่องได้ที่ทำบัญชีรายเดือนและรายปี

รายจ่ายไม่มีบิลจากปีก่อน แก้อย่างไร

อย่าเริ่มจากการสร้างเอกสารย้อนหลังที่ไม่ตรงข้อเท็จจริง สิ่งที่ควรทำคือค้นหลักฐานที่มีอยู่จริง เช่น Statement หลักฐานโอน สัญญา ใบสั่งซื้อ ข้อความการซื้อขาย หรือข้อมูลผู้รับเงิน

จากนั้นจึงพิจารณาว่าหลักฐานเพียงพอสำหรับการบันทึกและการใช้สิทธิทางภาษีหรือไม่

คำว่า “ไม่มีใบเสร็จ” ไม่ได้หมายความว่าทุกกรณีต้องลบค่าใช้จ่ายออกจากบัญชี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายโดยไม่มีหลักฐานใดได้

อ่านต่อได้ที่รายจ่ายไม่มีบิลทำอย่างไร

ถ้าพบค่าใช้จ่ายต้องห้ามจากปีก่อน ต้องแก้บัญชีหรือไม่

ต้องแยกก่อนว่ารายการนั้น “ผิดทางบัญชี” หรือเพียง “หักเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้”

รายจ่ายบางประเภทสามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ตามข้อเท็จจริง แต่เมื่อคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีต้องปรับบวกกลับ จึงไม่ได้หมายความว่าต้องลบออกจากบัญชีเสมอไป

อ่านรายละเอียดได้ที่ค่าใช้จ่ายต้องห้าม

แก้บัญชีเก่าแล้ว ต้องวางระบบใหม่ไม่ให้ปัญหาเกิดซ้ำ

การแก้ย้อนหลังจะไม่มีประโยชน์มากนัก หากกระบวนการในปัจจุบันยังเหมือนเดิม

หากต้องการออกแบบกระบวนการใหม่ สามารถอ่านรับวางระบบบัญชี

คำถามที่พบบ่อยเรื่องแก้ไขบัญชีย้อนหลัง

สรุป แก้ไขบัญชีย้อนหลังได้ แต่ต้องเริ่มจาก “รู้ว่าผิดอะไร” ไม่ใช่เริ่มจาก “แก้ตัวเลข”

หากพบว่าบัญชีปีก่อนไม่เรียบร้อย สิ่งที่ควรทำก่อนคือหยุดเดาและรวบรวมหลักฐานให้ครบที่สุด จากนั้นกระทบยอดธนาคาร ตรวจรายได้ ค่าใช้จ่าย VAT ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และงบเดิม

เมื่อรู้ว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นตรงไหนแล้ว จึงค่อยตัดสินใจว่าต้องปรับบัญชี ปรับข้อมูลเปรียบเทียบ ยื่นภาษีเพิ่มเติม หรือดำเนินการกับงบการเงินเดิมหรือไม่