การจัดการสินค้าคงเหลือ คืออะไร? คุมสต๊อก ต้นทุน และกำไรให้เป็นระบบ

สินค้าคงเหลือ คืออะไร

ในทางบัญชี สินค้าคงเหลือไม่ได้หมายถึงสินค้าสำเร็จรูปที่รอขายเพียงอย่างเดียว แต่สามารถครอบคลุมสินค้าที่ถือไว้เพื่อขาย งานระหว่างทำ รวมถึงวัตถุดิบและวัสดุที่มีไว้ใช้ในกระบวนการผลิตหรือการให้บริการตามลักษณะกิจการ

ธุรกิจซื้อมาขายไปอาจมีสินค้าสำเร็จรูปเป็นหลัก ขณะที่โรงงานจะมีทั้งวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป จึงต้องออกแบบระบบสต๊อกให้สัมพันธ์กับลักษณะธุรกิจ ไม่ควรใช้โครงสร้างเดียวกันทุกกิจการ

ผู้ที่ต้องการเข้าใจโครงสร้างบัญชีของธุรกิจซื้อขายสามารถอ่านผังบัญชีและการจัดหมวดสินค้าคงเหลือ ซึ่งช่วยให้เห็นว่าสต๊อกเชื่อมกับยอดซื้อ ยอดขาย และต้นทุนอย่างไร

ทำไมการจัดการสินค้าคงเหลือจึงสำคัญ

ธุรกิจที่มีสินค้าคงเหลือจำเป็นต้องตอบคำถามให้ได้ว่า “มีอะไรอยู่เท่าไร อยู่ที่ไหน ต้นทุนเท่าไร ขายได้หรือไม่ และยอดในระบบตรงกับของจริงหรือเปล่า” หากตอบไม่ได้ การตัดสินใจซื้อหรือขายจะอาศัยการคาดเดามากเกินไป

สต๊อกที่สูงเกินไปทำให้เงินทุนหมุนเวียนติดอยู่กับสินค้า ขณะที่สต๊อกต่ำเกินไปอาจทำให้สินค้าขาดมือ การบริหารจึงไม่ใช่เป้าหมายว่า “มีสินค้าเยอะที่สุด” แต่คือมีจำนวนเหมาะกับยอดขาย ระยะเวลาสั่งซื้อ และความเสี่ยงของสินค้านั้น

ข้อมูลสินค้าคงเหลือที่ดีจึงช่วยทั้งฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย คลังสินค้า ฝ่ายบัญชี และผู้บริหาร หากต้องการดูภาพรวมความเชื่อมโยงของงาน สามารถอ่านการบริหารงานฝ่ายบัญชี ประกอบได้

สินค้าคงเหลือมีผลต่อกำไรอย่างไร

สินค้าคงเหลือเกี่ยวข้องโดยตรงกับการคำนวณต้นทุนขาย หากจำนวนหรือมูลค่าสินค้าปลายงวดไม่ถูกต้อง ตัวเลขต้นทุนขายและกำไรของกิจการก็อาจคลาดเคลื่อนตามไปด้วย

ตัวอย่างง่าย ๆ หากระบบแสดงสต๊อกสูงกว่าของจริง โดยไม่มีการตรวจหาสินค้าสูญหายหรือรายการตัดสต๊อกที่ผิดพลาด งบการเงินอาจแสดงสินทรัพย์และกำไรไม่ตรงกับข้อเท็จจริง

สำหรับโรงงานหรือกิจการผลิต ควรศึกษาต้นทุนการผลิตและต้นทุนขาย เพิ่มเติม เพราะต้นทุนวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูปมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน

เริ่มจัดระบบสต๊อกจาก “รหัสสินค้า” ให้ชัด

ปัญหาสต๊อกจำนวนมากไม่ได้เริ่มจากการนับผิด แต่เริ่มจากข้อมูลต้นทาง เช่น สินค้าชนิดเดียวกันมีหลายรหัส ชื่อเรียกไม่เหมือนกัน หน่วยนับสับสน หรือรหัสในคลังไม่ตรงกับรหัสในโปรแกรมบัญชี

ธุรกิจจึงควรกำหนด Master Data ให้ชัด เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วยนับ กลุ่มสินค้า ที่จัดเก็บ และสถานะสินค้า พร้อมกำหนดว่าใครมีสิทธิสร้างหรือแก้รหัสใหม่

หากระบบขาย คลัง และบัญชีใช้รหัสเดียวกัน การกระทบยอดจะง่ายขึ้นมาก และช่วยลดปัญหาการขายสินค้า A แต่ตัดสต๊อกสินค้า B โดยไม่รู้ตัว

เอกสารรับ–จ่ายสินค้า ต้องเชื่อมกับสต๊อก

ทุกความเคลื่อนไหวของสินค้าควรมีเหตุผลและเอกสารหรือข้อมูลในระบบรองรับ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ รับสินค้า ขาย โอนคลัง คืนสินค้า เบิกใช้ แถม ชำรุด สูญหาย หรือปรับยอด

หากคลังสามารถแก้จำนวนสินค้าโดยไม่มีหลักฐาน หรือฝ่ายขายออกเอกสารแล้วไม่ได้ตัดสต๊อกทันที ยอดในระบบจะค่อย ๆ แตกต่างจากของจริงจนยากต่อการหาสาเหตุ

หลักนี้สอดคล้องกับการจัดระบบทำบัญชีบริษัท ที่ควรกำหนด Flow เอกสารตั้งแต่ต้นทางจนถึงการบันทึกบัญชีให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

ตรวจนับสินค้าคงเหลือ ต้องทำอย่างไร

การตรวจนับมีหน้าที่พิสูจน์ว่าสินค้าที่ระบบบอกว่ามีอยู่นั้นมีอยู่จริงและอยู่ในสภาพที่เหมาะสม ไม่ควรดูเฉพาะจำนวน เพราะสินค้าที่หมดอายุ ชำรุด เสื่อมสภาพ หรือขายไม่ได้ แม้ยังมีอยู่จริงก็อาจมีผลต่อการประเมินมูลค่า

ธุรกิจสามารถใช้การนับทั้งหมดหรือนับตามรอบตามความเหมาะสม แต่หน้านี้จะไม่ลงรายละเอียดขั้นตอนการตรวจนับซ้ำ เพราะเว็บไซต์มีบทความเฉพาะเรื่องอยู่แล้ว สามารถอ่านต่อที่ตรวจนับสินค้าคงเหลือและนับสต๊อกสินค้า

จุดสำคัญหลังนับคือการเปรียบเทียบผลกับระบบและสอบสวนผลต่าง ไม่ใช่เพียงนำจำนวนที่นับได้ไปแทนยอดเดิมโดยไม่มีคำอธิบาย

การกระทบยอดสต๊อกกับบัญชีสำคัญอย่างไร

ธุรกิจบางแห่งมีจำนวนสินค้าในระบบคลังถูกต้อง แต่ยอดมูลค่าในบัญชีแยกประเภทไม่ตรงกัน เพราะระบบขาย ระบบคลัง และโปรแกรมบัญชีบันทึกข้อมูลคนละจังหวะหรือคนละฐานข้อมูล

จึงควรกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอระหว่างจำนวนในคลัง รายงานสินค้าคงเหลือ และยอดบัญชี พร้อมตรวจรายการระหว่างทาง เช่น สินค้าที่รับแล้วแต่เอกสารซื้อยังไม่มา สินค้าที่ขายแล้วแต่ยังไม่ตัดคลัง หรือสินค้าที่อยู่ระหว่างโอน

ก่อนปิดงบประจำปี ควรนำสินค้าคงเหลือเข้า Checklist การตรวจสอบร่วมกับธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และทรัพย์สิน อ่านต่อได้ที่Checklist ปิดงบการเงินสำหรับบริษัทขนาดเล็ก

การประเมินมูลค่าสินค้าคงเหลือ ไม่ใช่ดูแค่จำนวน

เมื่อตรวจจำนวนแล้ว ธุรกิจยังต้องพิจารณามูลค่าของสินค้า เพราะสินค้า 100 ชิ้นที่มีอยู่จริงไม่ได้หมายความว่าจะมีมูลค่าตามราคาทุนเต็มจำนวนเสมอ หากสินค้าเสียหาย ล้าสมัย หรือราคาขายลดลงอย่างมีนัยสำคัญ

สำหรับกิจการที่อยู่ภายใต้ TAS 2 สินค้าคงเหลือต้องพิจารณาการวัดมูลค่าตามหลักที่เกี่ยวข้อง โดยมีแนวคิดสำคัญเรื่องราคาทุนและมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ ส่วนกิจการที่ใช้มาตรฐานสำหรับ NPAEs ต้องถือปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ใช้กับกิจการของตน

จึงควรมีรายงานแยกสินค้าขายช้า สินค้าไม่เคลื่อนไหว สินค้าชำรุด หรือสินค้าใกล้หมดอายุไว้ให้ฝ่ายบัญชีและผู้บริหารพิจารณา ไม่ควรเก็บรวมเป็นสต๊อกปกติทั้งหมด

FIFO กับต้นทุนถัวเฉลี่ย ต่างกันอย่างไร

กิจการต้องมีนโยบายในการกำหนดต้นทุนสินค้าคงเหลือที่เหมาะกับลักษณะสินค้าและมาตรฐานที่ถือปฏิบัติ วิธีที่พบได้ เช่น FIFO ซึ่งสมมติว่าสินค้าที่เข้าก่อนถูกนำออกก่อน และ ต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ซึ่งนำต้นทุนของสินค้ากลุ่มเดียวกันมาคำนวณค่าเฉลี่ย

ตัวอย่างเช่น หากซื้อสินค้าเดียวกันหลายครั้งในต้นทุนที่ต่างกัน วิธีคำนวณต้นทุนที่เลือกอาจทำให้ต้นทุนขายและมูลค่าสต๊อกปลายงวดแตกต่างกัน จึงต้องใช้นโยบายอย่างสม่ำเสมอและเหมาะสมกับรายการ

โปรแกรมบัญชีหรือระบบคลังสามารถช่วยคำนวณได้ แต่ธุรกิจต้องตั้งค่าระบบให้สอดคล้องกับนโยบายบัญชีตั้งแต่ต้น อ่านภาพรวมความสามารถของโปรแกรมบัญชีและระบบสินค้าคงคลัง เพิ่มเติมได้

สต๊อกจม คือสัญญาณที่ไม่ควรมองข้าม

สินค้าขายช้าหรือไม่เคลื่อนไหวเป็นเวลานานทำให้เงินทุนถูกผูกอยู่กับสต๊อก ธุรกิจควรมีรายงานอายุสินค้าและอัตราการหมุนเวียนเพื่อดูว่าสินค้าชนิดใดควรลดการสั่งซื้อ ทำโปรโมชั่น หรือวางแผนจัดการก่อนเสื่อมสภาพ

แต่การลดสต๊อกไม่ควรทำแบบเหมารวม เพราะสินค้าบางประเภทมีฤดูกาลหรือมี Lead Time ในการสั่งซื้อนาน สิ่งที่ควรดูคือข้อมูลยอดขายจริง ระยะเวลาสั่งซื้อ และระดับสต๊อกขั้นต่ำที่ธุรกิจยอมรับได้

ควบคุมภายในของสต๊อก ควรมีอะไรบ้าง

หากพบว่าฝ่ายขาย คลัง และบัญชีทำงานแยกกันจนข้อมูลไม่สัมพันธ์กัน ควรกลับมาทบทวนพื้นฐานระบบบัญชีธุรกิจ และกำหนดเจ้าของข้อมูลในแต่ละขั้นตอนให้ชัด

โปรแกรมช่วยบริหารสต๊อกได้แค่ไหน

ระบบ Barcode โปรแกรมคลังสินค้า และโปรแกรมบัญชีช่วยลดงานมือและทำให้ติดตามการเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้น แต่เทคโนโลยีไม่สามารถแก้ข้อมูลต้นทางที่ผิดได้เองทั้งหมด

ถ้าพนักงานรับสินค้าผิดรหัส ไม่ลงรายการคืนสินค้า หรืออนุญาตให้แก้สต๊อกโดยไม่มีการอนุมัติ ต่อให้โปรแกรมดีเพียงใดตัวเลขก็ยังคลาดเคลื่อนได้

หลักสำคัญจึงควรเป็น “Workflow ก่อน Software” คือกำหนดขั้นตอนคนและเอกสารให้ชัด แล้วจึงเลือกเครื่องมือให้รองรับกระบวนการนั้น

สินค้าคงเหลือก่อนปิดงบ ต้องตรวจอะไร

ช่วงปิดงบควรตรวจให้ครบทั้งจำนวน สภาพสินค้า การเป็นเจ้าของสินค้า และรายการรับ–จ่ายที่เกิดใกล้วันสิ้นรอบบัญชี เพื่อให้สินค้าที่แสดงในงบเป็นของกิจการจริงและอยู่ในรอบบัญชีที่ถูกต้อง

หากธุรกิจมีสินค้าฝากขาย สินค้าระหว่างทาง หรือเก็บสินค้าไว้หลายคลัง ต้องรวบรวมข้อมูลทุกสถานที่และพิจารณาข้อเท็จจริงเรื่องกรรมสิทธิ์ ไม่ควรนับเฉพาะของที่มองเห็นในคลังหลัก

รายละเอียดงานปลายปีสามารถอ่านต่อที่ปิดงบบัญชี คืออะไรและต้องตรวจอะไรบ้าง เพื่อเชื่อมสต๊อกเข้ากับกระบวนการปิดงบทั้งหมด