ลงทะเบียน e-Tax Invoice อย่างไร? ขั้นตอนสมัครและเอกสารที่ต้องเตรียม

e-Tax Invoice คืออะไร และทำไมต้องลงทะเบียน?

e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำตามรูปแบบและเงื่อนไขของกรมสรรพากร โดยใช้วิธีรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ตามระบบที่ได้รับอนุมัติ เพื่อให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสารได้

ระบบนี้ช่วยเปลี่ยนกระบวนการออกใบกำกับภาษีจากเอกสารกระดาษไปสู่การใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถลดงานจัดส่ง ค้นหาเอกสารได้สะดวก และเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบบัญชีของกิจการได้ตามความสามารถของโปรแกรม

อย่างไรก็ตาม การสร้างใบกำกับภาษีด้วย Microsoft Word, Excel หรือการบันทึกเป็น PDF เพียงอย่างเดียว ไม่ได้ทำให้เอกสารดังกล่าวเป็น e-Tax Invoice ที่ถูกต้องตามระบบของกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ

ผู้ประกอบการต้องผ่านขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและใช้วิธีรับรองเอกสารตามที่ระบบกำหนด ทั้งนี้ต้องมีรายการสาระสำคัญของใบกำกับภาษีครบตามกฎหมายด้วย

ศึกษาความแตกต่างจาก ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร และ ใบกำกับภาษีคืออะไรและออกอย่างไรให้ถูกต้อง

ระบบ e-Tax Invoice มีกี่แบบ และต่างกันอย่างไร?

ผู้ประกอบการควรศึกษาความแตกต่างของระบบก่อนสมัคร เพื่อให้เลือกรูปแบบที่รองรับปริมาณเอกสารและความพร้อมด้านเทคโนโลยีของธุรกิจ

การเลือกใช้งานควรพิจารณาปริมาณใบกำกับภาษี ระบบขาย ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล และค่าใช้จ่ายของผู้ให้บริการประกอบกัน โดยควรตรวจเงื่อนไขล่าสุดจากกรมสรรพากรก่อนสมัคร

ใครบ้างที่สามารถสมัคร e-Tax Invoice ได้?

ผู้ประกอบการที่ต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีสถานะและหน้าที่ออกใบกำกับภาษีตามประมวลรัษฎากร โดยเฉพาะการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการออกใบกำกับภาษี

กิจการที่มีหน้าที่ออกใบรับอิเล็กทรอนิกส์ยังต้องตรวจเงื่อนไขของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ตามลักษณะเอกสารที่เกี่ยวข้องด้วย

ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT

บริษัท ห้างหุ้นส่วน หรือผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาที่จดทะเบียน VAT สามารถพิจารณาสมัครตามคุณสมบัติของระบบที่ต้องการใช้ โดยต้องเตรียมข้อมูลการจดทะเบียนและผู้มีอำนาจดำเนินการตามข้อกำหนด

กิจการขนาดเล็กที่ออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก

อาจพิจารณาระบบ e-Tax Invoice by Email หากมีคุณสมบัติตามเกณฑ์รายได้และเงื่อนไขการใช้งาน เพราะไม่ต้องจัดกระบวนการลงลายมือชื่อดิจิทัลแบบเดียวกับระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

กิจการที่ออกเอกสารจำนวนมาก

อาจพิจารณาระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีหรือระบบ ERP โดยตรง หรือใช้บริการผู้ให้บริการจัดทำและนำส่งข้อมูลที่รองรับระบบของกรมสรรพากร

สำหรับกิจการที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT สามารถอ่าน ขั้นตอนการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก่อนตรวจคุณสมบัติการสมัคร

เอกสารและข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนลงทะเบียน e-Tax Invoice

ก่อนเริ่มสมัครควรเตรียมข้อมูลบริษัทและผู้มีอำนาจ พร้อมตรวจว่าระบบที่เลือกต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารยืนยันตัวตนรูปแบบใด

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและข้อมูลสถานประกอบการ
• ข้อมูลการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อเกี่ยวข้อง
• หนังสือรับรองนิติบุคคลหรือหลักฐานประกอบตามที่ระบบกำหนด
• ข้อมูลกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนาม
• ข้อมูลผู้ประสานงาน อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์
• ข้อมูลผู้รับมอบอำนาจและหนังสือมอบอำนาจเมื่อมี
• ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับระบบที่ต้องใช้ Digital Signature
• โปรแกรมหรือผู้ให้บริการที่รองรับการจัดทำและนำส่งข้อมูล
• ข้อมูลเอกสารใบกำกับภาษีและโครงสร้างเลขที่เอกสาร
• แผนการจัดเก็บ สำรอง และตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารที่ต้องอัปโหลดหรือยื่นประกอบคำขออาจแตกต่างกันตามวิธีสมัคร โดยบางขั้นตอนดำเนินการผ่านลายมือชื่อดิจิทัลได้ จึงควรตรวจรายการที่ระบบแสดงก่อนดำเนินการจริง

ขั้นตอนลงทะเบียน e-Tax Invoice & e-Receipt

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เหมาะกับกิจการที่ต้องการออกและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบ โดยสามารถดำเนินการผ่านโปรแกรมที่รองรับหรือใช้ผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง

ผู้ประกอบการควรตรวจสถานะการมีสิทธิออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ก่อนเริ่มใช้ระบบอย่างเป็นทางการ และจัดให้มีผู้รับผิดชอบตรวจสอบข้อมูลที่ออกและนำส่งทุกครั้ง

ความพร้อมของโปรแกรมสามารถศึกษาเพิ่มเติมจาก ระบบบัญชีดิจิทัลสำหรับธุรกิจ และ แนวทางเลือกโปรแกรมบัญชี

วิธีสมัคร e-Tax Invoice by Email และการใช้ Time Stamp

ระบบ e-Tax Invoice by Email เป็นทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และเข้าเงื่อนไขการใช้ระบบ โดยต้องยื่นคำขอและได้รับอนุมัติก่อนใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจคุณสมบัติและสถานะ VAT

ตรวจข้อมูลผู้ประกอบการและรายได้ของกิจการว่าตรงกับหลักเกณฑ์ระบบ e-Tax Invoice by Email รวมถึงตรวจความพร้อมของอีเมลที่ใช้กับบริการ

ขั้นตอนที่ 2 ยื่นคำขอลงทะเบียนผ่านระบบ

เข้าสู่ช่องทางขอจัดทำใบกำกับภาษีโดยการประทับรับรองเวลาของกรมสรรพากร กรอกข้อมูลตามแบบที่ระบบกำหนด และตรวจรายละเอียดให้ครบถ้วนก่อนส่งคำขอ

ขั้นตอนที่ 3 ส่งเอกสารประกอบและยืนยันข้อมูล

จัดเตรียมเอกสารยืนยันตัวตนหรือข้อมูลเพิ่มเติมตามที่ระบบแจ้ง และตรวจอีเมลหรือสถานะคำขอจนได้รับอนุมัติ โดยไม่ควรอ้างอิงกำหนดวันยืนยันจากคู่มือเก่าหากหน้าระบบแสดงเงื่อนไขใหม่

ขั้นตอนที่ 4 จัดทำเอกสาร PDF/A-3

จัดทำใบกำกับภาษีที่มีรายการครบตามกฎหมายในรูปแบบ PDF/A-3 ตามมาตรฐานที่ระบบกำหนด ไม่ใช่ไฟล์ PDF ทั่วไปโดยไม่มีการตรวจรูปแบบ

ขั้นตอนที่ 5 ส่งเอกสารเพื่อประทับรับรองเวลา

ดำเนินการส่งอีเมลใบกำกับภาษีตามขั้นตอนระบบ โดยส่งให้ผู้ซื้อและสำเนาถึงระบบกลางที่กำหนด เพื่อให้ได้รับเอกสารที่ผ่านการประทับรับรองเวลา จากนั้นผู้ประกอบการต้องจัดเก็บเอกสารที่ได้รับการรับรองตามหลักเกณฑ์

ผู้ประกอบการควรตรวจผลการประทับรับรองเวลาและการส่งมอบเอกสารให้ลูกค้า ไม่ควรถือว่าการส่งอีเมลสำเร็จเพียงอย่างเดียวเท่ากับเอกสารผ่านกระบวนการครบถ้วนแล้ว

สมัคร e-Tax Invoice แล้ว ต้องทำอะไรต่อ?

การได้รับอนุมัติให้ใช้ระบบเป็นเพียงขั้นตอนแรก เพราะผู้ประกอบการยังต้องกำหนดกระบวนการออกเอกสาร ตรวจสอบข้อมูล และควบคุมการนำส่งให้ครบตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

ตรวจข้อมูลใบกำกับภาษีให้ครบถ้วน

ตรวจชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่เอกสาร วันที่ออก รายการสินค้าและบริการ มูลค่าและภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมทั้งสาระสำคัญอื่นตามประมวลรัษฎากร

ตรวจความถูกต้องของเอกสารที่รับรองแล้ว

ตรวจว่าเอกสารมีลายมือชื่อดิจิทัลหรือการประทับรับรองเวลาตามระบบที่เลือกใช้งาน และสามารถเก็บหรือเรียกดูข้อมูลต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ได้

ควบคุมการยกเลิกและแก้ไขเอกสาร

หากพบรายการผิดพลาด ต้องใช้วิธีแก้ไขตามข้อกำหนดของใบกำกับภาษีและระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น การออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือการดำเนินการตามเหตุของความผิดพลาด ไม่ควรแก้ไขไฟล์ที่ออกให้ลูกค้าแล้วโดยไม่มีขั้นตอนตรวจสอบ

เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ต้องจัดเก็บเอกสารให้สามารถเข้าถึง ตรวจสอบความถูกต้อง และนำมาแสดงได้ตามกฎหมาย รวมถึงควบคุมสิทธิการเข้าถึงและมีระบบสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย

การเตรียมข้อมูลทางภาษีควรดำเนินการควบคู่กับ การจัดทำรายงานและยื่น ภ.พ.30 โดยไม่เข้าใจว่าการออก e-Tax Invoice ทดแทนหน้าที่ยื่นแบบ VAT ทั้งหมด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการลงทะเบียน e-Tax Invoice

การวางระบบงานภาษีควรเริ่มตั้งแต่การออกเอกสาร การบันทึกบัญชี ไปจนถึงการตรวจรายงานภาษีประจำเดือน สามารถอ่าน แนวทางบริหารจัดการภาษีธุรกิจ ประกอบ

ร้านค้าออนไลน์จำเป็นต้องใช้ e-Tax Invoice หรือไม่?

ธุรกิจขายสินค้าออนไลน์ที่จดทะเบียน VAT สามารถพิจารณาใช้ e-Tax Invoice ได้ โดยต้องดูความเหมาะสมของระบบ จำนวนคำสั่งซื้อ และการเชื่อมข้อมูลกับแพลตฟอร์มที่ขายสินค้า

ตัวอย่างเช่น ร้านค้าที่ขายสินค้าผ่านหลายแพลตฟอร์มอาจมีรายการขายจำนวนมาก การใช้ระบบที่เชื่อมข้อมูลใบกำกับภาษีกับรายงานขายช่วยลดการบันทึกซ้ำได้ แต่เจ้าของกิจการยังต้องตรวจยอดขาย ส่วนลด การคืนสินค้า และค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มแยกต่างหาก

กิจการไม่ควรเข้าใจว่าการมีระบบ e-Tax Invoice จะทำให้ข้อมูลรายได้และภาษีขายถูกต้องโดยไม่ต้องตรวจสอบ เพราะรายการรับชำระเงินจริงอาจแตกต่างจากยอดขายตามรายงานของแพลตฟอร์ม

ศึกษา ภาษีขายของออนไลน์ Shopee Lazada และ TikTok และ ความรู้เกี่ยวกับ VAT และบริการอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มเติม

เช็กลิสต์ก่อนสมัคร e-Tax Invoice

• ☐ ตรวจสถานะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ☐ เลือกระหว่าง e-Tax Invoice & e-Receipt กับ by Email
• ☐ ตรวจรายได้และเงื่อนไขคุณสมบัติของระบบ
• ☐ ตรวจจำนวนใบกำกับภาษีที่ออกในแต่ละเดือน
• ☐ เตรียมข้อมูลนิติบุคคลและผู้มีอำนาจลงนาม
• ☐ เตรียมอีเมลและข้อมูลผู้ประสานงาน
• ☐ ตรวจความจำเป็นในการใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
• ☐ เลือกโปรแกรมหรือผู้ให้บริการที่รองรับ
• ☐ ตรวจเอกสารประกอบคำขอให้ครบ
• ☐ ตรวจสถานะการอนุมัติและสิทธิใช้งาน
• ☐ ทดสอบการจัดทำและส่งมอบใบกำกับภาษี
• ☐ กำหนดวิธีสำรองและจัดเก็บเอกสาร

ก่อนใช้งานจริงควรมอบหมายผู้รับผิดชอบด้านการออกเอกสารและผู้ตรวจสอบข้อมูลบัญชีภาษีให้ชัดเจน พร้อมทดสอบกระบวนการกับรายการตัวอย่างอย่างน้อยหนึ่งรอบ

สำหรับระบบจัดเก็บข้อมูลย้อนหลัง สามารถศึกษา วิธีจัดระบบเอกสารบัญชีบริษัท เพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลงทะเบียน e-Tax Invoice (FAQ)

สรุป: ลงทะเบียน e-Tax Invoice ให้ถูกต้อง เริ่มจากเลือกระบบให้เหมาะกับธุรกิจ

การลงทะเบียน e-Tax Invoice เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเปลี่ยนมาออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องเลือกวิธีใช้งานให้เหมาะกับรายได้ ปริมาณเอกสาร และความพร้อมของระบบบัญชี

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลและการนำส่งข้อมูลตามมาตรฐาน ส่วน e-Tax Invoice by Email ใช้การประทับรับรองเวลาตามหลักเกณฑ์ของระบบ ผู้ประกอบการต้องตรวจคุณสมบัติ เตรียมเอกสาร และได้รับอนุมัติก่อนเริ่มใช้บริการ

การใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับการสมัครสำเร็จเท่านั้น แต่ต้องมีระบบออกเอกสาร ตรวจสอบข้อมูล นำส่ง และจัดเก็บหลักฐานอย่างถูกต้องด้วย