เงินฝากระหว่างทางคืออะไร ทำไมยอดบัญชีกับธนาคารไม่ตรง

เงินฝากระหว่างทางคืออะไร

เงินฝากระหว่างทาง หมายถึง เงินที่กิจการได้นำฝากธนาคารและบันทึกในบัญชีของกิจการเรียบร้อยแล้ว แต่ ณ วันที่จัดทำ Statement หรือวันสิ้นรอบ ธนาคารยังไม่ได้บันทึกรายการดังกล่าวเข้าบัญชีเงินฝากของกิจการ

ผลที่เกิดขึ้นคือยอดเงินฝากตามบัญชีของกิจการจะสูงกว่ายอดตาม Statement ธนาคารชั่วคราว จนกว่าธนาคารจะประมวลผลและแสดงรายการนั้นในวันถัดไป

แนวคิดนี้เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบบัญชีธนาคาร หากกิจการต้องการจัดข้อมูลรับ–จ่ายให้เป็นระบบตั้งแต่ต้น สามารถดู บริการรับทำบัญชี

ตัวอย่างเงินฝากระหว่างทางแบบเข้าใจง่าย

ดังนั้น ณ วันที่ 31 มีนาคม ยอดตามสมุดบัญชีของบริษัทจะมากกว่ายอดตาม Statement 50,000 บาท ผลต่างนี้ถือเป็นเงินฝากระหว่างทางหากมีหลักฐานยืนยันและธนาคารรับรู้รายการในเวลาต่อมา

ทำไมเงินฝากระหว่างทางมักเกิดช่วงสิ้นเดือน

สาเหตุหลักคือความแตกต่างของเวลาบันทึกระหว่างบริษัทกับธนาคาร เช่น บริษัทนำฝากเงินช่วงเย็น วันสุดท้ายของเดือน วันหยุด หรือช่วงที่ธนาคารยังไม่ประมวลผลรายการ

กรณีนี้จึงพบได้บ่อยระหว่างการปิดบัญชีรายเดือนและปลายปี เพราะฝ่ายบัญชีต้องเปรียบเทียบยอดเงินในบัญชีกับหลักฐานจากธนาคาร ณ วันเดียวกัน

หากต้องการเข้าใจโครงสร้างการบันทึกรายการว่าบัญชีเงินฝากธนาคารอยู่ส่วนใด สามารถอ่าน ผังบัญชีคืออะไร

Bank Reconciliation คืออะไร

Bank Reconciliation หรือการกระทบยอดธนาคาร คือการนำยอดและรายการตามบัญชีของกิจการมาเปรียบเทียบกับ Statement เพื่อหาว่ารายการใดตรงกัน รายการใดยังไม่ปรากฏ และรายการใดอาจต้องปรับปรุงบัญชี

การกระทบยอดไม่ควรดูเฉพาะยอดปลายเดือน แต่ควรตรวจรายการเข้า–ออกทีละประเภทด้วย เพราะยอดสุดท้ายอาจบังเอิญเท่ากันทั้งที่มีรายการผิดหลายรายการหักล้างกัน

วิธีตรวจสอบเงินฝากระหว่างทาง

หากรายการไม่ปรากฏใน Statement หลังผ่านไประยะหนึ่ง ไม่ควรถือว่าเป็นเงินฝากระหว่างทางต่อไปโดยอัตโนมัติ แต่ต้องกลับไปตรวจหลักฐานและติดตามกับธนาคารหรือผู้เกี่ยวข้อง

เงินฝากระหว่างทางต้องบันทึกบัญชีเพิ่มหรือไม่

หากบริษัทบันทึกรายการฝากเงินถูกต้องแล้ว การที่ธนาคารยังไม่แสดงยอดเป็นเพียงผลต่างด้านเวลา โดยทั่วไปจึงไม่ควรลงรายการเงินฝากซ้ำอีกครั้ง เพราะจะทำให้ยอดเงินในบัญชีสูงเกินจริง

สิ่งที่ต้องทำคือระบุรายการไว้ในกระดาษกระทบยอดและติดตามจนเห็นรายการใน Statement งวดถัดไป หากตรวจแล้วพบว่าบริษัทบันทึกจำนวนผิดหรือบันทึกรายการซ้ำ จึงค่อยพิจารณาปรับปรุงบัญชีตามข้อเท็จจริง

เงินฝากระหว่างทางต่างจากเช็คค้างจ่ายอย่างไร

สองรายการนี้เกิดจากความต่างของเวลาเหมือนกัน แต่คนละด้านของกระแสเงิน

รายการอื่นที่ทำให้ Statement กับบัญชีไม่ตรง

เงินฝากระหว่างทางไม่ใช่สาเหตุเดียวที่ทำให้ยอดไม่ตรง ยังอาจเกิดจากค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยรับ การตัดบัญชีอัตโนมัติ การโอนที่กิจการยังไม่ได้บันทึก เช็คค้างจ่าย หรือความผิดพลาดในการบันทึก

จึงควรตรวจรายการทั้งหมดก่อนสรุปสาเหตุ และไม่ควรบังคับปรับตัวเลขเพียงเพื่อให้ยอดสองฝั่งเท่ากัน หากต้องการเข้าใจระบบเอกสารพื้นฐานเพิ่มเติมสามารถอ่าน บิลเงินสดและหลักฐานค่าใช้จ่าย

การควบคุมเงินรับช่วยลดปัญหาเงินฝากค้างตรวจสอบ

ธุรกิจควรกำหนดว่ารับเงินแล้วใครเป็นผู้ตรวจ ใครนำฝาก ใครออกเอกสาร และใครบันทึกบัญชี ไม่ควรปล่อยให้เงินรับจำนวนมากผ่านบุคคลเดียวทุกขั้นตอนโดยไม่มีการตรวจสอบ

หากมีเงินสดย่อยหรือรายการเงินสดจำนวนมากควรแยกระบบให้ชัดด้วย เพราะเงินสดและเงินฝากธนาคารเป็นสินทรัพย์ที่มีการเคลื่อนไหวบ่อย ธุรกิจที่ต้องการจัด Workflow สามารถดู บริการรับวางระบบบัญชี

โปรแกรมบัญชีช่วยกระทบยอดได้อย่างไร

ระบบบัญชีที่จัดรายการรับ–จ่ายเป็นหมวดหมู่และมีข้อมูลวันที่ชัด ช่วยให้ฝ่ายบัญชีค้นรายการที่ต่างจาก Statement ได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีธุรกรรมจำนวนมากในแต่ละวัน

กิจการที่ใช้ระบบบัญชีสามารถดูแนวทางเพิ่มเติมที่ โปรแกรมบัญชี Express และควรออกแบบผังบัญชีให้สอดคล้องกับบัญชีธนาคารแต่ละแห่งเพื่อให้ตรวจสอบได้ง่าย

เงินฝากระหว่างทางมีผลตอนปิดงบหรือไม่

มีผลในแง่การตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันสิ้นรอบ ฝ่ายบัญชีควรพิสูจน์ได้ว่ายอดที่แตกต่างเกิดจากรายการใด และรายการนั้นเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่สร้างขึ้นเพื่อให้ยอดกระทบกัน

ก่อนปิดงบจึงควรทำ Bank Reconciliation ของทุกบัญชีธนาคารให้เรียบร้อย หากต้องการดูภาพรวมของการเตรียมบัญชีปลายปีสามารถอ่าน บริการรับปิดงบการเงิน และ ปิดบัญชีบริษัทภายในกี่เดือน

ผู้สอบบัญชีตรวจรายการนี้อย่างไร

ในการตรวจยอดเงินฝากธนาคาร อาจมีการพิจารณารายการที่อยู่ระหว่างทางและหลักฐานหลังวันสิ้นงวด เพื่อดูว่ารายการเกิดขึ้นจริงและธนาคารรับรู้ในเวลาต่อมาหรือไม่

เอกสารจึงควรเชื่อมโยงกันได้ตั้งแต่หลักฐานรับเงิน ใบนำฝาก รายการบัญชี ไปจนถึง Statement หากต้องการเข้าใจบทบาทการตรวจสอบสามารถดู บริการรับตรวจสอบบัญชี และอ่าน สภาวิชาชีพบัญชีคืออะไร

เงินฝากระหว่างทางสัมพันธ์กับงบการเงินอย่างไร

เงินฝากธนาคารเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ของกิจการ ดังนั้นยอดปลายงวดต้องสามารถอธิบายได้ การกระทบยอดช่วยให้มั่นใจว่ารายการในบัญชีสัมพันธ์กับข้อมูลจากธนาคารและมีหลักฐานสนับสนุน

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการเข้าใจภาพรวมของรายงานปลายปี สามารถอ่านบทความ งบการเงินคืออะไร หาก URL ดังกล่าวยังไม่ได้เปิดใช้งาน ให้เปลี่ยนเป็น URL จริงของบทความงบการเงินในระบบก่อนเผยแพร่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการกระทบยอดธนาคาร

เช็กลิสต์ก่อนปิดยอดบัญชีธนาคารประจำเดือน

การกระทบยอดเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีพื้นฐาน ผู้ประกอบการสามารถอ่าน บัญชีภาษีพื้นฐานสำหรับผู้ประกอบการ เพื่อเห็นภาพว่างานบัญชีรายเดือนเชื่อมกับภาษีและงบการเงินอย่างไร