จ้างสำนักงานบัญชีดีไหม? ทำเอง จ้างพนักงาน หรือ Outsource แบบไหนเหมาะกับธุรกิจ

ก่อนตัดสินใจจ้างสำนักงานบัญชี ต้องเข้าใจก่อนว่างานบัญชีธุรกิจมีอะไรบ้าง

งานบัญชีของธุรกิจไม่ได้มีเพียงการจดว่าเงินเข้าเท่าไรและจ่ายออกเท่าไร แต่ยังเกี่ยวข้องกับการจัดประเภทเอกสาร รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินทรัพย์ ภาษี และข้อมูลที่ใช้จัดทำงบการเงิน

สำหรับกิจการขนาดเล็ก การเริ่มจากรายรับรายจ่ายยังมีประโยชน์ สามารถอ่านวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อจัดข้อมูลพื้นฐานให้เป็นระบบก่อน

แต่เมื่อเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล การมีตารางรายรับรายจ่ายอย่างเดียวไม่ใช่การทำบัญชีทั้งหมดของกิจการ จึงต้องแยกเรื่อง “ข้อมูลภายในเพื่อบริหารเงิน” ออกจาก “งานบัญชีและภาษีของนิติบุคคล” ให้ชัดเจน

ทางเลือกที่ 1 ทำบัญชีเอง

การทำบัญชีหรือจัดข้อมูลเองเหมาะกับเจ้าของกิจการที่ยังมีรายการไม่มาก เข้าใจเอกสารของธุรกิจ และสามารถติดตามข้อมูลได้อย่างสม่ำเสมอ

ไม่ว่าจะทำเองหรือส่งสำนักงานบัญชี สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือเอกสาร สามารถดูเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพื่อวางระบบการเก็บหลักฐานตั้งแต่ต้น

ทางเลือกที่ 2 จ้างพนักงานบัญชีประจำ

พนักงานบัญชีประจำเหมาะกับกิจการที่มีเอกสารและธุรกรรมจำนวนมาก ต้องออกเอกสารภายในทุกวัน มีการติดตามลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก หรือมีหลายแผนกที่ต้องส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี

ข้อดีคือมีคนดูแลงานอยู่ในองค์กร ติดต่อสะดวก และเข้าใจกระบวนการภายในได้ลึก แต่บริษัทต้องบริหารทั้งเงินเดือน สวัสดิการ การสรรหาคน การอบรม และการควบคุมคุณภาพงาน

กิจการที่เริ่มมีหลายขั้นตอนควรพิจารณาการวางระบบบัญชีควบคู่ไปด้วย เพราะการมีพนักงานแต่ไม่มีระบบที่ชัดเจนอาจยังทำให้เอกสารตกหล่นได้

ทางเลือกที่ 3 จ้างสำนักงานบัญชีแบบ Outsource

การจ้างสำนักงานบัญชีคือการนำงานบัญชีและภาษีบางส่วนหรือทั้งหมดไปให้ผู้ให้บริการภายนอกดูแลตามขอบเขตที่ตกลงกัน

รูปแบบนี้เหมาะกับ SME และบริษัทที่ยังไม่จำเป็นต้องมีทีมบัญชีประจำเต็มรูปแบบ แต่ต้องการให้มีผู้ดูแลงานบันทึกบัญชี ตรวจเอกสาร ภาษี และเตรียมข้อมูลสำหรับปิดงบอย่างต่อเนื่อง

หากต้องการดูขอบเขตงานบริการโดยตรง สามารถอ่านบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติมได้

สำนักงานบัญชีช่วยอะไรได้บ้าง

ขอบเขตของแต่ละสำนักงานไม่เหมือนกัน จึงควรดูรายละเอียดในใบเสนอราคาและข้อตกลงบริการ ไม่ควรคิดว่าสำนักงานบัญชีทุกแห่งทำทุกเรื่องเหมือนกัน

กรณีมีประเด็นภาษีเฉพาะหรือธุรกรรมซับซ้อน สามารถแยกใช้ที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพิ่มเติมจากงานบัญชีประจำได้

จ้างสำนักงานบัญชีมีข้อดีอะไร

1. ไม่ต้องสร้างทีมบัญชีเต็มรูปแบบตั้งแต่เริ่ม

ธุรกิจสามารถใช้บริการตามขอบเขตที่ต้องการ โดยเฉพาะช่วงที่จำนวนรายการยังไม่มากพอที่จะรองรับต้นทุนของทีมบัญชีประจำ

2. มีผู้ช่วยติดตามกำหนดเวลาทางบัญชีและภาษี

งานภาษีมีหลายแบบและแต่ละรายการมีรอบเวลาต่างกัน การมีผู้รับผิดชอบช่วยลดโอกาสที่เจ้าของธุรกิจจะต้องจำทุกกำหนดด้วยตัวเอง

3. มีคนตรวจเอกสารก่อนนำไปใช้

เอกสารที่ผิด ชื่อบริษัทไม่ตรง หรือข้อมูลไม่ครบ หากพบเร็วก็ยังมีโอกาสแก้ได้ง่ายกว่ารอจนถึงปลายปี

ตัวอย่างเรื่องเอกสารที่พบได้บ่อยคือบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร

4. เจ้าของธุรกิจมีเวลาโฟกัสงานหลักมากขึ้น

หากเจ้าของใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อเดือนกับการเรียงเอกสาร คีย์ข้อมูล ตามแบบภาษี และแก้รายการย้อนหลัง การ Outsource อาจช่วยให้เวลาเหล่านั้นกลับไปใช้กับการขาย การบริการ และการบริหารทีมได้มากขึ้น

แต่การจ้างสำนักงานบัญชีก็มีข้อจำกัด

สำนักงานบัญชีไม่ได้อยู่ในธุรกิจทุกวันเหมือนพนักงานประจำ ดังนั้นคุณภาพงานส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับการส่งข้อมูลของบริษัทด้วย

ดังนั้นก่อนเริ่มงานควรทำความเข้าใจทั้งขอบเขตและวิธีส่งเอกสาร ไม่ใช่เลือกจากราคาอย่างเดียว

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับการจ้างสำนักงานบัญชี

ส่วนธุรกิจที่มีรายการภายในจำนวนมาก ต้องอนุมัติเอกสารทุกวัน มีสต๊อกหลายคลัง หรือหลายสาขา อาจเหมาะกับรูปแบบผสม คือมีทีมบัญชีภายในและใช้สำนักงานบัญชีหรือที่ปรึกษาช่วยตรวจอีกชั้นหนึ่ง

ค่าบริการสำนักงานบัญชีควรดูจากอะไร

ค่าบริการไม่ได้ขึ้นอยู่กับยอดขายเพียงอย่างเดียว ปริมาณเอกสาร จำนวนบัญชีธนาคาร พนักงาน VAT การซื้อขายต่างประเทศ สต๊อก และความซับซ้อนของธุรกิจล้วนมีผลต่อปริมาณงาน

ก่อนเปรียบเทียบราคา ควรเปรียบเทียบก่อนว่าแต่ละแห่งรวมบริการอะไรไว้บ้าง เพราะราคาที่ต่ำกว่าอาจเป็นคนละขอบเขตงาน

สามารถอ่านรายละเอียดต่อที่ค่าบริการรับทำบัญชีคิดจากอะไร

เลือกสำนักงานบัญชีอย่างไร

อย่าเลือกสำนักงานบัญชีจากราคาเพียงอย่างเดียว

ราคามีความสำคัญ แต่สิ่งที่ควรดูคู่กันคือความครบถ้วนของงาน การตอบกลับ การแจ้งปัญหา และความสามารถในการอธิบายข้อมูลให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจ

สำนักงานบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกธุรกิจหนึ่ง เพราะกิจการแต่ละแห่งมีทั้งจำนวนเอกสาร ระบบงาน และความต้องการคำปรึกษาต่างกัน

เมื่อไรควรพิจารณาเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

การเปลี่ยนไม่ควรเกิดจากความรู้สึกเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูปัญหาที่เกิดซ้ำ เช่น ติดต่อยาก ไม่ทราบสถานะงาน เอกสารขาดแต่ไม่มีการแจ้ง หรือเจ้าของธุรกิจไม่สามารถขอข้อมูลบัญชีที่จำเป็นได้

ก่อนเปลี่ยนควรขอรายการเอกสารและข้อมูลทั้งหมด ตรวจสถานะภาษีและงานค้าง รวมถึงกำหนดวันที่ผู้ให้บริการรายใหม่เริ่มรับผิดชอบให้ชัดเจน

สำนักงานบัญชีกับการปิดงบเกี่ยวข้องกันอย่างไร

หากมีการจัดบัญชีรายเดือนที่ต่อเนื่อง งานปลายปีจะง่ายขึ้น เพราะรายการธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย และเอกสารสำคัญได้รับการตรวจมาตลอดปี

แต่ถ้าทั้งปีไม่มีการจัดเอกสารแล้วเพิ่งนำข้อมูลมาส่งช่วงปิดงบ อาจต้องใช้เวลาตามเอกสารและอธิบายรายการย้อนหลังมากขึ้น

สามารถอ่านการเตรียมข้อมูลสำหรับปิดงบการเงินเพิ่มเติมได้

แล้วเรื่องภาษี บริษัทต้องรู้เองหรือให้สำนักงานดูทั้งหมด

แม้จะมีสำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการก็ควรรู้ภาพรวมว่าบริษัทมีภาษีอะไรบ้าง เพราะการตัดสินใจทางธุรกิจเกิดขึ้นที่บริษัท เช่น การตั้งราคา การซื้อทรัพย์สิน การทำสัญญา หรือการรับรายได้ประเภทใหม่

สำนักงานบัญชีสามารถช่วยจัดทำและตรวจข้อมูลตามเอกสารที่ได้รับ แต่เจ้าของยังต้องแจ้งข้อเท็จจริงให้ครบ เพื่อให้การพิจารณาภาษีสอดคล้องกับธุรกิจจริง

นิติบุคคลสามารถอ่านการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์เพิ่มเติม

ก่อนจ้างสำนักงานบัญชี ควรเตรียมข้อมูลอะไร

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานประเมินขอบเขตงานได้ตรงกว่าแจ้งเพียงว่า “บริษัทขนาดเล็ก” หรือ “เอกสารไม่เยอะ”