บริษัทควรจ้างพนักงานบัญชีประจำเมื่อไร? 7 สัญญาณที่เจ้าของธุรกิจควรรู้

1. เอกสารซื้อขายเพิ่มขึ้นจนจัดการไม่ทัน

เมื่อกิจการมีใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทุกวัน เจ้าของธุรกิจอาจไม่มีเวลาตรวจรายละเอียดและจัดส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีครบถ้วน

ตัวอย่าง: ร้านค้าส่งมีเอกสารขายจำนวนมากทุกวัน และต้องติดตามใบส่งของกับยอดชำระเงิน การมีผู้ดูแลเอกสารโดยตรงอาจช่วยลดการตกหล่นได้

2. ต้องติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้เกือบทุกวัน

ธุรกิจที่มีการขายเชื่อจำนวนมากจำเป็นต้องรู้ว่าใครครบกำหนดจ่าย และมีเงินที่ต้องชำระให้ผู้ขายเมื่อไร หากไม่มีผู้รับผิดชอบติดตามอย่างต่อเนื่อง อาจกระทบสภาพคล่องของกิจการ

ตัวอย่าง: บริษัทขายอุปกรณ์ให้ลูกค้าเครดิต 30 วันหลายราย ต้องมีคนตรวจเอกสารรับชำระและติดตามยอดค้างรับอยู่เสมอ

3. มีหลายแผนกที่ต้องส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี

เมื่อบริษัทมีฝ่ายขาย จัดซื้อ คลังสินค้า และการเงิน ข้อมูลบัญชีจะเริ่มต้นจากหลายจุด หากไม่มีผู้ประสานงาน อาจเกิดปัญหาเอกสารไม่ครบหรือส่งช้า

สิ่งที่ควรทำ: กำหนดคนรับผิดชอบรวบรวม ตรวจ และส่งเอกสารให้ทันรอบงาน โดยไม่จำเป็นต้องให้บุคคลเดียวทำทุกขั้นตอน

4. เจ้าของธุรกิจต้องการดูตัวเลขบ่อยขึ้น

หากผู้บริหารต้องการทราบยอดขาย กำไรเบื้องต้น ต้นทุน สินค้าคงเหลือ หรือเงินสดที่มีอยู่ทุกสัปดาห์ กิจการต้องมีการจัดทำและตรวจข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

แต่ต้องแยกให้ชัดระหว่างรายงานบริหารที่จัดทำภายในกับงบการเงินตามมาตรฐานบัญชี เพราะใช้วัตถุประสงค์และอาจมีขั้นตอนปรับปรุงที่ต่างกัน

5. มีสต็อกสินค้าและรายการธนาคารจำนวนมาก

ธุรกิจค้าปลีก ค้าส่ง หรือโรงงานอาจมีสินค้าเข้าออกทุกวัน รวมทั้งมีหลายบัญชีธนาคารหรือหลายช่องทางรับเงิน หากไม่ได้ตรวจข้อมูลสม่ำเสมออาจเกิดยอดคลาดเคลื่อนสะสม

พนักงานภายในสามารถช่วยรวบรวมและตรวจข้อมูลเบื้องต้น ขณะที่การกระทบยอดและการควบคุมภายในควรมีผู้ตรวจสอบตามความเสี่ยงของกิจการ

6. งานเอกสารเริ่มกระทบกำหนดส่งภาษี

เมื่อเอกสารมาถึงผู้ทำบัญชีล่าช้า อาจทำให้เหลือเวลาตรวจสอบก่อนยื่นแบบภาษีน้อยลง โดยเฉพาะกิจการที่มี VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายการหลายประเภท

การมีคนคอยติดตามเอกสารภายในจึงช่วยให้สำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีได้รับข้อมูลตรงเวลา แต่ไม่ได้ทดแทนการตรวจสอบข้อกฎหมายและความถูกต้องของรายการ

7. เจ้าของกิจการต้องลงมือทำงานบัญชีเองมากเกินไป

หากผู้บริหารใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการติดตามเอกสาร แก้ไขรายการ จัดข้อมูลรับจ่าย หรือประสานงานเรื่องใบกำกับภาษี จนกระทบการบริหารลูกค้าและการพัฒนาธุรกิจ ควรทบทวนการแบ่งหน้าที่ภายใน

บางครั้งการจ้างเจ้าหน้าที่ดูแลเอกสารบัญชีก็เพียงพอ แต่บางธุรกิจอาจต้องการนักบัญชีที่มีความสามารถด้านการบันทึกและตรวจสอบบัญชีมากขึ้น

บริษัท A: ธุรกิจบริการขนาดเล็ก

มีเอกสารซื้อขายประมาณ 25–40 รายการต่อเดือน มีลูกค้าไม่กี่ราย และเจ้าของกิจการสามารถตรวจเอกสารก่อนส่งสำนักงานบัญชีได้

แนวทางที่อาจเหมาะสม: ใช้สำนักงานบัญชีภายนอกดูแลงานตามขอบเขตที่ตกลงกัน และกำหนดผู้รับผิดชอบจัดเอกสารภายใน โดยยังไม่จำเป็นต้องจ้างนักบัญชีเต็มเวลา

บริษัท B: ธุรกิจค้าส่งที่กำลังเติบโต

มีเอกสารหลายร้อยรายการต่อเดือน ซื้อขายเป็นเงินเชื่อ มีคลังสินค้า พนักงานหลายแผนก และผู้บริหารต้องติดตามยอดลูกหนี้กับเงินสดทุกสัปดาห์

แนวทางที่อาจเหมาะสม: มีเจ้าหน้าที่บัญชีหรือฝ่ายการเงินประจำคอยรวบรวมและตรวจข้อมูล พร้อมกำหนดงานที่สำนักงานบัญชีภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญรับผิดชอบต่อ

อย่าเปรียบเทียบเงินเดือนพนักงานหนึ่งคนกับค่าบริการสำนักงานบัญชีโดยไม่ดูหน้าที่ เพราะทั้งสองรูปแบบอาจรับผิดชอบงานต่างกัน เช่น เจ้าหน้าที่ภายในอาจดูเอกสารรายวัน ขณะที่สำนักงานบัญชีรับทำบัญชีและภาษีตามรอบที่ตกลงกัน

ตัวอย่างแบ่งงานภายในบริษัท

• ฝ่ายขาย: ออกเอกสารขายและแจ้งรายละเอียดลูกค้า
• ฝ่ายจัดซื้อ: ส่งใบสั่งซื้อและเอกสารรับสินค้า
• ฝ่ายการเงิน: ตรวจหลักฐานรับจ่ายและรายการธนาคาร
• เจ้าหน้าที่บัญชี: รวบรวม ตรวจสอบ และบันทึกหรือส่งข้อมูลตามหน้าที่
• ผู้บริหาร: กำหนดอำนาจอนุมัติและติดตามรายการสำคัญ

ตัวอย่างงานที่อาจมอบหมายสำนักงานบัญชี

• ตรวจเอกสารและให้คำแนะนำการบันทึกบัญชี
• จัดทำบัญชีและงานภาษีตามขอบเขตสัญญา
• กระทบยอดและตรวจรายการที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำรายงานและงบการเงินตามข้อตกลง
• แจ้งประเด็นที่ต้องปรับปรุงและประสานแก้ไข

• ☐ เอกสารเพิ่มขึ้นจนคนเดิมทำงานไม่ทันหรือไม่
• ☐ มีเอกสารขาดหรือส่งให้ผู้ทำบัญชีล่าช้าเป็นประจำหรือไม่
• ☐ ต้องติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้หลายรายทุกวันหรือไม่
• ☐ ผู้บริหารต้องการข้อมูลการเงินบ่อยกว่าที่ได้รับอยู่หรือไม่
• ☐ กิจการมีหลายแผนกหรือหลายช่องทางขายหรือไม่
• ☐ มีปัญหารายการธนาคารหรือสินค้าคงเหลือคลาดเคลื่อนหรือไม่
• ☐ สามารถกำหนดหน้าที่และตรวจสอบงานของพนักงานใหม่ได้หรือไม่
• ☐ ประเมินต้นทุนการจ้างตลอดปีแล้วหรือไม่
• ☐ มีทางเลือกในการปรับระบบหรือมอบหมายงานบางส่วนก่อนจ้างเพิ่มหรือไม่
• ☐ กำหนดหน้าที่ระหว่างบริษัทและสำนักงานบัญชีชัดเจนแล้วหรือไม่

1. บริษัทเปิดใหม่ต้องมีพนักงานบัญชีประจำหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานบัญชีเต็มเวลาทุกบริษัท แต่ต้องจัดให้มีการทำบัญชีและผู้ทำบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด โดยเลือกวิธีจัดจ้างและกระบวนการทำงานให้เหมาะกับกิจการ

2. บริษัทมีเอกสารเดือนละกี่ใบจึงควรจ้างพนักงานบัญชี?

ไม่มีจำนวนเอกสารตายตัว ควรพิจารณาประเภทงาน ความซับซ้อน ความถี่ในการใช้ข้อมูล และเวลาที่ต้องใช้จัดการเอกสารร่วมกัน

3. มีพนักงานบัญชีแล้ว ยังใช้สำนักงานบัญชีภายนอกได้หรือไม่?

ได้ โดยกำหนดให้พนักงานภายในรับผิดชอบงานประจำวัน และให้สำนักงานบัญชีดูแลงานตามขอบเขตที่ตกลง เช่น ตรวจทาน บัญชีภาษี หรือการจัดทำงบการเงิน

4. การจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกถูกกว่าจ้างพนักงานเสมอหรือไม่?

ไม่เสมอไป ขึ้นอยู่กับขอบเขตงาน ปริมาณเอกสารและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง จึงต้องเปรียบเทียบงานที่ได้รับให้ตรงกันก่อนสรุปเรื่องความคุ้มค่า

5. ธุรกิจเล็กควรเริ่มจากการจ้างตำแหน่งใด?

ขึ้นอยู่กับปัญหาที่ต้องการแก้ หากงานหลักคือจัดเอกสารและประสานงาน อาจเริ่มจากเจ้าหน้าที่ดูแลเอกสารบัญชี แต่หากต้องวิเคราะห์และบันทึกบัญชี ควรพิจารณาบุคลากรที่มีความรู้และคุณสมบัติเหมาะสม

“อย่าเพิ่งถามว่าบริษัทควรมีนักบัญชีกี่คน แต่ควรถามก่อนว่างานบัญชีของเราต้องการคนทำอะไร และต้องการข้อมูลไปใช้ตัดสินใจเรื่องใด”

เพราะการมีพนักงานมากไม่ได้แปลว่าระบบบัญชีจะดีขึ้นเสมอไป แต่การมีคนที่เหมาะกับงาน มีหน้าที่ชัดเจน และมีระบบตรวจสอบที่ดี จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตบนข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากกว่า