โปรแกรมบัญชีสรรพากรรับรอง มีจริงไหม? รู้จักมาตรฐานซอฟต์แวร์ก่อนเลือกใช้

โปรแกรมบัญชีสรรพากรรับรอง มีจริงหรือไม่?

คำตอบคือ กรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์เกี่ยวกับมาตรฐานซอฟต์แวร์เพื่อภาษีสรรพากร และมีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ แต่ต้องแยกเรื่องนี้ออกจากการอ้างว่าโปรแกรมบัญชีทุกยี่ห้อผ่านการรับรองจากกรมสรรพากรในลักษณะเดียวกัน

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 89 ลงวันที่ 29 เมษายน 2542 และที่แก้ไขเพิ่มเติม กล่าวถึงการจัดทำรายงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ คุณสมบัติซอฟต์แวร์ และมาตรการควบคุมข้อมูลทางบัญชี

มาตรฐานดังกล่าวมีความสำคัญต่อการจัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย และรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามหน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

อย่างไรก็ตาม การที่ผู้จำหน่ายระบุว่าโปรแกรมเป็นไปตามมาตรฐาน ไม่ได้ยืนยันว่าการใช้งานของทุกบริษัทจะถูกต้องครบถ้วน เพราะผลลัพธ์ยังขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ การบันทึกข้อมูล หลักฐานประกอบ และการตรวจสอบของผู้รับผิดชอบ

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการรู้จักซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไป สามารถอ่าน โปรแกรมบัญชีมีอะไรบ้าง และเลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ เพื่อเปรียบเทียบแนวทางใช้งานก่อนตัดสินใจ

รู้จักมาตรฐานซอฟต์แวร์เพื่อภาษีสรรพากร ชนิด ก ข ค และ ง

ตามประกาศที่เกี่ยวข้อง กรมสรรพากรกำหนดคุณสมบัติของซอฟต์แวร์สำหรับการจัดทำรายงานด้วยคอมพิวเตอร์ โดยแยกเป็นชนิดตามเงื่อนไขและลักษณะการควบคุมระบบ

ข้อกำหนดที่พบร่วมกันในกลุ่มมาตรฐานซอฟต์แวร์คือ การควบคุมไม่ให้แก้ไขรายการที่บันทึกและโอนเข้าบัญชีแยกประเภทแล้วโดยไร้ร่องรอย หากต้องแก้ไขให้มีการบันทึกรายการปรับปรุงตามวิธีการทางบัญชี

รายละเอียดของแต่ละชนิดต้องอ้างอิงข้อกำหนดทั้งหมดจากประกาศและฉบับแก้ไขเพิ่มเติม ไม่ควรใช้เพียงชื่อชนิดของซอฟต์แวร์เป็นเกณฑ์ตัดสินคุณภาพของโปรแกรมหรือความเหมาะสมกับธุรกิจ

5 คุณสมบัติสำคัญที่โปรแกรมบัญชีควรมีเพื่อรองรับงานภาษี

1. จัดทำรายงานภาษีได้ตามหน้าที่ของกิจการ

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทำรายงานภาษีที่เกี่ยวข้องตามหลักเกณฑ์ เช่น รายงานภาษีขายและรายงานภาษีซื้อ รวมถึงรายงานสินค้าและวัตถุดิบเมื่อมีหน้าที่ตามกฎหมาย

โปรแกรมควรสามารถแสดงข้อมูลที่จำเป็น เช่น วันที่เอกสาร เลขที่ใบกำกับภาษี ข้อมูลคู่ค้า มูลค่าสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษี เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลก่อนจัดทำแบบภาษีได้

ควรแยกความเข้าใจว่ารายงานภาษีซื้อและภาษีขายเป็นรายงานประกอบการจัดทำแบบ ภ.พ.30 ไม่ใช่เรียกตัวรายงานว่าแบบ ภ.พ.30 โดยตรง

อ่านเพิ่มเติมจาก การจัดทำและยื่นแบบ ภ.พ.30 เพื่อเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในโปรแกรมกับแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

2. มีหลักฐานการแก้ไขรายการบัญชี

โปรแกรมควรมีระบบตรวจสอบว่าใครเป็นผู้บันทึกหรือแก้ไขข้อมูล และมีวิธีปรับปรุงรายการทางบัญชีที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ เพื่อช่วยควบคุมความถูกต้องของข้อมูลและลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงรายการโดยไม่มีหลักฐาน

ตัวอย่าง หากบันทึกยอดขายผิดหลังผ่านรายการเข้าบัญชีแยกประเภทแล้ว ควรใช้วิธีบันทึกรายการปรับปรุงตามหลักบัญชี ไม่ใช่ลบรายการเดิมโดยไม่เหลือประวัติ

3. รองรับระบบบัญชีคู่และการกระทบยอด

กิจการที่จัดทำบัญชีตามระบบบัญชีคู่ควรตรวจว่าซอฟต์แวร์รองรับสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง และรายการปรับปรุงบัญชีได้อย่างเหมาะสม

ข้อมูลควรเชื่อมโยงจากเอกสารต้นทางเข้าสู่ระบบบัญชีโดยลดการบันทึกซ้ำ และช่วยให้ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างยอดขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และบัญชีธนาคารได้

4. มีระบบรักษาความปลอดภัยและกำหนดสิทธิผู้ใช้

โปรแกรมบัญชีต้องดูแลข้อมูลที่มีความสำคัญ เช่น รายละเอียดลูกค้า เงินเดือน ข้อมูลการเงิน และภาษี จึงควรสามารถกำหนดสิทธิผู้ใช้ตามหน้าที่และมีวิธีสำรองข้อมูลอย่างเหมาะสม

กิจการควรตรวจการจัดเก็บข้อมูล การเข้ารหัส การกู้คืน และเงื่อนไขการเข้าถึงข้อมูลหลังยกเลิกบริการหรือเปลี่ยนโปรแกรมด้วย

5. ส่งออกข้อมูลหรือรองรับการจัดเตรียมแบบภาษี

โปรแกรมบางระบบมีความสามารถสร้างไฟล์ข้อมูลสำหรับนำเข้าระบบภาษีหรือเชื่อมต่อบริการอิเล็กทรอนิกส์บางประเภท แต่ความสามารถดังกล่าวแตกต่างกันตามผู้พัฒนา รุ่นโปรแกรม และบริการที่สมัครใช้

ผู้ประกอบการจึงควรตรวจสอบและทดลองใช้งานจริง ไม่ควรสรุปว่าโปรแกรมบัญชีทุกยี่ห้อเชื่อมต่อระบบ e-Filing ของกรมสรรพากรโดยตรงได้ทั้งหมด

สำหรับกิจการที่ต้องการพัฒนาการทำงานด้านดิจิทัล สามารถศึกษา ระบบบัญชีดิจิทัลและการบริหารเอกสารบัญชี เพิ่มเติม

โปรแกรมบัญชีที่ดีควรตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้อย่างไร?

ระบบบัญชีที่น่าเชื่อถือไม่ควรมุ่งเพียงความสะดวกในการบันทึกข้อมูล แต่ต้องสามารถตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารต้นทาง รายการบัญชี และรายงานทางการเงินได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการขายสินค้า โปรแกรมควรเชื่อมข้อมูลกับใบกำกับภาษี บัญชีลูกหนี้ รายได้ ภาษีขาย และสินค้าคงเหลือตามระบบงานที่กิจการใช้งาน

หากมีการคืนสินค้าหรือปรับราคาภายหลัง ต้องมีเอกสารและการบันทึกรายการแก้ไขที่เหมาะสม เพื่อให้ยอดขายและรายการทางบัญชีสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

การตรวจสอบเช่นนี้ช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลสนับสนุนการจัดทำบัญชีภาษีได้ดีขึ้น แต่ยังต้องมีการตรวจหลักฐานและการปฏิบัติงานโดยบุคลากรที่เหมาะสม

อ่าน แนวทางจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท เพื่อวางวิธีจัดเก็บหลักฐานให้สอดคล้องกับข้อมูลที่บันทึกในโปรแกรม

ใช้โปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องมีผู้ทำบัญชีหรือไม่?

โปรแกรมบัญชีเป็นเครื่องมือสำหรับจัดทำและประมวลผลข้อมูล แต่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบทางวิชาชีพแทนบุคลากรตามกฎหมายได้ทั้งหมด

บริษัทจำกัดและนิติบุคคลที่มีหน้าที่จัดทำบัญชียังคงต้องจัดให้มีการทำบัญชีตามกฎหมาย โดยผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติและปฏิบัติหน้าที่ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

แม้ระบบจะช่วยคำนวณภาษีและจัดทำรายงานได้ แต่ผู้รับผิดชอบยังต้องตรวจว่ารายการบัญชีมีเอกสารครบ การรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเหมาะสม และมีการจัดประเภทภาษีถูกต้องตามธุรกรรมจริง

ตัวอย่างเช่น โปรแกรมอาจบันทึกค่าใช้จ่ายตามบัญชีได้ แต่การพิจารณาว่ารายการนั้นเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีหรือไม่ ยังต้องอาศัยข้อมูลและการวินิจฉัยตามข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ผู้ประกอบการที่สนใจจัดทำบัญชีภายในสามารถอ่าน ข้อควรรู้ก่อนทำบัญชีบริษัทเอง และ คุณสมบัติและหน้าที่ของผู้ทำบัญชี เพิ่มเติม

ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชีที่มีระบบควบคุมข้อมูลเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม โปรแกรมไม่สามารถรับประกันว่ากิจการจะไม่ถูกตรวจสอบภาษี และไม่ได้รับประกันว่าทุกรายการที่บันทึกจะถูกต้องตามกฎหมายหากข้อมูลต้นทางผิดพลาดหรือผู้ใช้เลือกประเภทภาษีไม่เหมาะสม

การนำข้อมูลจากโปรแกรมมาวิเคราะห์ธุรกิจสามารถศึกษาเพิ่มเติมจาก การวิเคราะห์งบการเงินและข้อมูลธุรกิจ และ วิธีอ่านงบกำไรขาดทุน

วิธีตรวจสอบโปรแกรมบัญชีก่อนตัดสินใจซื้อ

ก่อนซื้อหรือเปลี่ยนโปรแกรม ผู้ประกอบการควรขอให้ผู้จำหน่ายสาธิตระบบด้วยธุรกรรมจริงของกิจการ โดยไม่ควรประเมินจากภาพโฆษณาหรือรายการคุณสมบัติในเว็บไซต์เพียงอย่างเดียว

1. ตรวจคุณสมบัติทางบัญชีและภาษี

ตรวจว่าระบบมีบัญชีแยกประเภท งบทดลอง รายงานรายได้ค่าใช้จ่าย และรายงานภาษีที่กิจการต้องใช้หรือไม่ พร้อมดูความสามารถในการส่งออกข้อมูลและรายการแก้ไขย้อนหลัง

2. ขอรายละเอียดการอ้างอิงมาตรฐาน

หากผู้จำหน่ายระบุว่าโปรแกรมเป็นซอฟต์แวร์ตามมาตรฐานสรรพากร ควรขอทราบรายละเอียดชนิดของซอฟต์แวร์ เอกสารที่เกี่ยวข้อง และหลักฐานสนับสนุนคำกล่าวนั้น เพื่อให้ตรวจสอบกับประกาศที่เกี่ยวข้องได้

3. ทดสอบรายการบัญชีและรายงานภาษี

ให้ทดลองบันทึกรายการซื้อสินค้า ขายสินค้า รับชำระ จ่ายชำระ และรายการปรับปรุง เพื่อดูว่าข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภทและรายงานที่เกี่ยวข้องถูกต้องหรือไม่

4. ทดสอบการแก้ไขและควบคุมผู้ใช้งาน

ตรวจการกำหนดสิทธิของผู้บันทึก ผู้อนุมัติ และผู้ดูแลระบบ รวมถึงวิธีแก้ไขรายการเมื่อบันทึกผิด และการแสดงหลักฐานการปรับปรุงย้อนหลัง

5. ตรวจบริการหลังการขายและการสำรองข้อมูล

ควรสอบถามวิธีสำรองและกู้คืนข้อมูล การอัปเดตโปรแกรม การแก้ปัญหาด้านเทคนิค ตลอดจนสิทธิในการส่งออกข้อมูลหากต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการภายหลัง

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ สามารถอ่าน ข้อมูลโปรแกรมบัญชี TRCLOUD เพื่อศึกษารูปแบบการทำงานของซอฟต์แวร์บัญชีเพิ่มเติม

ตัวอย่างการเลือกโปรแกรมบัญชีตามลักษณะธุรกิจ

ธุรกิจซื้อมาขายไป

ควรให้ความสำคัญกับระบบสินค้า การซื้อขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และการกระทบยอดสินค้า เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินสัมพันธ์กับความเคลื่อนไหวของสินค้าจริง

ธุรกิจให้บริการ

ควรตรวจการออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงิน การติดตามลูกหนี้ ค่าใช้จ่ายโครงการ และการจัดทำรายงานภาษีที่เกี่ยวข้องกับบริการ

ร้านค้าออนไลน์

ควรตรวจความสามารถในการจัดการรายการขายจำนวนมาก การคืนสินค้า ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม และการกระทบยอดเงินรับจริงจากผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม

บริษัทที่มีหลายสาขา

ควรตรวจความสามารถในการแยกข้อมูลรายสาขา การกำหนดผู้ใช้งาน การรวมข้อมูลบัญชี และการจัดทำรายงานที่ผู้บริหารต้องใช้ โดยคำนึงถึงหน้าที่ภาษีของแต่ละสถานประกอบการด้วย

การจัดระบบบัญชีให้สอดคล้องกับการดำเนินงานสามารถศึกษา หลักการวางระบบบัญชีให้เหมาะกับกิจการ และ การบริหารจัดการภาษีธุรกิจ เพิ่มเติม

โปรแกรมบัญชีกับ e-Filing และ e-Tax Invoice ต้องเชื่อมต่อกันหรือไม่?

ระบบ e-Filing เป็นช่องทางยื่นแบบแสดงรายการภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ส่วน e-Tax Invoice เป็นระบบจัดทำและรับรองใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร ทั้งสองระบบมีวัตถุประสงค์และข้อกำหนดการใช้งานแตกต่างกัน

โปรแกรมบัญชีบางผลิตภัณฑ์อาจช่วยจัดเตรียมไฟล์สำหรับนำเข้าแบบภาษี หรือเชื่อมต่อกับระบบ e-Tax Invoice ผ่านผู้ให้บริการที่รองรับ แต่ไม่ควรถือว่าทุกโปรแกรมมีความสามารถเหมือนกัน

การเลือกใช้จึงควรตรวจระบบที่ต้องการเชื่อมต่อจริง เช่น การส่งข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย การจัดเตรียมข้อมูล VAT หรือการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมตรวจค่าบริการและเงื่อนไขเพิ่มเติม

ผู้ประกอบการสามารถศึกษา ขั้นตอนลงทะเบียน e-Tax Invoice และ การเตรียมความพร้อมใช้ e-Tax Invoice ในธุรกิจ ประกอบ

เช็กลิสต์ 12 ข้อ ก่อนเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับบริษัท

• ☐ โปรแกรมรองรับประเภทกิจการและระบบบัญชีที่ใช้งาน
• ☐ จัดทำรายงานภาษีที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้องตามรูปแบบ
• ☐ รองรับบัญชีแยกประเภทและรายการปรับปรุง
• ☐ มีหลักฐานการแก้ไขข้อมูลหลังบันทึกรายการ
• ☐ กำหนดสิทธิผู้ใช้งานและผู้อนุมัติได้
• ☐ ตรวจข้อมูลการซื้อขายและเอกสารต้นทางย้อนหลังได้
• ☐ กระทบยอดบัญชีและรายงานสำคัญได้
• ☐ ตรวจสอบการส่งออกข้อมูลบัญชีและภาษีได้
• ☐ มีวิธีสำรองและกู้คืนข้อมูลที่ชัดเจน
• ☐ ตรวจเอกสารสนับสนุนคำอ้างเรื่องมาตรฐานสรรพากรแล้ว
• ☐ ทดลองใช้งานกับรายการธุรกิจจริงก่อนตัดสินใจ
• ☐ ประเมินต้นทุนโปรแกรม การอบรม และบริการหลังการขาย

เช็กลิสต์นี้สามารถใช้ในการประชุมระหว่างเจ้าของกิจการ ผู้ทำบัญชี ฝ่ายไอที และผู้จำหน่ายโปรแกรม เพื่อประเมินว่าเครื่องมือที่เลือกเหมาะสมกับธุรกิจและระบบควบคุมภายในเพียงใด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชีสรรพากรรับรอง (FAQ)

สรุป: เลือกโปรแกรมบัญชีตามมาตรฐานสรรพากร ต้องตรวจคุณสมบัติจริง

คำว่าโปรแกรมบัญชีสรรพากรรับรองควรทำความเข้าใจร่วมกับหลักเกณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อภาษีสรรพากร และเอกสารที่ผู้จำหน่ายสามารถแสดงให้ตรวจสอบได้ ไม่ควรอาศัยเพียงถ้อยคำโฆษณาเป็นเครื่องยืนยันความถูกต้องของระบบ

ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับรายงานภาษี การบันทึกบัญชีคู่ การตรวจสอบรายการย้อนหลัง การรักษาความปลอดภัย และความสามารถในการส่งออกข้อมูล รวมถึงทดลองใช้งานกับธุรกรรมจริงก่อนตัดสินใจ

โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมเป็นเครื่องมือช่วยให้การทำบัญชีมีระบบมากขึ้น แต่ความถูกต้องของบัญชีและภาษียังคงต้องอาศัยเอกสารที่ครบถ้วน การควบคุมภายใน และการตรวจสอบโดยผู้รับผิดชอบ