การควบคุมเงินสดในกิจการ ควรจัดระบบรับ–จ่ายอย่างไร

การควบคุมเงินสดคืออะไร

การควบคุมเงินสด คือการกำหนดขั้นตอนและผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับเงิน การเก็บรักษา การจ่ายเงิน การบันทึกบัญชี และการตรวจสอบ เพื่อให้เงินทุกก้อนมีที่มาและปลายทางที่ตรวจสอบได้

หลักสำคัญคือไม่ควรปล่อยให้คนเพียงคนเดียวสามารถรับเงิน บันทึกบัญชี และตรวจสอบรายการของตนเองทั้งหมด เพราะเมื่อไม่มีผู้ตรวจอีกชั้น ความผิดพลาดหรือรายการผิดปกติอาจผ่านไปได้ง่าย

ทำไมเงินสดเป็นจุดที่ธุรกิจควรควบคุมมากเป็นพิเศษ

หลักสำคัญที่สุดคือการแยกหน้าที่

หากจำนวนพนักงานเพียงพอ ควรแยกหน้าที่สำคัญออกจากกัน เช่น ผู้รับเงินไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี ผู้จัดทำรายการจ่ายไม่ใช่ผู้อนุมัติ และผู้ทำกระทบยอดธนาคารควรเป็นบุคคลที่ไม่ได้ควบคุมเงินโดยตรง

กิจการขนาดเล็กที่มีบุคลากรไม่มากอาจแยกทุกหน้าที่ไม่ได้ ในกรณีนี้เจ้าของหรือผู้บริหารควรเข้ามาตรวจสอบรายการที่มีความเสี่ยงแทน เช่น ตรวจรายการโอนเงิน อนุมัติการจ่าย และตรวจยอดธนาคารรายเดือน

การควบคุมเงินสดรับควรทำอย่างไร

เงินสดรับอาจมาจากการขายสินค้า ค่าบริการ การรับชำระหนี้ หรือรายรับประเภทอื่น หลักสำคัญคือเงินที่รับต้องมีหลักฐาน และยอดที่ได้รับควรถูกนำฝากหรือบันทึกเข้าระบบโดยเร็ว

การควบคุมเงินสดจ่ายควรเริ่มจากการอนุมัติ

เงินจ่ายควรมีเอกสารรองรับและผ่านการอนุมัติก่อนดำเนินการ โดยเฉพาะรายการจำนวนมากหรือรายการที่ไม่เกิดขึ้นเป็นประจำ

ก่อนจ่ายควรตรวจอย่างน้อยว่า รายการนั้นเกิดขึ้นจริง จำนวนเงินถูกต้อง ผู้ขายหรือผู้รับเงินถูกต้อง และมีเอกสารประกอบครบ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ สัญญา หรือหลักฐานรับสินค้า

กำหนดวงเงินอนุมัติช่วยลดความเสี่ยงได้

ธุรกิจสามารถกำหนดระดับการอนุมัติตามจำนวนเงิน เช่น รายการขนาดเล็กให้หัวหน้าแผนกอนุมัติ รายการขนาดกลางให้ผู้จัดการอนุมัติ และรายการมูลค่าสูงให้กรรมการหรือผู้บริหารระดับสูงพิจารณา

หลักสำคัญไม่ใช่ตัวเลขว่าควรเริ่มที่เท่าไร แต่ต้องสัมพันธ์กับขนาดกิจการและระดับความเสี่ยงของแต่ละรายการ

การกระทบยอดธนาคารช่วยตรวจอะไร

Bank Reconciliation หรือการกระทบยอดเงินฝากธนาคาร คือการเปรียบเทียบยอดตามบัญชีของกิจการกับรายการใน Statement ของธนาคาร เพื่อดูว่ามีรายการใดไม่ตรงกัน

ความแตกต่างอาจเกิดจากเช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน เงินฝากระหว่างทาง ค่าธรรมเนียมธนาคาร รายการโอนที่ยังไม่ได้บันทึก หรือความผิดพลาดจากการลงบัญชี การทำรายการนี้เป็นประจำช่วยให้พบความผิดปกติได้เร็ว

เงินสดย่อยก็ต้องมีระบบ

เงินสดย่อยมักใช้กับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ เช่น ค่าส่งเอกสาร ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าเดินทาง หรือของใช้เร่งด่วน เพราะแต่ละรายการมีมูลค่าไม่สูง เจ้าของกิจการจึงมักมองข้ามการควบคุม

แนวทางที่เหมาะสมคือกำหนดวงเงินสดย่อย ผู้ดูแล วงเงินต่อรายการ เอกสารเบิก และการตรวจนับเงินคงเหลือ โดยเงินสดจริงบวกหลักฐานที่ยังไม่ได้เบิกชดเชยควรสัมพันธ์กับวงเงินที่กำหนดไว้

แยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว

หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยใน SME คือเจ้าของรับเงินลูกค้าเข้าบัญชีส่วนตัวและจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัทจากบัญชีเดียวกัน ทำให้แยกไม่ออกว่าเงินส่วนใดเป็นของธุรกิจและส่วนใดเป็นเงินส่วนตัว

เมื่อกิจการเป็นบริษัท ควรกำหนดบัญชีธนาคารที่ใช้รับและจ่ายของบริษัทให้ชัด การแยกเงินตั้งแต่ต้นช่วยทั้งเรื่องบัญชี การตรวจสอบ และการบริหารกระแสเงินสด

ตัวอย่าง Workflow เงินสดรับ

ตัวอย่าง Workflow เงินสดจ่าย

Workflow ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้องระบุให้ชัดว่าแต่ละขั้นตอนใครรับผิดชอบ ใช้เอกสารอะไร และใครเป็นผู้ตรวจขั้นสุดท้าย

หากต้องการออกแบบกระบวนการทั้งฝ่ายบัญชี สามารถดู บริการรับวางระบบบัญชี

สัญญาณที่บอกว่าระบบเงินสดควรได้รับการทบทวน

เช็กลิสต์ควบคุมเงินสดสำหรับ SME

ผังบัญชีช่วยให้ระบบเงินสดชัดขึ้น

เมื่อระบบรับ–จ่ายเริ่มเป็นระเบียบ ขั้นต่อไปคือกำหนดว่ารายการแต่ละประเภทจะถูกบันทึกเข้าบัญชีใด เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย หรือรายได้

สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ ผังบัญชีคืออะไร เพื่อเชื่อมการควบคุมเงินกับโครงสร้างข้อมูลบัญชีให้เป็นระบบเดียวกัน

การควบคุมเงินสดเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีทั้งองค์กร

การควบคุมเงินสดจะทำงานได้ดีเมื่อเชื่อมกับการขาย การจัดซื้อ การอนุมัติ เอกสารบัญชี และรายงานของผู้บริหาร ไม่ควรแยกออกมาเป็นงานของฝ่ายการเงินเพียงฝ่ายเดียว

ธุรกิจที่ต้องการปรับทั้ง Workflow เอกสาร ผู้รับผิดชอบ และระบบบัญชี สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ รับวางระบบบัญชี

หากต้องการให้ทีมงานดูแลการบันทึกรายการและเอกสารต่อเนื่อง สามารถดู บริการรับทำบัญชี