เอกสารบัญชีสูญหาย เสียหาย ทำอย่างไร

เป็นที่รู้กัน ผู้ประกอบกิจการต้องเก็บเอกสารด้านบัญชีในแต่ละปีหลังทำการปิดงบแล้วไว้อย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด

แต่ยังมีหลายกิจการที่เกิดมีทั้งอุบัติเหตุ การหละหลวม หรือพลั้งเผลอ ทำเอกสารสูญหายหรือเสียหาย หรือเกิดจากความไม่ตระหนักให้ความสำคัญ

หรือบกพร่องปัญหาอันเกิดจากความผิดพลาดของคน Human Error ของกิจการ ทั้งที่มีระบบระเบียบในการจัดเก็บเอกสาร เกิดขึ้นอยู่บ่อย ๆ

ปรึกษางานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  อ่าน บริการที่ปรึกษาบัญชี

สาเหตุที่เอกสารสูญหาย เสียหาย

1. เกิดสภาวะน้ำท่วมฉับพลัน ทำให้เอกสารเปียกน้ำเสียหาย

2. เกิดอัคคีภัยในบริเวณหรือสถานที่เก็บเอกสารของกิจการ

3. เอกสารขาดเสียหาย จากการกัดกิน การของปลวก

4. เอกสารสูญหาย จากสาเหตุของการย้าย สำนักงานไปยังที่แห่งใหม่

5. พนักงานของกิจการ ทำเอกสารบัญชีสูญหาย

อย่างไรก็ตามแม้สาเหตุในข้อที่ 1-3 อาจจะเป็นเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงแต่เมื่อรู้ถึงสามเหตุเหล่านี้ที่อาจจะเกิดขึ้น คุณก็ยังสามารถ วางแผนรับมือกับมันได้

เช่นการจัดสร้างห้องเก็บเอกสารทางบัญชีที่ออกแบบให้มีความสูงเพื่อป้องกันเหตุน้ำท่วม การตัดตั้งตัวตัดสัญญาณไฟเพื่อป้องกันกรเกิดไฟไหม้ 

การดูแลสถานที่ไม่ให้มีปลวกมาขึ้น ถึงแม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจจะป้องกันไม่ได้ 100 % แต่ก็อาจจะช่วยผ่อนหนักเป็นเบาได้ หรือทำให้ไม่ความเสียหายเลย

เอกสารที่มักสูญหาย หรือเสียหายประจำ

1.เอกสารใบสั่งซื้อ

2.เอกสารใบเสนอราคา

3.เอกสารใบแจ้งหนี้

4.เอกสารใบกำกับภาษี

5.เอกสารใบเสร็จรับเงิน

ปรึกษางานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  โปรแกรมบัญชีใ ช้สำหรับวางระบบบัญชี โปรแกรมบัญชี express

แก้ปัญหาอย่างไร เมื่อเอกสารสำคัญทางบัญชีสูญหาย หรือเสียหาย

ในเรื่องนี้ ทางกรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งมีหน้าที่กำกับดูแลเรื่องบัญชีของกิจการโดยตรง ได้มีแนวทางในการช่วย

กิจการแก้ปัญหาในกรณี  เอกสารบัญชี สูญหาย เสียหาย ต้องทำอย่างไร แบบถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อให้กิจการได้ไปต่อโดยมีวิธีการดำเนินการแก้ปัญหาดังแนวทางต่อไปนี้

ขั้นตอนการดำเนินการอย่างถูกต้องตามกฎหมาย เมื่อเอกสารสำคัญทางบัญชีเกิดการสูญหาย เสียหาย

1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้อง ทำการสำรวจเอกสารและข้อมูลสำคัญทางบัญชีที่เกิดความเสียหาย หรือสูญหาย ว่ามีรายการอะไรบ้าง เป็นเอกสารของเดือนไหน ปีไหน พร้อมทั้งบันทึกรายละเอียดต่างๆ ที่สำรวจได้ไว้ให้ครบถ้วนมากที่สุด

2. ถ่ายรูปเอกสารสำคัญทางบัญชีที่เกิดการเสียหาย หรือสถานที่เก็บเอกสารที่เกิดความเสียหาย หรืออื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการเสียหายของเอกสารไว้ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน

3. ดำเนินการแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ เพื่อลงบันทึกประจำวัน เพราะเอกสารบัญชีถือเป็นเอกสารสำคัญของกิจการ โดยในการแจ้งความต้องเตรียมเอกสารไปเพื่อประกอบการแจ้งความดังนี้

3.1. สำเนาหลักฐานของผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีของกิจการดังกล่าว

3.2 ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ ในกรณีที่เอกสารสำคัญทางบัญชีเกิดการเสียหายจากน้ำท่วม หรือไฟไหม้

3.3 แนบหลักฐานที่สามารถแสดงได้เห็นว่า เอกสารมีการสูญหาย/หรือ เสียหายจริง

3.4 หนังสือมอบอำนาจกรณี มีการมอบหมายผู้กระทำการแทน จากผู้มี่มีอำนาจลงแทนนิติบุคคล

4. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีขององค์กรที่ทำเอกสารสูญหาย หรือเสียหาย ต้องทำการแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชีที่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรพื้นที่ให้ทราบ

โดยจะต้องดำเนินการแจ้ง ภายใน 15 วัน ตั้งแต่วันที่ทราบว่าเอกสารสูญหาย หรือเสียหาย พร้อมทั้งนำใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย อีกทั้งยังต้องเตรียมเอกสารต่างๆ พร้อมการยื่นแบบแจ้ง เกสารบัญชีเสียหายสูญหายดังนี้

4.1 ดาวน์โหลดฟอร์มเอกสารแจ้งบัญชีสูญหาย จากเว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนถูกต้องตามความเป็นจริง

4.2 กรณีประกอบกิจการในรูปแบบกิจการคนเดียวต้องเตรียมสำเนาทะเบียนพาณิชย์ หรือ เตรียมสำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แต่หากกิจการดังกล่าวจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ซึ่งในกรณีจัดตั้งกิจการเป็นห้างหุ้นส่วน จะต้องเตรียมหนังสือมอบอำนาจลงลายมือของทุกๆ หุ้นส่วนพร้อมประทับตราสำคัญ(ถ้ามี)ในการนำไปยื่นแบบแจ้งด้วย

4.3. เตรียมหลักฐานที่แสดงว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง  เช่น ภาพถ่ายของสถานที่เหตุประกอบกิจการในกรณีเอกสารบัญชีเสียหาย  แต่หากเป็นกรณีที่เอกสารทางบัญชีไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่สถานประกอบการ

ผู้จัดทำบัญชีต้องยื่นหลักฐานเพิ่มเติมให้กับสารวัตรบัญชีเพื่อแก้ข้อกล่าวหาเจตนาทำให้เอกสารเสียหาย บิดเบือนหรือทำให้สูญหาย มิฉะนั้นผู้จัดทำบัญชีจะมีความผิดทางกฎหมายทั้งนี้เมื่อทำการยืนแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี

ก็จะทำการบันทึกและตรวจสอบหลักฐานการการสูญหาย เสียหาย ในกรณีที่เอกสารทางบัญชีของกิจกานั้น ๆ ไม่ได้ถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่ได้แจ้งไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งในกรณีนี้สารวัตรบัญชีอาจตั้งข้อสงสัยได้ว่า

ผู้จัดทำบัญชีของกิจการนั้นๆ อาจมีเจตนาทำให้เอกสารสำคัญทางบัญชีชี เสียหาย หรือทำให้สูญหาย จนไม่สามารถนำมาแสดงได้ ในขั้นตอนการดำเนินการยื่นเรื่องนั้น เมื่อเจ้าหน้าที่จะทำการรับคำขอและทำการตรวจสอบแบบแจ้งที่ทำการยื่น

และทำการลงทะเบียนรับคำขอ จากนั้นจะทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่นำไปยื่น เพื่อยืนยันว่าเอกสารบัญชีได้เกิดการสูญหาย หรือเสียหายจริง  แล้วจึงจะพิจารณารับแจ้ง ซึ่งหากผลการพิจารณาเห็นชอบว่า

เอกสารบัญชีดังกล่าวสูญหาย หรือ เสียหายจริง เจ้าหน้าที่ผู้พิจารณาก็จะจัดส่งแบบแจ้งนี้คืนให้กับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อเก็บไว้เป็นเป็นหลักฐาน  ในการนำไปยื่นต่อกรมสรรพากร ซึ่งขั้นตอนการดำเนินการนี้ จะใช้เวลาในการดำเนินการประมาณ ประมาณ 1-2 สัปดาห์

ปรึกษางานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  แนะนำอ่านบริการรับทำบัญชี ราคาประหยัด

5. ภายหลังที่ได้ทำการแจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากิจการต้องทำการสรรหาที่ปรึกษาบัญชี เพื่อมาช่วยดำเนินการติดต่อประสานงานขอเอกสารและสำเนาทางบัญชีที่สูญหาย/เสียหาย

เพื่อนำมาใช้แทนเอกสารที่สูญหาย/เสียหายไป โดยวิธีการดำเนินการขอเกสารทางบัญชีประเภทที่สูญหาย ให้ดำเนินการในรายละเอียดดังนี้

5.1 สำเนาใบกำกับภาษีขาย ให้ติดต่อขอกับลูกค้าที่ได้รับใบกำกับภาษี เพื่อขอถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี หรือพิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาใหม่ หากใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ

5.2 ใบกำกับภาษีขายใบกำกับภาษีซื้อ ต้องหาข้อมูลผู้ขายจากบันทึกรายงานภาษีซื้อ แล้วจึงติดต่อกับผู้ขาย เพื่อขอใบแทนใบกำกับภาษี แต่หากเป็นกรณีสินค้านำเข้า ไม่จำเป็นต้องติดต่อผู้ขาย เพราะสามารถใช้ใบขนสินค้าไปแสดงและขอถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีจากกรมศุลกากรได้เลย

6.  สำหรับสถานที่ ที่จะไปดำเนินการยื่นแบบแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย เสียหายนั้น ขึ้นอยู่กับว่ากิจการนั้นๆตั้งอยู่ที่ไหน

6.1 หากกิจการตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ สามารถยื่นแบบแจ้งได้ที่ที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์

6.2 กรณีที่กิจการตั้งอยู่ในต่างจังหวัด สามารถยื่นแบบแจ้งได้ที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าของจังหวัดนั้นๆ

ปรึกษางานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  รับจดทะเบียนบริษัท บริการครบจบในทุกขั้นตอน

สรุปเมื่อเอกสารบัญชีหาย หรือเสียหาย

แม้กฎหมาย จะกำหนดไว้ว่าให้กิจการจะต้องเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี แต่หากเกิดกรณีเอกสารสูญหาย หรือเสียหายด้วยเหตุสุดวิสัย กิจการก็ไม่ต้องกังวลใจมากจนเกินไป

เพราะยังมีวิธีดำเนินการให้เอกสารดังกล่าวกลับคืนมาได้ถูกต้อง หากดำเนินขั้นตอนตามที่กำหนดไว้ เอกสารทางบัญชีของกิจการที่สูญหาย เสียหาย ก็สามารถจะกลับมาได้อย่างสมบูรณ์ พร้อมเป็นหลักฐานในการดำเนินกิจการได้ในปีต่อ ๆ ไป

ปรึกษางานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  สถานที่จดทะเบียนบริษัท ที่ใกล้ท่านที่สุด