เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ต้องทำอย่างไร แก้ไขให้ถูกต้อง

เอกสารบัญชีต้องเก็บรักษานานเท่าไร

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี การจัดเก็บจึงไม่ควรพึ่งเอกสารกระดาษเพียงชุดเดียว โดยเฉพาะเอกสารที่มีผลต่อรายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษี หรือยอดคงเหลือในงบการเงิน

ในทางปฏิบัติ เอกสารบางประเภทอาจมีเหตุผลทางกฎหมายหรือทางธุรกิจให้ต้องเก็บนานกว่านั้น จึงควรแยกนโยบายการเก็บเอกสารแต่ละกลุ่มให้ชัด และไม่ควรรีบทำลายเมื่อครบ 5 ปีโดยไม่ตรวจความจำเป็นก่อน

ธุรกิจที่ยังไม่มีระบบเอกสารสามารถเริ่มจาก การวางระบบบัญชี เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบ วิธีตั้งชื่อไฟล์ รอบการสำรองข้อมูล และตำแหน่งจัดเก็บเอกสารให้ค้นหาได้ง่าย

สาเหตุที่เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

บทความเดิมยกตัวอย่างเหตุการณ์ไว้หลายประเภท ซึ่งยังพบได้จริงในปัจจุบัน ทั้งเหตุสุดวิสัยและความผิดพลาดจากการทำงานภายในองค์กร

เอกสารประเภทไหนมักหายและมีผลกับบัญชี

เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญไม่เท่ากัน บางรายการสามารถขอสำเนาใหม่ได้ง่าย ขณะที่บางรายการต้องขอ “ใบแทน” ตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด จึงควรแยกประเภทก่อนดำเนินการ

สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทของสำนักงานบัญชีได้จากบทความ สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง เพื่อดูว่างานติดตามเอกสารและบันทึกบัญชีเชื่อมโยงกันอย่างไร

เอกสารบัญชีสูญหาย ต้องทำอะไรเป็นอันดับแรก

เมื่อพบว่าเอกสารหาย ไม่ควรเริ่มจากการสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาเอง แต่ควรสำรวจขอบเขตความเสียหายก่อน ทำรายการว่าเอกสารของเดือนใด ปีใด ประเภทใด และจำนวนประมาณเท่าไร

ต้องแจ้ง DBD ภายใน 15 วัน

กรณีบัญชีหรือเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหาย

ปัจจุบันกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ดำเนินการผ่านระบบงานการอนุญาต DBD e-Permit โดยใช้การแจ้งบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีเสียหายหรือสูญหาย หรือ ส.บช.2

ไม่ควรรอจนใกล้ปิดงบจึงแจ้ง เพราะระยะ 15 วันเริ่มนับจากวันที่ทราบหรือควรทราบว่าเอกสารเสียหายหรือสูญหาย ไม่ได้นับจากวันที่เริ่มจัดทำงบ

เอกสารหายทุกชนิดต้องแจ้งความหรือไม่

ควรแยกตามข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ เอกสารที่ถูกขโมย สูญหายจากการย้ายสถานที่ หรือเสียหายจากเหตุภัยพิบัติ อาจมีหลักฐานประกอบแตกต่างกัน การลงบันทึกประจำวันหรือเอกสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถใช้เป็นหลักฐานสนับสนุนได้ในกรณีที่เหมาะสม

สิ่งสำคัญกว่าการมีเอกสารแบบเดียวทุกกรณีคือ หลักฐานต้องอธิบายได้ว่าเกิดอะไรขึ้น เอกสารใดได้รับผลกระทบ และกิจการดำเนินการแก้ไขอย่างไร

ใบกำกับภาษีซื้อหาย ต้องทำอย่างไร

หากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการทำใบกำกับภาษีสูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในส่วนสำคัญ ควรติดต่อผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่เป็นผู้ออกใบกำกับภาษีเพื่อขอ ใบแทนใบกำกับภาษี ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

หลักเกณฑ์กำหนดให้ผู้ออกใบกำกับภาษีใช้สำเนาใบกำกับภาษีในการจัดทำใบแทน พร้อมระบุข้อมูลการออกใบแทน เช่น ครั้งที่ออก วันที่ เหตุผล และลายมือชื่อของผู้มีอำนาจตามที่กำหนด ดังนั้นผู้ซื้อไม่ควรนำสำเนาธรรมดาที่ถ่ายเองมาใช้เสมือนเป็นต้นฉบับโดยไม่มีการดำเนินการให้ถูกต้อง

หากกิจการมีเอกสารภาษีจำนวนมาก ควรเชื่อมข้อมูลกับ การวางแผนภาษี เพื่อกำหนดวิธีเก็บใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ–ขาย และหลักฐานที่ต้องใช้ประกอบการยื่นแบบให้ชัด

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายหาย ขอใหม่ได้หรือไม่

สามารถติดต่อผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพื่อขอใบแทนได้ กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ออกเก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ และสามารถใช้สำเนาหรือเอกสารที่พิมพ์จากระบบคอมพิวเตอร์ตามกรณี พร้อมระบุข้อความว่า “ใบแทน” และลงลายมือชื่อรับรอง

การจัดเก็บหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายเป็นรายเดือนและตั้งชื่อไฟล์ตามคู่ค้าจะช่วยลดเวลาการค้นหาเมื่อถึงช่วงตรวจบัญชีหรือปิดงบ

ใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารค่าใช้จ่ายหาย แก้อย่างไร

กรณีใบเสร็จหรือเอกสารค่าใช้จ่ายหาย ควรเริ่มจากติดต่อผู้ขายเพื่อขอสำเนาหรือเอกสารทดแทน หากผู้ขายมีระบบออกเอกสาร สามารถตรวจเลขที่เอกสาร วันที่ จำนวนเงิน และข้อมูลผู้ซื้อเพื่อให้เอกสารที่ได้รับกลับมาสอดคล้องกับรายการจริง

อย่าพึ่งใช้เพียงหลักฐานโอนเงินแทนเอกสารทั้งหมด เพราะหลักฐานธนาคารแสดงว่ามีการจ่ายเงินจริง แต่ไม่ได้อธิบายรายละเอียดสินค้าหรือบริการและองค์ประกอบของเอกสารภาษีที่กฎหมายกำหนด

บริษัทที่ต้องการจัดเอกสารรับ–จ่ายให้เป็นระบบสามารถดูแนวทางจาก การเปิดและจัดการบัญชีธนาคารบริษัท เพื่อแยกธุรกรรมของกิจการออกจากเงินส่วนตัว

เอกสารหายก่อนปิดงบ มีผลอย่างไร

เอกสารที่ขาดอาจทำให้ผู้ทำบัญชีไม่สามารถยืนยันรายการบางส่วนได้ เช่น ค่าใช้จ่าย ยอดเจ้าหนี้ ทรัพย์สิน หรือภาษีซื้อ และอาจต้องติดตามข้อมูลเพิ่มเติมก่อนจัดทำงบการเงินให้ครบ

หากเอกสารหายจำนวนมาก ควรเริ่มแก้ก่อนช่วงปลายปี โดยตรวจ Statement รายงานภาษี รายงานเจ้าหนี้ และข้อมูลในโปรแกรมบัญชี แล้วสร้างรายการเอกสารที่ยังขาดเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องช่วยติดตาม

สามารถศึกษาขั้นตอนปลายปีจากบทความ ปิดบัญชีและปิดงบการเงิน เพื่อดูว่าข้อมูลประเภทใดจะถูกตรวจในช่วงปิดงบ

ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยลดปัญหาเอกสารหายได้อย่างไร

โปรแกรมบัญชีไม่สามารถป้องกันเอกสารกระดาษสูญหายได้ทั้งหมด แต่ช่วยให้ข้อมูลรายการยังคงอยู่ เช่น เลขที่เอกสาร คู่ค้า จำนวนเงิน วันที่ และบัญชีที่เกี่ยวข้อง เมื่อเอกสารจริงหาย ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ตามกลับไปขอเอกสารใหม่ได้ง่ายขึ้น

กิจการที่ใช้ระบบภายในสามารถศึกษา โปรแกรมบัญชี Express เพื่อดูแนวทางจัดซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และข้อมูลบัญชีให้ค้นย้อนหลังได้เป็นระบบ

บริษัทที่ต้องการส่งงานบัญชีให้ผู้ให้บริการภายนอกควรกำหนดวิธีรับ–ส่งเอกสารให้ชัด สามารถอ่าน Outsource งานบัญชี เพื่อดูการแบ่งหน้าที่ระหว่างบริษัทกับสำนักงานบัญชี

เอกสารบัญชีดิจิทัลช่วยได้ แต่ต้องมีระบบ Backup

การเปลี่ยนจากแฟ้มกระดาษมาใช้ไฟล์ดิจิทัลช่วยลดความเสี่ยงจากน้ำ ไฟ และการย้ายสำนักงาน แต่ไม่ได้แปลว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย เพราะไฟล์สามารถถูกลบ ฮาร์ดดิสก์เสีย หรือผู้ใช้งานเข้าถึงผิดพลาดได้

ระบบที่ดีควรมี Backup แยกจากไฟล์ต้นฉบับ มีการกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน และสามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้แก้ไขหรือย้ายข้อมูล เอกสารสำคัญควรมีการตรวจว่าสำรองสำเร็จจริง ไม่ใช่ตั้งระบบไว้แล้วไม่เคยทดสอบ

ก่อนส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี ควรตรวจเอกสารอีกครั้ง

เมื่อถึงช่วงตรวจสอบงบ ผู้สอบบัญชีอาจขอเอกสารประกอบรายการบางส่วน หากกิจการทราบล่วงหน้าว่าเอกสารชุดใดสูญหาย ควรแจ้งผู้ทำบัญชีและเตรียมเอกสารทดแทนหรือหลักฐานอื่นให้เรียบร้อยก่อน

สามารถศึกษาขอบเขตงานเพิ่มเติมจากหน้า รับตรวจสอบบัญชี เพื่อเข้าใจว่าเอกสารประกอบมีผลต่อการตรวจสอบงบอย่างไร