บริษัทรับทำบัญชีคืออะไร? หน้าที่ คุณสมบัติ และวิธีเลือกให้เหมาะกับธุรกิจ

ความหมายของบริษัทรับทำบัญชี

บริษัทรับทำบัญชีเป็นธุรกิจที่ให้บริการเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีแก่ผู้ประกอบการ เช่น บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วน และกิจการประเภทอื่นตามขอบเขตที่ผู้ให้บริการรับดำเนินการ

บทบาทสำคัญคือการนำเอกสารและข้อมูลที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจมาวิเคราะห์ จัดประเภท บันทึกบัญชี และจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้อง โดยต้องดำเนินงานตามหลักการบัญชีและกฎหมายที่ใช้บังคับ

อย่างไรก็ตาม บริษัทรับทำบัญชีไม่ได้มีหน้าที่รับผิดชอบข้อมูลทุกอย่างแทนเจ้าของกิจการโดยอัตโนมัติ เพราะกิจการยังมีหน้าที่จัดให้มีบัญชีและเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วน รวมถึงการให้ข้อมูลตามข้อเท็จจริงแก่ผู้ทำบัญชี

การทำงานที่ดีจึงต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างเจ้าของกิจการ ผู้รับผิดชอบเอกสาร และผู้ทำบัญชี ไม่ใช่การส่งเอกสารให้ครบเมื่อสิ้นปีเพียงครั้งเดียว

ศึกษาเพิ่มเติมจาก สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง และ การทำงานของฝ่ายบัญชี

ผู้ให้บริการรับทำบัญชีมีกี่ประเภท?

ผู้ประกอบการสามารถเลือกผู้ดูแลงานบัญชีได้หลายรูปแบบ โดยควรแยกวิธีการจ้างและคุณสมบัติของผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน

1. ผู้ทำบัญชีอิสระ

บุคคลที่รับทำบัญชีแก่กิจการโดยตรง เหมาะกับงานที่มีขอบเขตชัดเจน โดยต้องพิจารณาคุณสมบัติผู้ทำบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด

2. บริษัทหรือสำนักงานบัญชี

ผู้ให้บริการที่จัดทีมงานและกระบวนการดูแลบัญชีแก่ลูกค้า โดยอาจมีระบบแบ่งหน้าที่ บันทึกบัญชี ตรวจทาน และติดตามเอกสาร

3. พนักงานบัญชีภายในบริษัท

บุคลากรที่กิจการว่าจ้างประจำ เพื่อดูแลเอกสาร บันทึกรายการ ประสานงาน และจัดทำรายงานตามหน้าที่ที่มอบหมาย

บางบริษัทเลือกใช้ทั้งพนักงานบัญชีภายในและสำนักงานบัญชีภายนอกทำงานร่วมกัน เช่น พนักงานรับผิดชอบรายการรายวัน ส่วนสำนักงานบัญชีภายนอกดูแลการตรวจทาน การจัดทำบัญชีส่วนที่ตกลง และการเตรียมข้อมูลปิดงบ

คุณสมบัติของบริษัทรับทำบัญชีและผู้ทำบัญชีที่ควรตรวจสอบ

การเลือกบริษัทรับทำบัญชีควรพิจารณาทั้งความน่าเชื่อถือขององค์กรและผู้รับผิดชอบวิชาชีพ โดยเฉพาะผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ทำบัญชีให้แก่กิจการตามกฎหมาย

คุณสมบัติของผู้ทำบัญชี

ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานกำกับกำหนด รวมถึงปฏิบัติหน้าที่ตามกฎหมายและมาตรฐานวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง ผู้ประกอบการจึงควรสอบถามว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบ และมีระบบตรวจสอบความครบถ้วนของงานอย่างไร

สถานะของผู้ให้บริการที่เป็นนิติบุคคล

กรณีผู้ให้บริการประกอบวิชาชีพบัญชีในรูปแบบนิติบุคคล ควรตรวจสอบการดำเนินการตามข้อกำหนดของสภาวิชาชีพบัญชี รวมถึงการจดทะเบียนและการจัดให้มีหลักประกันความรับผิดต่อบุคคลที่สามตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

ระบบควบคุมคุณภาพงาน

สำนักงานบัญชีควรมีวิธีรับงาน ตรวจเอกสาร บันทึกบัญชี ทบทวนความผิดปกติ และส่งมอบข้อมูลที่ตรวจสอบได้ รวมถึงกำหนดผู้รับผิดชอบเมื่อพบข้อผิดพลาดหรือได้รับคำร้องเรียนจากลูกค้า

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี และ คุณสมบัติและหน้าที่ของผู้ทำบัญชี

บริษัทรับทำบัญชีมีหน้าที่อะไรบ้าง?

ขอบเขตการให้บริการอาจแตกต่างกันตามสัญญา แต่กระบวนการทำบัญชีโดยทั่วไปแบ่งเป็นงานสำคัญดังนี้

1. ตรวจเอกสารบัญชี

ตรวจข้อมูลใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานรับจ่ายที่กิจการส่งมา

2. บันทึกรายการบัญชี

จัดประเภทรายการและบันทึกข้อมูลตามหลักบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

3. ตรวจสอบยอดคงเหลือ

ตรวจและกระทบยอดบัญชีธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และบัญชีอื่นตามขอบเขตงาน

4. จัดเตรียมข้อมูลภาษี

จัดทำข้อมูลสำหรับแบบภาษีและรายงานภาษีที่กิจการมีหน้าที่เกี่ยวข้อง

5. เตรียมข้อมูลปิดบัญชี

รวบรวมงบทดลองและรายการปรับปรุงเพื่อจัดทำงบการเงินตามกรอบที่ใช้

6. ให้คำแนะนำด้านบัญชี

อธิบายประเด็นเอกสาร รายงาน และข้อควรระวังทางบัญชีที่อยู่ในขอบเขตบริการ

บริการบางประเภท เช่น การจัดทำเงินเดือน การวางระบบบัญชี การแก้บัญชีย้อนหลัง หรือการเป็นตัวแทนดำเนินการเรื่องทะเบียนธุรกิจ อาจต้องตกลงแยกจากงานบัญชีรายเดือน

ขั้นตอนการทำงานร่วมกับบริษัทรับทำบัญชี

ขั้นที่ 1 รับเอกสารและตรวจข้อมูลเบื้องต้น

ผู้ประกอบการส่งเอกสารรายได้ รายจ่าย รายการธนาคาร และเอกสารภาษีตามรอบที่ตกลง บริษัทรับทำบัญชีตรวจความครบถ้วนและแจ้งรายการที่ต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม

อ่านแนวทางจาก วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี

ขั้นที่ 2 วิเคราะห์และบันทึกบัญชี

ผู้ทำบัญชีตรวจลักษณะรายการและเอกสารประกอบ ก่อนบันทึกในระบบที่ใช้ โดยอาจมีการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อพบรายการผิดปกติ เช่น การรับเงินที่ไม่ทราบที่มา หรือการจ่ายเงินโดยไม่มีหลักฐานเพียงพอ

ขั้นที่ 3 จัดทำรายงานบัญชี

ข้อมูลที่บันทึกจะนำไปจัดทำรายงานตามความเหมาะสม เช่น งบทดลอง รายงานลูกหนี้ รายงานเจ้าหนี้ รายงานภาษี และข้อมูลทางการเงินที่ผู้บริหารต้องใช้

ขั้นที่ 4 จัดเตรียมและยื่นแบบภาษี

เมื่อขอบเขตงานรวมถึงการยื่นแบบ บริษัทรับทำบัญชีจะรวบรวมและตรวจข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ โดยผู้ประกอบการควรได้รับข้อมูลให้ตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอนที่ตกลงกัน

ขั้นที่ 5 ปิดบัญชีและจัดเตรียมงบการเงิน

ช่วงสิ้นรอบบัญชีจะต้องตรวจสอบยอดคงเหลือ รายการค้างรับค้างจ่าย สินค้าคงเหลือ และรายการปรับปรุงที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานที่กิจการใช้

ศึกษาเพิ่มเติมจาก การปิดงบการเงินบริษัท และ เช็กลิสต์ก่อนปิดงบประจำปี

บริษัทรับทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต่างกันอย่างไร?

งานทำบัญชีและงานตรวจสอบบัญชีเป็นงานวิชาชีพที่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน ผู้ประกอบการจึงควรแยกผู้รับผิดชอบและขอบเขตงานให้ถูกต้อง

บริษัทรับทำบัญชีบางแห่งอาจประสานงานกับผู้สอบบัญชีภายนอก แต่ไม่ควรตีความว่าการรับทำบัญชีรวมถึงการแสดงความเห็นของผู้สอบบัญชีโดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติมจาก การตรวจสอบบัญชีโดยผู้สอบบัญชี

ข้อดีของการใช้บริษัทรับทำบัญชี

1. มีผู้รับผิดชอบงานบัญชีตามขอบเขตที่ตกลง

การมีผู้ให้บริการที่ดูแลบัญชีช่วยให้กิจการกำหนดขั้นตอนจัดทำข้อมูลและผู้ประสานงานได้ชัดเจน โดยเฉพาะบริษัทที่ยังไม่มีฝ่ายบัญชีภายในครบทุกหน้าที่

2. มีโอกาสได้รับคำแนะนำด้านบัญชีและภาษี

ผู้ทำบัญชีสามารถช่วยอธิบายวิธีเตรียมเอกสาร ปัญหารายการบัญชี และประเด็นที่ควรตรวจสอบตามขอบเขตบริการ แต่ไม่ควรถือว่าคำปรึกษาทุกประเภทหรือบริการพิเศษรวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนเสมอไป

3. สามารถจัดระบบตรวจสอบข้อมูลได้

สำนักงานบัญชีที่มีขั้นตอนทำงานชัดเจนช่วยให้สามารถกำหนดรอบรับเอกสาร การบันทึกบัญชี การตรวจทาน และการรายงานผล เพื่อให้เจ้าของกิจการติดตามสถานะงานได้ง่ายขึ้น

4. อาจช่วยบริหารต้นทุนบุคลากร

กิจการบางประเภทอาจประหยัดต้นทุนเมื่อเทียบกับการจัดทีมบัญชีประจำเต็มรูปแบบ แต่ต้องพิจารณาค่าบริการเพิ่มเติม ค่าโปรแกรม เวลาของพนักงานที่ต้องจัดเอกสาร และจำนวนงานจริงก่อนเปรียบเทียบ

ศึกษาต่อจาก การวิเคราะห์งบการเงินเพื่อประกอบการตัดสินใจ

ข้อจำกัดของการจ้างบริษัทรับทำบัญชีที่ควรรู้

การจ้างผู้ให้บริการภายนอกมีประโยชน์หลายด้าน แต่ไม่สามารถทดแทนความรับผิดชอบของเจ้าของกิจการและการควบคุมข้อมูลภายในบริษัทได้ทั้งหมด

• ขึ้นอยู่กับความครบถ้วนของเอกสาร: หากกิจการส่งเอกสารล่าช้าหรือขาดข้อมูล อาจส่งผลต่อความทันเวลาของงาน
• ต้องกำหนดวิธีสื่อสาร: หากไม่มีผู้ประสานงานที่ชัดเจน อาจเกิดรายการค้างตรวจสอบ
• ต้องตกลงขอบเขต: งานบัญชีรายเดือนอาจไม่รวมการตรวจสอบย้อนหลัง การวางระบบ หรือการทำรายงานเฉพาะ
• มีความเสี่ยงด้านข้อมูล: ต้องกำหนดวิธีส่งเอกสาร การเก็บข้อมูล และสิทธิการเข้าถึง
• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมบางกรณี: ควรตรวจรายการที่ไม่รวมอยู่ในค่าบริการก่อนทำสัญญา

ผู้ประกอบการควรจัดทำทะเบียนส่งเอกสาร ระบุผู้รับผิดชอบข้อมูลและวันกำหนดส่ง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายตรวจสอบข้อเท็จจริงได้เมื่อเกิดปัญหางานล่าช้า

อ่านเพิ่มเติมจาก วิธีจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท 12 หมวด

วิธีเลือกบริษัทรับทำบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

ก่อนเลือกผู้ให้บริการควรเปรียบเทียบจากมาตรฐานการทำงานและความเหมาะสมกับกิจการ ไม่ควรพิจารณาจากราคาเพียงอย่างเดียว

ตรวจสอบคุณสมบัติและความน่าเชื่อถือ

สอบถามสถานะของผู้ให้บริการ บุคลากรที่รับผิดชอบ และคุณสมบัติตามกฎหมาย รวมถึงช่องทางติดต่อและกระบวนการรับงานที่ชัดเจน

สอบถามระบบทำงานและการตรวจทาน

ควรทราบว่าใครเป็นผู้บันทึกบัญชี ใครตรวจทาน เอกสารต้องส่งเมื่อใด และสำนักงานรายงานข้อผิดพลาดหรือเอกสารขาดให้ลูกค้าทราบอย่างไร

ตรวจขอบเขตงานและค่าบริการ

ควรขอรายละเอียดว่าค่าบริการรวมงานบัญชีรายเดือน การจัดทำข้อมูลภาษี การปิดงบ และการประสานงานผู้สอบบัญชีหรือไม่ รวมถึงรายการที่คิดค่าใช้จ่ายแยก

ประเมินความเข้าใจประเภทธุรกิจ

ระบบบัญชีธุรกิจร้านค้าออนไลน์ โรงงาน ก่อสร้าง หรือธุรกิจบริการมีความแตกต่างกัน ควรเลือกผู้ที่สามารถอธิบายขั้นตอนงานและข้อมูลที่ต้องใช้ให้สอดคล้องกับกิจการ

กำหนดวิธีส่งมอบและเปลี่ยนผู้ให้บริการ

สัญญาควรระบุวิธีส่งคืนเอกสาร ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชี รายงานบัญชี และการส่งต่องานเมื่อสิ้นสุดสัญญา เพื่อให้การทำบัญชีต่อเนื่องได้โดยไม่สะดุด

เปรียบเทียบการจ้างบริษัทรับทำบัญชีกับพนักงานบัญชีประจำ

สำหรับบริษัทที่มีธุรกรรมจำนวนมาก อาจเหมาะกับรูปแบบผสม คือมีพนักงานบัญชีดูแลเอกสารและงานประจำวัน แล้วใช้สำนักงานบัญชีภายนอกช่วยงานที่ต้องการความรู้เฉพาะหรือการตรวจทานเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติมจาก ข้อควรพิจารณาก่อนจ้างบริษัทรับทำบัญชี

สัญญาจ้างบริษัทรับทำบัญชีควรระบุอะไรบ้าง?

สัญญาจ้างบริการเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยกำหนดความรับผิดชอบระหว่างผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้างให้ชัดเจน โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแบบภาษีและการส่งมอบงบการเงินตามกำหนด

• ขอบเขตบริการบัญชี ภาษี และงานเพิ่มเติม
• วันที่และวิธีส่งเอกสารของผู้ว่าจ้าง
• ขั้นตอนแจ้งเอกสารขาดและแก้ไขข้อมูล
• ผู้รับผิดชอบการตรวจสอบและอนุมัติแบบภาษี
• ค่าบริการ วิธีชำระ และงานที่คิดค่าบริการแยก
• การรักษาความลับและข้อมูลส่วนบุคคล
• วิธีรายงานปัญหาและติดตามความคืบหน้า
• ความรับผิดชอบเมื่อเกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด
• เงื่อนไขส่งคืนเอกสารเมื่อเลิกสัญญา

ตัวอย่างเช่น หากผู้ว่าจ้างส่งเอกสารหลังวันที่ตกลง ผู้ให้บริการควรมีขั้นตอนแจ้งผลกระทบต่อระยะเวลาทำงานและกำหนดการที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถวางแผนแก้ไขได้

การกำหนดความรับผิดชอบในสัญญาไม่ควรทำให้เข้าใจว่าหน้าที่ตามกฎหมายของกิจการถูกโอนไปยังสำนักงานบัญชีทั้งหมด แต่ควรแยกความรับผิดตามข้อเท็จจริงและหน้าที่ของแต่ละฝ่าย

เช็กลิสต์ก่อนเลือกบริษัทรับทำบัญชี

• ☐ ตรวจสถานะและช่องทางติดต่อของผู้ให้บริการ
• ☐ สอบถามคุณสมบัติผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบ
• ☐ ขอรายละเอียดขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร
• ☐ ตรวจว่าค่าบริการรวมงานอะไรบ้าง
• ☐ สอบถามรอบรับเอกสารและรายงาน
• ☐ ตรวจวิธีแจ้งข้อผิดพลาดและติดตามงาน
• ☐ ยืนยันงานที่เกี่ยวข้องกับผู้สอบบัญชี
• ☐ ตรวจเงื่อนไขรักษาความลับและข้อมูลลูกค้า
• ☐ กำหนดหน้าที่ส่งเอกสารและอนุมัติข้อมูล
• ☐ ตรวจเงื่อนไขส่งคืนเอกสารเมื่อสิ้นสุดสัญญา

เช็กลิสต์นี้สามารถใช้ประกอบการเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายแห่ง โดยควรให้ความสำคัญกับคุณภาพและความชัดเจนของการทำงานมากกว่าการตัดสินจากราคาเพียงอย่างเดียว

สำนักงานบัญชี พีทูพี กับการดูแลบัญชีและภาษีธุรกิจ

สำนักงานบัญชี พีทูพี ให้บริการงานบัญชีและภาษีสำหรับกิจการตามขอบเขตที่ตกลงกับลูกค้า โดยมีงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชี การตรวจเอกสาร การจัดเตรียมข้อมูลภาษี การปิดงบการเงิน และการให้คำปรึกษาด้านบัญชีภาษี

การเริ่มต้นใช้บริการควรมีการพูดคุยถึงลักษณะธุรกิจ จำนวนรายการ เอกสารที่มีอยู่ ระบบบัญชีที่ใช้ และปัญหาที่ต้องการให้ช่วยดูแล เพื่อกำหนดหน้าที่และวิธีประสานงานให้เหมาะสม

หากกิจการกำลังจัดระบบบัญชีใหม่ สามารถศึกษาจาก แนวทางวางระบบบัญชี และ การตรวจสอบและแก้ไขปัญหาบัญชี

ผู้ประกอบการควรตกลงขอบเขตงานและเอกสารที่ต้องส่งอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถติดตามงานได้และลดความเข้าใจคลาดเคลื่อนระหว่างการให้บริการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบริษัทรับทำบัญชี

1. บริษัทรับทำบัญชีคืออะไร?

เป็นผู้ให้บริการด้านบัญชีแก่ธุรกิจ โดยช่วยจัดทำบัญชี ตรวจเอกสาร บันทึกรายการ และจัดเตรียมข้อมูลทางการเงินหรือภาษีตามขอบเขตงานที่ตกลงกับลูกค้า

2. จ้างบริษัทรับทำบัญชีแล้ว เจ้าของกิจการยังต้องรับผิดชอบอะไร?

เจ้าของกิจการยังต้องดูแลให้มีเอกสารและข้อมูลตามข้อเท็จจริง ส่งข้อมูลที่จำเป็น และปฏิบัติตามหน้าที่ที่กฎหมายกำหนด การว่าจ้างภายนอกไม่ได้โอนความรับผิดตามกฎหมายทั้งหมดไปให้ผู้รับจ้าง

3. บริษัทรับทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นบริการเดียวกันหรือไม่?

ไม่ใช่บริการเดียวกัน งานทำบัญชีเน้นการจัดทำข้อมูล ส่วนงานสอบบัญชีเป็นการตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินโดยผู้มีคุณสมบัติตามกฎหมาย

4. บริษัทขนาดเล็กควรมีพนักงานบัญชีหรือจ้างบริษัทรับทำบัญชี?

ขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสารและความซับซ้อนของงาน บางกิจการเหมาะกับการจ้างภายนอก ขณะที่บางแห่งใช้พนักงานภายในร่วมกับสำนักงานบัญชี เพื่อแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน

5. ก่อนเลือกบริษัทรับทำบัญชีควรตรวจอะไรเป็นอันดับแรก?

ควรตรวจคุณสมบัติผู้รับผิดชอบ ขอบเขตงาน วิธีรับส่งเอกสาร ระบบตรวจทาน และเงื่อนไขค่าบริการ รวมถึงความรับผิดชอบในสัญญาจ้างให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน

สรุป: เลือกบริษัทรับทำบัญชีควรดูมากกว่าค่าบริการ

บริษัทรับทำบัญชีมีบทบาทช่วยผู้ประกอบการจัดการข้อมูลทางบัญชี ตรวจสอบเอกสาร จัดทำรายงาน และเตรียมงานภาษีตามขอบเขตที่ตกลงกัน โดยความเหมาะสมของผู้ให้บริการขึ้นอยู่กับลักษณะกิจการ ปริมาณงาน และระบบการทำงานของทั้งสองฝ่าย

ก่อนว่าจ้างควรตรวจคุณสมบัติผู้ทำบัญชี วิธีควบคุมคุณภาพงาน เงื่อนไขค่าบริการ และหน้าที่ในสัญญา โดยเฉพาะความรับผิดชอบด้านการส่งเอกสาร การยื่นภาษี และการส่งมอบข้อมูลเมื่อสิ้นสุดสัญญา

บริษัทรับทำบัญชีที่เหมาะสมไม่ใช่เพียงผู้ที่เสนอค่าบริการต่ำที่สุด แต่ควรเป็นผู้ที่มีความรู้ตามหน้าที่ มีขั้นตอนทำงานชัดเจน สื่อสารกับลูกค้าได้ และช่วยให้กิจการมีข้อมูลบัญชีที่ตรวจสอบได้