ใบเสนอราคา (Quotation)

ในธุรกิจยุคใหม่ที่การแข่งขันสูง การมีระบบเอกสารที่ชัดเจนและน่าเชื่อถือคือปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะ "ใบเสนอราคา (Quotation)" ซึ่งเปรียบเสมือนสัญญาเบื้องต้นในการซื้อขาย การจัดทำใบเสนอราคาจึงไม่เพียงแต่เป็นงานธุรการทั่วไป หากแต่เกี่ยวข้องกับความน่าเชื่อถือขององค์กร และการจัดทำบัญชี–ภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย

บทความนี้ อธิบายความสำคัญของใบเสนอราคา วิธีเขียนที่ถูกต้องตามหลักบัญชี พร้อมตัวอย่างรายละเอียดที่ควรใส่ และข้อควรระวังสำหรับเจ้าของธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะ SME ที่ต้องการวางระบบบัญชีอย่างมืออาชีพ

ใบเสนอราคาคืออะไร?

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อเสนอราคาสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้า โดยจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่นำเสนอ เช่น ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย ราคาทั้งหมด ระยะเวลาการจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาก่อนตัดสินใจสั่งซื้อจริง

เอกสารนี้แม้จะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย ในระดับเดียวกับ ใบสั่งซื้อ หรือใบแจ้งหนี้ แต่ถือว่าเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ในการเจรจา และเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขายที่มีระบบ

ความแตกต่างระหว่างใบเสนอราคากับเอกสารอื่น

ใบเสนอราคา vs ใบสั่งซื้อ 

ใบเสนอราคาจัดทำโดยผู้ขายเพื่อเสนอเงื่อนไขการขาย ส่วนใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ลูกค้าออกเพื่อตอบรับข้อเสนอ

ใบเสนอราคา vs ใบแจ้งหนี้ 

ใบเสนอราคายังไม่เกิดหนี้ขึ้นจริง ส่วนใบแจ้งหนี้ใช้สำหรับเรียกเก็บเงินหลังการตกลงซื้อขายเสร็จสิ้น

เหตุผลที่ใบเสนอราคามีความสำคัญในธุรกิจ

ช่วยสร้างความชัดเจนและลดความเข้าใจผิด

ระบุรายละเอียดสินค้า/บริการอย่างเป็นระบบ ทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันก่อนการซื้อขาย

สร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการ

ธุรกิจที่มีเอกสารทางการแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ มีระบบชัดเจน ลูกค้ารู้สึกไว้วางใจมากขึ้น

เป็นหลักฐานประกอบการทำบัญชี

แม้ใบเสนอราคาจะไม่ใช่เอกสารทางบัญชีโดยตรง แต่สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบเอกสารชุดอื่น ๆ เช่น ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้

มีผลต่อภาษีทางอ้อม

หากใบเสนอราคาเชื่อมโยงกับการวางแผนราคาขายหรือโปรโมชัน อาจมีผลต่อราคาขายที่ใช้คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

ใช้ประกอบการเจรจาและติดตามลูกค้า

สามารถใช้ติดตามสถานะลูกค้า เช่น ใบเสนอราคานี้ลูกค้าตอบกลับหรือไม่? ปรับราคาแล้วหรือยัง?

ส่วนประกอบสำคัญของใบเสนอราคาที่ถูกต้อง

เพื่อให้ใบเสนอราคามีความถูกต้องตามหลักบัญชีและใช้ได้จริงในเชิงพาณิชย์ ควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

• ชื่อและโลโก้ของบริษัท/ผู้ขาย
• วันที่จัดทำใบเสนอราคา
• หมายเลขใบเสนอราคา (ใช้ลำดับเลขเพื่อความเป็นระบบ)
• ข้อมูลลูกค้า (ผู้รับใบเสนอราคา) ชื่อบริษัท / ชื่อลูกค้า ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ / อีเมล
• รายละเอียดสินค้า/บริการ รายการสินค้า/บริการ พร้อมคำอธิบาย จำนวน ราคาต่อหน่วย ราคารวม
• เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น ชำระภายใน 7 วันหลังได้รับสินค้า / โอนเงินล่วงหน้า 50%
• ระยะเวลาการส่งมอบ เช่น ส่งภายใน 3 วันหลังจากได้รับคำสั่งซื้อ
• ระยะเวลาที่ใบเสนอราคานี้มีผล เช่น ใช้ได้ถึงวันที่ XX/XX/20XX
• ชื่อผู้จัดทำ พร้อมลายเซ็น/ตำแหน่ง (ถ้ามี)

ข้อควรระวังในการออกใบเสนอราคา

• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่ชัดเจนหรือกำกวม เช่น "ราคาประมาณ..."
• อย่ารวม VAT ในราคารวม หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ควรแยกราคาให้ชัดเจน)
• หลีกเลี่ยงการใช้ใบเสนอราคาแทนใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อ เพราะจะทำให้เกิดความสับสนด้านบัญชี
• ควรเก็บสำเนาใบเสนอราคาทุกฉบับไว้เป็นหลักฐาน ประกอบเอกสารชุดบัญชี

ตัวอย่างใบเสนอราคาเบื้องต้น (Quotation Template)

การเชื่อมโยงใบเสนอราคากับระบบบัญชี

ธุรกิจควรมีการเชื่อมโยงใบเสนอราคากับเอกสารอื่นในระบบบัญชี เช่น ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อ → ใบส่งของ → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน หากใช้โปรแกรมบัญชี  FlowAccount  peak หรือ Express Accounting จะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้อย่างอัตโนมัติ ลดความผิดพลาด และสอดคล้องกับระบบภาษี

หลายธุรกิจโดยเฉพาะ SME มักมองว่า “ใบเสนอราคา” เป็นเพียงเอกสารเพื่อแจ้งราคาสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้าเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง หากเชื่อมโยงใบเสนอราคากับระบบบัญชีอย่างถูกต้อง จะช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างมีระบบมากขึ้น ลดความผิดพลาดในกระบวนการขาย และวางแผนทางภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการเชื่อมโยงใบเสนอราคากับระบบบัญชี

ป้องกันความผิดพลาดจากข้อมูลไม่ตรงกัน

รายการสินค้า ราคา และเงื่อนไขที่เสนอไว้ จะถูกส่งต่อเข้าสู่ใบแจ้งหนี้ได้อย่างอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ

ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

ในกรณีลูกค้าตั้งคำถาม หรือเกิดข้อโต้แย้ง การมีลำดับเอกสารที่เชื่อมโยงกันอย่างครบถ้วน จะช่วยให้ตรวจสอบที่มาได้รวดเร็ว

ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการจัดทำรายได้

แม้ใบเสนอราคาจะไม่ใช่รายได้ที่เกิดขึ้นจริง แต่สามารถใช้เป็นฐานข้อมูลเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มรายได้ หรือติดตาม Conversion Rate (จากเสนอ → ขายจริง)

รองรับการตรวจสอบจากสำนักงานบัญชีหรือกรมสรรพากร

การมีระบบเอกสารชัดเจน จะช่วยให้การจัดทำภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และรายงานภาษีซื้อ–ขาย มีความถูกต้องและตรวจสอบได้

ใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสนอราคาดีหรือไม่?

ปัจจุบันมีหลายระบบช่วยออกใบเสนอราคา เช่น

FlowAccount

มี Template ใบเสนอราคาที่สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ทันทีในระบบเดียว เพิ่มความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการออกเอกสารขาย

PEAK

เหมาะสำหรับ SME ที่ต้องการใช้งานบัญชีผ่านระบบ Cloud รองรับการเชื่อมโยงเอกสาร–บัญชี–ภาษีแบบครบวงจรในที่เดียว

Express

โปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจมีคลังสินค้า รองรับการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างใบเสนอราคา สต๊อกสินค้า และบัญชีได้อย่างแม่นยำ

ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสนอราคา

ออกเอกสารได้รวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

ไม่ต้องจัดหน้าหรือพิมพ์เองให้เสียเวลา โปรแกรมมี Template สำเร็จรูป ช่วยให้ใบเสนอราคาดูดี น่าเชื่อถือ เหมาะกับธุรกิจทุกประเภท

แปลงใบเสนอราคาเป็นเอกสารอื่นได้อัตโนมัติ

สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ หรือใบเสร็จรับเงิน ได้ในคลิกเดียว ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ

จัดเก็บและค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

โปรแกรมช่วยบันทึกข้อมูลทุกใบเสนอราคา พร้อมระบบค้นหาตามชื่อ ลูกค้า วันที่ หรือเลขที่เอกสาร สะดวกในการติดตามสถานะ

เชื่อมโยงกับระบบบัญชีและภาษี

ข้อมูลจากใบเสนอราคาสามารถดึงมาใช้ในการคำนวณรายรับ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และงบการเงิน ช่วยให้การจัดทำบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้อง

เหมาะกับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

สามารถให้พนักงานฝ่ายขาย–บัญชี เข้าถึงข้อมูลร่วมกันแบบเรียลไทม์ ลดความสับสนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีจัดเก็บใบเสนอราคาให้ปลอดภัย และค้นหาง่าย

การจัดเก็บใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจเติบโตและมีเอกสารจำนวนมาก หากไม่มีการจัดเก็บที่ดี อาจเกิดความล่าช้าในการค้นหา หรือสูญหายจนกระทบต่อการขายและการตรวจสอบบัญชี

แนวทางที่แนะนำ ได้แก่

• จัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล (PDF หรือ Excel) พร้อมตั้งชื่อไฟล์ตามรหัส เช่น QT-2025-001-ลูกค้าA.pdf
• ใช้ระบบ Cloud เช่น Google Drive / OneDrive จัดแบ่งโฟลเดอร์ตามเดือนหรือชื่อลูกค้า
• ใช้โปรแกรมบัญชี เช่น FlowAccount, PEAK หรือ Express ซึ่งสามารถบันทึกและเรียกดูใบเสนอราคาย้อนหลังได้ทันที พร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้
• สำรองข้อมูลสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันความเสียหายจากไฟล์หายหรือเครื่องพัง

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับใบเสนอราคาที่ผู้ประกอบการควรรู้

แม้ว่า “ใบเสนอราคา” จะไม่ใช่เอกสารทางบัญชีหรือภาษีโดยตรง แต่การระบุข้อมูลผิดหรือใช้ไม่เหมาะสม อาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายหรือภาษีย้อนหลังได้โดยไม่รู้ตัว
สิ่งที่ควรระวังเป็นพิเศษ ได้แก่

การแสดงราคาที่คลาดเคลื่อนหรือจงใจบิดเบือนข้อมูล

หากตรวจสอบพบว่าใบเสนอราคามีเจตนาหลอกลวง อาจถูกฟ้องร้องจากลูกค้าหรือโดนตรวจสอบภาษีได้

การระบุว่า “รวม VAT” ทั้งที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT

หากยังไม่ได้เป็นผู้ประกอบการ VAT แต่ใส่คำว่า “ราคารวม VAT แล้ว” อาจโดนสรรพากรเรียกตรวจ

การใช้ใบเสนอราคาแทนใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้

อาจทำให้เกิดความสับสน และไม่มีหลักฐานรองรับการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง

ทางที่ดีควรใช้ใบเสนอราคาในบทบาทของการเสนอขายเท่านั้น และระบุรายละเอียดให้ตรงตามจริงทุกประการ

ใบเสนอราคากับการวางกลยุทธ์ราคาและการตลาด

ใบเสนอราคาไม่ใช่แค่เอกสารที่บอก “ราคา” เท่านั้น แต่สามารถใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ด้านราคาและการตลาดของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางการใช้ใบเสนอราคาในเชิงกลยุทธ์ ได้แก่

• ทดสอบราคาตลาด ออกใบเสนอราคาหลายรูปแบบ เพื่อดูว่าลูกค้าตอบรับราคาแบบใดมากที่สุด
• ใช้ส่งเสริมการขาย ระบุโปรโมชั่น เช่น ส่วนลด 10% หากสั่งภายใน 7 วัน ช่วยกระตุ้นการตัดสินใจ
• สร้างภาพลักษณ์แบรนด์ ใช้ดีไซน์ใบเสนอราคาที่สะท้อนความน่าเชื่อถือ โลโก้ สี ฟอนต์ที่เป็นมาตรฐานของแบรนด์
• เก็บข้อมูลวิเคราะห์ลูกค้า ดูว่าใบเสนอราคาไหนปิดการขายได้บ่อย เพื่อนำไปพัฒนากลยุทธ์

บทสรุป ใบเสนอราคาคือจุดเริ่มต้นของระบบบัญชีที่ดี

ใบเสนอราคาคือเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจทุกรูปแบบ โดยเฉพาะ SME ที่ต้องการความเป็นระบบ เอกสารนี้ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ ลดปัญหาด้านบัญชี และช่วยให้การวางแผนภาษีง่ายขึ้น

หากออกใบเสนอราคาอย่างถูกต้องและมีระบบ จะช่วยให้ธุรกิจคุณเติบโตอย่างมั่นคง และลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดทางเอกสาร