คำนวณต้นทุนและกำไรขายของออนไลน์ ดูอย่างไรให้รู้ว่าขายแล้วเหลือจริงเท่าไร

ก่อนคำนวณกำไร ต้องเข้าใจก่อนว่าข้อมูลบัญชีช่วยอะไร

การบัญชีเป็นกระบวนการรวบรวม บันทึก แยกประเภท และสรุปรายการที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นภาพของรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และผลการดำเนินงานได้เป็นระบบมากขึ้น

สำหรับร้านค้าออนไลน์ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดคือช่วยให้แยกได้ว่าเงินที่เข้ามาเป็นรายได้จากการขายเท่าไร และเงินที่จ่ายออกไปเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจส่วนใดบ้าง

หากยังอยู่ในช่วงเริ่มต้นจัดข้อมูล สามารถอ่านบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าออนไลน์เพื่อเริ่มต้นจากการบันทึกรายรับและรายจ่ายให้ครบก่อน

เริ่มจากรวบรวมข้อมูลให้ครบก่อนคำนวณต้นทุน

ขั้นตอนแรกคือรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจให้ครบ ทั้งรายรับ รายจ่าย เอกสารซื้อ เอกสารขาย ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการรับเงิน หลักฐานการจ่ายเงิน และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน

หากข้อมูลไม่ครบ การคำนวณต้นทุนหรือกำไรก็อาจคลาดเคลื่อนได้ เช่น ร้านมียอดขายครบ แต่ลืมบันทึกค่าใช้จ่ายบางส่วน เมื่อดูผลกำไรจึงอาจเห็นตัวเลขสูงกว่าความเป็นจริง

แบ่งข้อมูลเป็นหมวดหมู่ให้ชัด

หลังจากรวบรวมข้อมูลแล้ว ควรแยกรายการตามประเภท เพื่อให้ตรวจสอบและนำไปวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น

การแบ่งหมวดหมู่ทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องดูข้อมูลทั้งหมดปะปนกัน และสามารถเห็นได้ชัดขึ้นว่าเงินมาจากไหน ถูกใช้ไปกับอะไร และฐานะทางการเงินของกิจการเป็นอย่างไร

ต้นทุนกับค่าใช้จ่ายควรดูแยกกัน

การวิเคราะห์กำไรที่ดีไม่ควรดูเฉพาะยอดขายลบค่าใช้จ่ายรวมเพียงอย่างเดียว แต่ควรพยายามแยกให้เห็นว่าเงินที่จ่ายออกไปส่วนใดเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการโดยตรง และส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

การแยกข้อมูลลักษณะนี้ช่วยให้เจ้าของร้านเห็นว่าปัญหากำไรลดลงเกิดจากต้นทุนสินค้าเพิ่ม หรือเกิดจากค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจสูงขึ้น

กำไรไม่ได้ดูจากยอดเงินคงเหลือในบัญชี

เงินที่เหลืออยู่ในบัญชีธนาคารกับกำไรของกิจการเป็นคนละเรื่องกัน เพราะยอดเงินคงเหลืออาจได้รับผลจากการรับเงิน การชำระหนี้ การลงทุน การซื้อทรัพย์สิน หรือรายการอื่นที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน

ดังนั้น หากต้องการดูผลการดำเนินงาน ควรใช้ข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายในช่วงเวลานั้นมาสรุป เพื่อให้เห็นว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุนจากการดำเนินธุรกิจอย่างไร

ดูงบกำไรขาดทุนเพื่อเห็นผลการดำเนินงาน

งบกำไรขาดทุนเป็นรายงานที่ช่วยสะท้อนผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่ง โดยแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น แล้วสรุปว่ากิจการมีผลกำไรหรือขาดทุน

สำหรับเจ้าของร้านออนไลน์ สิ่งสำคัญคือไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสิ้นปีจึงค่อยดูผล หากมีข้อมูลบัญชีที่จัดเก็บต่อเนื่อง สามารถนำมาสรุปเป็นรายเดือนหรือเป็นช่วงเวลาเพื่อดูแนวโน้มได้

ข้อมูลต้นทุนช่วยกำหนดราคาขายได้อย่างไร

เมื่อรู้ต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เจ้าของธุรกิจสามารถใช้ข้อมูลประกอบการกำหนดราคาขายได้เหมาะสมขึ้น เพราะราคาขายควรครอบคลุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายของกิจการ พร้อมเหลือผลตอบแทนที่ธุรกิจต้องการ

หากตั้งราคาจากการดูราคาคู่แข่งเพียงอย่างเดียว โดยไม่รู้ต้นทุนของตนเอง ร้านอาจมียอดขายจำนวนมากแต่เหลือกำไรน้อย หรือบางช่วงอาจขายได้แต่ไม่สามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

ใช้ข้อมูลบัญชีควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น

เมื่อมีการบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เจ้าของธุรกิจสามารถเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายแต่ละช่วงเวลาได้ ทำให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดเพิ่มขึ้น และรายการใดควรตรวจสอบเพิ่มเติม

ประโยชน์ของการมีข้อมูลบัญชีจึงไม่ได้อยู่เพียงการยื่นภาษี แต่ยังช่วยให้ผู้บริหารใช้ตัวเลขจริงมาประกอบการวางแผน ลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็น และจัดทรัพยากรให้เหมาะกับการดำเนินธุรกิจ

หากกิจการต้องการจัดขั้นตอนบัญชีให้ชัดเจนขึ้น สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติมได้

ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำไปวิเคราะห์

ข้อมูลที่ใช้คำนวณต้นทุนและกำไรควรได้รับการตรวจสอบก่อน เพราะการลงรายการผิดประเภท ลงรายการซ้ำ หรือลืมบันทึกบางรายการอาจทำให้ผลสรุปคลาดเคลื่อน

ร้านค้าที่มีรายการจำนวนมากจึงควรกำหนดรอบตรวจข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ไม่ควรปล่อยจนสิ้นปีแล้วจึงกลับมาหาข้อผิดพลาดทั้งหมดในครั้งเดียว

เก็บเอกสารให้ค้นย้อนหลังได้

การมีตัวเลขในระบบอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เอกสารประกอบยังมีความสำคัญต่อการตรวจสอบว่ารายการที่บันทึกเกิดขึ้นจากอะไร และสามารถติดตามกลับไปยังหลักฐานต้นทางได้

ควรจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่และแบ่งตามช่วงเวลา พร้อมสำรองข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในพื้นที่ที่ปลอดภัย เพื่อให้ค้นย้อนหลังได้เมื่อจำเป็น

หากพบปัญหาเอกสารสูญหาย สามารถอ่านเอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหายควรทำอย่างไรเพิ่มเติม

บัญชีช่วยวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจ

ข้อมูลในอดีตช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นแนวโน้มที่เกิดขึ้นจริง เช่น รายได้เพิ่มขึ้นหรือลดลง ค่าใช้จ่ายประเภทใดสูงขึ้น และผลกำไรเปลี่ยนแปลงอย่างไร

เมื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาเปรียบเทียบเป็นช่วงเวลา จะช่วยให้การตัดสินใจเรื่องการลงทุน การเพิ่มสินค้า การควบคุมรายจ่าย หรือการขยายธุรกิจมีข้อมูลรองรับมากขึ้น

ต้นทุนและกำไรเกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไร

ข้อมูลบัญชีที่เป็นระบบช่วยให้กิจการเห็นผลกำไรหรือขาดทุนได้ชัดขึ้น และช่วยเตรียมข้อมูลสำหรับการคำนวณภาษีตามลักษณะของกิจการ

การจัดข้อมูลตั้งแต่ระหว่างปีจึงช่วยลดภาระการรวบรวมย้อนหลัง และทำให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพก่อนถึงช่วงยื่นภาษีว่ารายได้ ค่าใช้จ่าย และผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร

สามารถอ่านวิธีคำนวณภาษีจากยอดขายเพื่อศึกษาประเด็นภาษีแยกจากการวิเคราะห์ต้นทุนและกำไร

ควรดูตัวเลขอะไรเป็นประจำ

การดูข้อมูลเหล่านี้อย่างต่อเนื่องช่วยให้เจ้าของร้านไม่ต้องรอจนเกิดปัญหาแล้วจึงค่อยตรวจบัญชี เพราะสามารถเห็นแนวโน้มและปรับการดำเนินงานได้เร็วขึ้น

เมื่อธุรกิจโตขึ้น ควรมีระบบบัญชีที่ชัดเจน

เมื่อร้านมีรายการซื้อขายมากขึ้น การจัดข้อมูลด้วยวิธีเดิมอาจเริ่มไม่เพียงพอ โดยเฉพาะหากมีหลายช่องทางขาย พนักงานเพิ่ม หรือมีรายการรับจ่ายจำนวนมาก

การมีระบบบัญชีที่เหมาะกับลักษณะกิจการช่วยให้การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบ และการสรุปผลทำได้ต่อเนื่องมากขึ้น เจ้าของธุรกิจจึงสามารถใช้ข้อมูลเพื่อบริหารได้จริง

หากต้องการผู้ช่วยดูแลงานบัญชีเป็นประจำ สามารถดูบริการบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์หรือบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติมได้