จดทะเบียนบริษัทใช้เอกสารอะไรบ้าง เตรียมให้ครบก่อนยื่น

ก่อนเตรียมเอกสาร ต้องรู้ก่อนว่าบริษัทจะมีโครงสร้างอย่างไร

ก่อนเปิดระบบเพื่อกรอกคำขอ ผู้ประกอบการควรตกลงข้อมูลพื้นฐานให้เรียบร้อย เพราะข้อมูลหลายรายการเชื่อมโยงกัน เช่น จำนวนผู้ถือหุ้น สัดส่วนหุ้น จำนวนกรรมการ อำนาจลงนาม และทุนจดทะเบียน

หากยังไม่แน่ใจว่าควรจัดตั้งเป็นบริษัทหรือรูปแบบอื่น สามารถอ่าน จดทะเบียนธุรกิจมีกี่ประเภท ก่อนตัดสินใจ และหากตัดสินใจเปิดบริษัทแล้วสามารถดูภาพรวมที่ บริการรับจดทะเบียนบริษัท

1. เตรียมชื่อบริษัทและชื่อสำรอง

ชื่อบริษัทเป็นข้อมูลชุดแรกที่ควรเตรียม เพราะต้องผ่านการตรวจสอบตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรคิดชื่อที่ต้องการและชื่อสำรองไว้หลายชื่อ เผื่อชื่อแรกมีปัญหาหรือใกล้เคียงกับชื่อที่มีอยู่แล้ว

ชื่อที่ผ่านขั้นตอนนี้จะถูกนำไปใช้ต่อในหนังสือบริคณห์สนธิและคำขอจัดตั้งบริษัท จึงควรตรวจการสะกดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษให้เรียบร้อยก่อนดำเนินการต่อ

2. ผู้เริ่มก่อการต้องมีอย่างน้อย 2 คน

ปัจจุบันการจัดตั้งบริษัทจำกัดต้องมีผู้เริ่มก่อการตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ผู้เริ่มก่อการต้องเป็นบุคคลธรรมดา และแต่ละคนต้องจองซื้อหุ้นอย่างน้อย 1 หุ้น

ควรเตรียมข้อมูลของผู้เริ่มก่อการ เช่น ชื่อ ที่อยู่ อาชีพ ข้อมูลระบุตัวบุคคล และจำนวนหุ้นที่แต่ละคนจะจองซื้อ ข้อมูลเหล่านี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับหนังสือบริคณห์สนธิ สามารถอ่านต่อที่ หนังสือบริคณห์สนธิคืออะไร

3. ตกลงสัดส่วนผู้ถือหุ้นให้เรียบร้อยก่อนกรอก

หลังจากทราบว่าใครจะร่วมลงทุน ควรตกลงสัดส่วนหุ้นให้ชัดเจน ไม่ควรแบ่งหุ้นจากความสะดวกเพียงอย่างเดียว เพราะสัดส่วนหุ้นมีผลต่อความเป็นเจ้าของ สิทธิในการออกเสียง และการตัดสินใจของบริษัทในอนาคต

หากมีผู้ร่วมลงทุนหลายคน แนะนำให้อ่าน แนวทางกำหนดสัดส่วนผู้ถือหุ้น ก่อนกรอกข้อมูล เพื่อช่วยลดปัญหาที่ต้องกลับมาแก้โครงสร้างหลังจัดตั้งแล้ว

4. กำหนดทุน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้น

การจดบริษัทต้องกำหนดทุนจดทะเบียน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้นให้ชัดเจน ทุนไม่ควรถูกเลือกจากคำว่า “คนส่วนใหญ่ใช้เท่าไร” อย่างเดียว แต่ควรสัมพันธ์กับเงินลงทุนจริง ลักษณะธุรกิจ คู่ค้า สัญญา และแผนการดำเนินงาน

ควรแยกให้ชัดระหว่าง “ทุนจดทะเบียน” กับ “ค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายในการเปิดบริษัท” หากต้องการประมาณค่าใช้จ่ายสามารถอ่าน ค่าจดทะเบียนบริษัทและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

5. เตรียมวัตถุประสงค์บริษัทให้ตรงกับธุรกิจจริง

วัตถุประสงค์บริษัทใช้ระบุว่าบริษัทตั้งขึ้นเพื่อประกอบกิจการประเภทใด เช่น จำหน่ายสินค้า ให้บริการ รับเหมา ซอฟต์แวร์ ที่ปรึกษา นำเข้า หรือส่งออก

ควรเลือกข้อความที่ครอบคลุมกิจการที่มีแผนจะทำจริง แต่ไม่จำเป็นต้องใส่ทุกกิจกรรมที่พบในแบบตัวอย่าง หากต้องการดูรายละเอียดสามารถอ่าน แนวทางกำหนดวัตถุประสงค์บริษัท

6. กรรมการและอำนาจลงนามต้องกำหนดให้ชัด

ผู้ถือหุ้นกับกรรมการไม่จำเป็นต้องเป็นบุคคลเดียวกันทั้งหมด จึงควรตกลงตั้งแต่ก่อนจดว่าใครจะเป็นกรรมการ และบริษัทจะกำหนดอำนาจลงนามอย่างไร เช่น กรรมการคนเดียวลงนาม หรือกรรมการสองคนลงนามร่วมกัน

เรื่องนี้มีผลต่อการเปิดบัญชีธนาคาร การทำสัญญา และการติดต่อคู่ค้าในอนาคต จึงไม่ควรกำหนดโดยไม่ได้คิดถึงวิธีบริหารธุรกิจจริง

7. เตรียมข้อมูลที่ตั้งสำนักงานใหญ่

บริษัทต้องมีข้อมูลที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ควรเตรียมรายละเอียดที่อยู่ให้ครบ และตรวจว่าผู้ใช้สถานที่มีสิทธิใช้สถานที่ดังกล่าวหรือไม่ หากเป็นสถานที่เช่า บ้านพัก คอนโดมิเนียม หรือสถานที่ของบุคคลอื่น อาจมีเอกสารประกอบเพิ่มเติมตามกรณี

หากในอนาคตบริษัทเปิดสถานที่เพิ่มเติม ควรดูเรื่องการจดทะเบียนสาขาแยกต่างหาก สามารถอ่าน ขั้นตอนเพิ่มสาขาบริษัท

8. หนังสือบริคณห์สนธิใช้ข้อมูลอะไร

หนังสือบริคณห์สนธิเป็นเอกสารสำคัญของการจัดตั้งบริษัท โดยข้อมูลหลักเกี่ยวข้องกับชื่อบริษัท จังหวัดที่ตั้งสำนักงานใหญ่ วัตถุประสงค์ ทุน จำนวนหุ้น มูลค่าหุ้น และข้อมูลของผู้เริ่มก่อการ

ดังนั้นหากข้อมูลในหัวข้อก่อนหน้ายังไม่ชัด การจัดทำหนังสือบริคณห์สนธิก็จะติดขัดตามไปด้วย ผู้ประกอบการควรตรวจข้อมูลทุกส่วนให้สัมพันธ์กันก่อนยืนยันคำขอ

9. เอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งบริษัท

ชุดข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องอาจแตกต่างกันตามรูปแบบคำขอและข้อเท็จจริงของบริษัท แต่รายการที่ผู้ประกอบการมักพบในการจัดตั้งบริษัท ได้แก่

รายการจริงที่ระบบร้องขอควรตรวจอีกครั้งในขั้นตอนยื่น เพราะเอกสารประกอบสามารถแตกต่างกันได้ตามโครงสร้างของบริษัท ไม่ควรนำเช็กลิสต์ของบริษัทหนึ่งไปใช้กับอีกบริษัทโดยอัตโนมัติ

10. กรณีมีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ ต้องตรวจเพิ่ม

หากบริษัทมีผู้ถือหุ้นต่างชาติหรือกรรมการต่างชาติ อาจมีเอกสารและเงื่อนไขที่ต้องตรวจเพิ่มเติม ทั้งเรื่องหลักฐานเงินลงทุน โครงสร้างผู้ถือหุ้น และกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว

กรณีนี้ไม่ควรใช้เช็กลิสต์มาตรฐานของบริษัทไทยทั่วไปเพียงอย่างเดียว แต่ควรตรวจรูปแบบกิจการและกิจกรรมที่จะดำเนินการก่อนยื่นจริง

11. ปัจจุบันยื่นผ่าน DBD Biz Regist

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าใช้ระบบ DBD Biz Regist สำหรับกระบวนการจดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล ระบบรองรับตั้งแต่การจัดทำคำขอในรูปแบบ e-Form การแนบข้อมูล การลงลายมือชื่อ การชำระค่าธรรมเนียม และการรับเอกสารหลังจดทะเบียน

ผู้ที่ต้องการศึกษากระบวนการโดยละเอียดสามารถอ่าน จดทะเบียนบริษัทออนไลน์ ซึ่งผมแยกให้เป็นหน้าสำหรับ Search Intent เรื่อง “ขั้นตอนออนไลน์” โดยเฉพาะ

12. หลังจดบริษัทเสร็จ ควรเตรียมบัญชีต่อทันที

เมื่อบริษัทเกิดขึ้นแล้ว งานไม่ได้จบแค่ได้รับหนังสือรับรอง เพราะธุรกรรมเริ่มต้น เช่น เงินทุน ค่าจัดตั้ง ค่าเช่า ซื้ออุปกรณ์ หรือค่าใช้จ่ายก่อนเปิดกิจการ ล้วนเป็นข้อมูลที่ต้องจัดเก็บและบันทึก

บริษัทใหม่สามารถอ่าน บัญชีภาษีพื้นฐานสำหรับผู้ประกอบการ และดู บริการรับทำบัญชี เพื่อวางระบบเอกสารตั้งแต่เดือนแรก

13. ต้องจด VAT พร้อมเปิดบริษัทเลยหรือไม่

การจัดตั้งบริษัทกับการจดทะเบียน VAT เป็นคนละขั้นตอน การเปิดบริษัทไม่ได้หมายความว่าทุกบริษัทต้องจด VAT ในวันเดียวกัน ต้องพิจารณาประเภทธุรกิจ รายรับ และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการศึกษาเรื่องนี้โดยเฉพาะ สามารถอ่าน การจดทะเบียน VAT เพื่อไม่ให้สับสนกับขั้นตอนจดทะเบียนบริษัท

14. เช็กลิสต์ก่อนกดยื่นคำขอ

15. สิ่งที่ไม่ควรทำก่อนจดบริษัท

ไม่ควรคัดลอกข้อมูลบริษัทอื่นทั้งหมดมาใช้โดยไม่ได้ดูธุรกิจของตัวเอง เช่น ใช้ทุนเท่ากัน แบ่งหุ้นเหมือนกัน หรือเลือกวัตถุประสงค์ทุกข้อ เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการบริหารบริษัทจริงหลังจดทะเบียน

อีกเรื่องที่ควรหลีกเลี่ยงคือการจดบริษัทก่อนแล้วค่อยคิดเรื่องบัญชี ภาษี และระบบเอกสาร ธุรกิจที่ต้องการเริ่มเป็นระบบสามารถดู บริการรับวางระบบบัญชี และอ่าน เริ่มต้นธุรกิจต้องทำอะไรบ้าง