นักบัญชีฟรีแลนซ์ คืออะไร ต่างจากสำนักงานบัญชีอย่างไร เลือกแบบไหนให้เหมาะกับธุรกิจ

นักบัญชีฟรีแลนซ์ คืออะไร

นักบัญชีฟรีแลนซ์หรือนักบัญชีอิสระ คือผู้ให้บริการด้านบัญชีในลักษณะอิสระ ไม่ได้เป็นพนักงานประจำของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง และอาจรับดูแลงานให้กับหลายกิจการตามขอบเขตที่ตกลงกัน

งานที่รับอาจมีตั้งแต่ช่วยจัดเอกสาร บันทึกบัญชี ตรวจรายการ เตรียมข้อมูลภาษี ทำรายงาน หรือให้คำปรึกษา ขึ้นอยู่กับความรู้ ประสบการณ์ คุณสมบัติ และข้อตกลงของแต่ละคน

แต่คำว่า “ฟรีแลนซ์” เป็นเพียงรูปแบบการทำงาน หากบุคคลนั้นจะรับผิดชอบเป็น ผู้ทำบัญชี ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี ก็ยังต้องมีคุณสมบัติและปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด สามารถอ่านรายละเอียดเรื่องบทบาทได้ที่ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร

ฟรีแลนซ์ ไม่ได้หมายความว่าเป็นผู้ทำบัญชีได้ทุกคน

เจ้าของธุรกิจควรแยกคำว่า “คนรับงานบัญชี” ออกจากคำว่า “ผู้ทำบัญชีตามกฎหมาย” เพราะนิติบุคคลที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติครบถ้วน

ปัจจุบันผู้ที่ประสงค์เป็นผู้ทำบัญชีต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงการแจ้งข้อมูลผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ และรักษาคุณสมบัติทางวิชาชีพตามที่กำหนด

ดังนั้นก่อนว่าจ้าง ควรสอบถามให้ชัดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีของกิจการ และบุคคลนั้นมีสถานะผู้ทำบัญชีถูกต้องหรือไม่ เรื่องการพัฒนาความรู้ทางวิชาชีพสามารถอ่านต่อที่CPD และการพัฒนาความรู้ของผู้ทำบัญชี

นักบัญชีฟรีแลนซ์ทำงานอะไรได้บ้าง

ขอบเขตของฟรีแลนซ์แต่ละคนไม่เหมือนกัน บางคนรับเฉพาะงานบันทึกบัญชี บางคนดูแลภาษีรายเดือน บางคนมีความเชี่ยวชาญด้านต้นทุน ระบบบัญชี หรือการวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้นจึงไม่ควรใช้คำว่า “รับทำบัญชี” แล้วเข้าใจว่าครอบคลุมงานทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

งานจริงควรกำหนดไว้ในขอบเขตบริการให้ชัด โดยเฉพาะงานภาษี ปิดงบ งานย้อนหลัง และงานแก้ไขบัญชี หากต้องการดูภาพรวมงานสำนักงานบัญชีสามารถอ่านสำนักงานบัญชีครบวงจรมีบริการอะไรบ้าง

นักบัญชีฟรีแลนซ์ ต่างจากพนักงานบัญชีประจำอย่างไร

พนักงานบัญชีประจำทำงานอยู่ภายในองค์กร จึงเหมาะกับธุรกิจที่มีเอกสารและการประสานงานทุกวัน เช่น ต้องออกเอกสารจำนวนมาก รับของ ตรวจสต๊อก ติดตามลูกหนี้ หรือทำงานร่วมกับฝ่ายขายและฝ่ายจัดซื้ออย่างต่อเนื่อง

นักบัญชีฟรีแลนซ์มักทำงานเป็นรอบตามที่ตกลง เช่น รับข้อมูลรายสัปดาห์หรือรายเดือน จึงเหมาะกับกิจการที่ยังไม่มีปริมาณงานมากพอสำหรับพนักงานเต็มเวลา หรือมีคนภายในช่วยจัดเอกสารอยู่แล้ว

ไม่มีรูปแบบใดดีกว่าเสมอไป ธุรกิจบางแห่งใช้ทั้งสองแบบร่วมกัน โดยให้พนักงานภายในดูเอกสารประจำวัน แล้วให้ผู้ทำบัญชีภายนอกดูแลการบันทึก ตรวจข้อมูลและภาษี หากกำลังจัดทีมสามารถอ่านวิธีตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก

นักบัญชีฟรีแลนซ์ ต่างจากสำนักงานบัญชีอย่างไร

นักบัญชีฟรีแลนซ์มักให้บริการโดยบุคคลเป็นหลัก ความต่อเนื่องของงานจึงขึ้นอยู่กับความพร้อมของผู้รับผิดชอบคนนั้น ขณะที่สำนักงานบัญชีมีโครงสร้างทีมและสามารถแบ่งงานเป็นผู้จัดทำ ผู้ตรวจทาน หรือผู้ประสานงานได้ตามระบบของแต่ละสำนักงาน

อย่างไรก็ตาม คำว่า “สำนักงานบัญชี” ไม่ได้หมายความว่าทุกแห่งมีระบบเหมือนกัน เจ้าของกิจการยังต้องตรวจคุณสมบัติผู้ทำบัญชี ขอบเขตงาน ระบบรักษาข้อมูล และวิธีตรวจทานเช่นเดียวกัน

ผู้ที่กำลังเปรียบเทียบผู้ให้บริการสามารถอ่านเลือกสำนักงานบัญชีควรดูอะไรบ้างประกอบการตัดสินใจ

ข้อดีของการใช้นักบัญชีฟรีแลนซ์

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การใช้นักบัญชีอิสระอาจช่วยให้กำหนดขอบเขตงานตามความต้องการได้ง่าย เช่น ใช้เฉพาะบางวัน บางรายการ หรือเฉพาะงานที่ต้องใช้ความรู้ทางบัญชี โดยไม่จำเป็นต้องมีตำแหน่งพนักงานเต็มเวลาทันที

ผู้ประกอบการยังสามารถเลือกบุคคลที่มีประสบการณ์ตรงกับธุรกิจหรือปัญหาที่ต้องการแก้ เช่น ร้านค้าออนไลน์ ธุรกิจก่อสร้าง งานต้นทุน หรือการจัดระบบเอกสารได้ หากตรวจสอบคุณสมบัติและผลงานก่อนว่าจ้างอย่างเหมาะสม

แต่ไม่ควรสรุปว่าฟรีแลนซ์จะ “ถูกกว่า” เสมอ เพราะราคาขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ความยากของงาน ภาษี สต๊อก จำนวนบัญชีธนาคาร และงานเพิ่มเติมอื่น

ข้อควรระวังเมื่อต้องใช้คนเพียงคนเดียวดูแลงานบัญชี

ข้อควรพิจารณาหลักคือความต่อเนื่อง หากผู้รับผิดชอบติดงาน เจ็บป่วย หรือหยุดรับงาน ธุรกิจต้องรู้ว่าเอกสารและข้อมูลอยู่ที่ไหน ใครมีรหัสผ่าน และสามารถส่งต่องานให้คนใหม่ได้หรือไม่

จึงควรกำหนดตั้งแต่ต้นว่าข้อมูลต้นฉบับเป็นของใคร ไฟล์สำรองเก็บที่ใด โปรแกรมใช้บัญชีของลูกค้าหรือของผู้รับงาน และเมื่อยุติบริการจะส่งคืนข้อมูลในรูปแบบใด

การจัดเอกสารที่ดีช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้มาก สามารถดูแนวทางที่วิธีเตรียมเอกสารส่งผู้ทำบัญชี

คุณสมบัติที่ควรดูมากกว่าคำว่า “มีประสบการณ์”

ประสบการณ์มีความสำคัญ แต่เจ้าของกิจการควรดูว่าเป็นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของตนหรือไม่ และบุคคลนั้นสามารถอธิบายวิธีทำงานได้ชัดเจนเพียงใด

ผู้ทำบัญชีที่เหมาะสมควรมีความรู้บัญชีและภาษี ติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมาย ทำงานอย่างมีระบบ รักษาความลับของลูกค้า และสามารถแจ้งปัญหาหรือเอกสารที่ขาดได้ก่อนถึงกำหนดเวลา ไม่ใช่เพียงรับเอกสารไปแล้วติดต่ออีกครั้งตอนต้องยื่นแบบ

งานบัญชีบางส่วนยังเชื่อมกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม VATจึงควรดูความสามารถในการตรวจเอกสารและเชื่อมข้อมูลภาษีกับบัญชีด้วย

ก่อนจ้างนักบัญชีฟรีแลนซ์ ควรถามอะไรบ้าง

เจ้าของกิจการควรขอขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะคำว่า “ทำบัญชีให้ทั้งหมด” อาจตีความไม่เหมือนกัน หากต้องการดูภาพงานรายเดือนสามารถอ่านทำบัญชีรายเดือนกับรายปีต่างกันอย่างไร

ใครควรเลือกนักบัญชีฟรีแลนซ์

ฟรีแลนซ์อาจเหมาะกับกิจการที่มีรายการไม่มาก มีเจ้าของหรือพนักงานช่วยจัดเอกสารได้ และต้องการผู้เชี่ยวชาญภายนอกเข้ามาดูงานเป็นรอบ โดยไม่มีความจำเป็นต้องมีคนบัญชีอยู่ที่สำนักงานทุกวัน

แต่ถ้าธุรกิจมีหลายสาขา สต๊อกจำนวนมาก พนักงานหลายคน รายการซื้อขายสูง หรือต้องประสานงานบัญชีตลอดวัน การมีพนักงานภายในหรือใช้สำนักงานบัญชีที่มีทีมรองรับอาจเหมาะกว่า

กรณีมีระบบงานซับซ้อนควรพิจารณาเรื่อง Workflow เพิ่มเติม สามารถอ่านการจัดระบบทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน และโรงงาน

นักบัญชีฟรีแลนซ์กับผู้สอบบัญชีไม่ใช่คนเดียวกันโดยหน้าที่

อีกเรื่องที่เจ้าของกิจการมักสับสนคือ “ผู้ทำบัญชี” กับ “ผู้สอบบัญชี” เพราะเป็นคนละบทบาท ผู้ทำบัญชีรับผิดชอบการจัดทำและดูแลข้อมูลบัญชี ขณะที่ผู้สอบบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินตามขอบเขตวิชาชีพของตน

ดังนั้นค่าทำบัญชี ค่าปิดงบ และค่าสอบบัญชีอาจเป็นคนละส่วนกัน ควรถามให้ชัดก่อนเริ่มบริการ สามารถอ่านรายละเอียดที่CPA และ TA ต่างกันอย่างไร